¿Cómo se adaptan las agencias de eventos en un contexto VUCA?

En este webinar participaron Mar García, directora de Grass Roots y presidenta de AEVEA;  Andrés Virto, director de Madison Agency y ex presidente de AEVEA; Dario Regattieri, CEO de beon.Worldwide; Patricia Cantón, directora creativa de EDT.

¿Qué iniciativas ha puesto en marcha AEVEA para afrontar esta situación?

Mar García, presidenta de Agencias de Eventos Españolas Asociadas destaca la unidad en el sector como algo muy positivo, y contó lo que AEVEA está haciendo en estos momentos: prestar ayuda a los socios con temas legales, sobre todo al principio, porque había mucha incertidumbre acerca de cómo gestionar los contratos; hacer lobby, también a nivel europeo, para llegar lo más alto posible hablando de nuestra industria que siempre queda en un segundo plano; trabajar con otras asociaciones del Foro MICE para que el paquete de medidas del gobierno se amplíe, con  peticiones adicionales adaptadas a nuestra industria que ya se ha presentado; estar cerca de los grandes del turismo como compañías de transportes, avión, hoteles, agencias de viajes… además de hacer campañas de comunicación del sector.

En concreto, ¿qué medidas adicionales se ha solicitado al Gobierno?

Por un lado, medidas fiscales que aporten ayudas para aplazamientos y cancelaciones, para empresas que facturan menos. También medidas laborales, especialmente en el caso de ERTES por fuerza mayor que en el caso de las agencias nos enfrentamos a una situación que va a durar más tiempo del estipulado en el estado de alarma, por lo que hemos solicitado que se flexibilice más. Y por último medidas apoyo a la financiación, ya que las ayudas ICO de 4 millones están destinadas al turismo, y queremos que incluyan a nuestro sector, así que nos hemos atrevido a pedir subvenciones y ayudas a fondo perdido.

Cuando hay una cancelación, las agencias están en medio del cliente y los proveedores ¿cómo se gestiona esto?

Darío Regattieri (beon) habla de la necesidad de agilidad y rapidez, porque el problema actual está en la tesorería a corto plazo. Como empresario, las acciones tienen que ser muy rápidas, teniendo en cuenta que somos un país de Pymes, de empresas pequeñas, los créditos no son la mejor opción, porque te estás endeudando. “La reacción rápida que necesitamos es mantener una tesorería y un liquidez, que aunque se reduzca la actividad, sea a través de un ERTE u otra opción, tener la posibilidad de poder reacciones y hacer frente a los los pagos que nos mantengan vivos.

Esta no es una situación a corto plazo, antes de septiembre no vamos a estar activos de forma real, porque todo lo que hay antes es muy escaso, por lo que es realmente complicado resistir durante 4 o 5 meses.

“Nuestro papel estar en el medio, ahora nos genera muchos problemas. No te queda más remedio que cancelar y tener los mínimos costes posibles, porque necesitamos ser sostenibles. Hay casos más complicados, pero sí hay gente que quiere escuchar”, comentó Andrés Virto (Madison Agency)

Para Patricia Cantón (EDT), en la conversación agencia, cliente y proveedores se intenta buscar una fórmula flexible para un escenario coherente y óptimo, pero sigue siendo complicado porque es una situación que afecta a todos de manera profunda, incluso antes del estado de alarma.

¿Pensáis que algunas empresas van a tener problemas financieros muy serios?

Aquí hay dos perspectivas, la parte humana y la empresarial, es difícil separarlas, dice Darío (beon). Si hablamos de la parte humana, por encima de todo está la salud y la seguridad, pero después del coronavirus tiene que haber ingresos porque hay que mantener el barco a flote. Por un lado está la responsabilidad con las personas que llevan mucho tiempo trabajando en la empresa, aunque esto puede entrar en conflicto con los recursos económicos que tienes. Cuando termine el ERTE no se sabe si toda la estructura va a estar funcionando al 100%. “Como empresario estoy preocupado por mantener mi ecosistema de hace 2 meses”, dijo Darío.

Ante esta situación volverá a primera línea la importancia de la gestión financiera. “Lo que está claro es que tenemos una situación de incertidumbre que es complicado saber cómo va estar la empresa dentro de 3 meses. Más que un análisis, casi tienes que estimar o adivinar como te ha afectado. Tampoco sabemos cómo va a ser la vuelta tras el confinamiento, la gente no va a salir y de repente se van a juntar 500 personas. Vamos a tener que hacer las cosas en base a criterios nuevos y mucha responsabilidad”, aseguró Andrés Virto (Madison)

Ahora el trabajo de las agencias de eventos se basa en plantear escenarios nuevos y anticiparse a lo que está por venir, es el momento de pensar y repensar cómo deben ser los futuros proyectos y cómo volver a trabajar ayudando a que los clientes se activen también.

¿Cuál pensáis que será el cambio más duradero en los eventos? ¿Qué protagonismo tendrá lo digital, la gestión de riesgos, el tamaño de los grupos, los tiempos de planificación…?

Para Mar García (Grass Roots) la pregunta ¿para qué hacemos un evento?, que ya se había empezado a formular, ahora se hará con más frecuencia, y la respuesta deberá ser cada vez más clara. “No hay nada que sustituya el face to face, pero ejemplos como los webinars, nos deja la reflexión de cómo aplicar la creatividad para diferenciarnos de la tecnología”.

Va a cambiar la forma de afrontar proyectos, aseguró Patricia Cantón (EDT). El papel separado de físico y digital se va a desdibujar, especialmente dada la actual situación que ha demostrado una hiperconexión entre todos, paradójicamente, estar cada uno desde casa nos está uniendo. Esto también llevará a una más rápida transformación digital. Y la tendencia será ir hacia eventos phygital: marketing online, referencias físicas y digitales bien articuladas… Siempre que sea un evento coherente, se podrán combinar herramientas de los dos mundos para generar nuevas experiencias y formas de vivir el evento.

 “En Madison siempre hemos trabajado con los datos y la parte digital, pero ahora lo tenemos que unir y combinar con las relaciones entre personas, en lo que todos los que estamos hoy en este webinar somos expertos. Las relaciones entre personas van a cambiar y tenemos que estar preparados y ofrecer nuevos ecosistemas que compartan ambas maneras de relacionarse, sin olvidar la personal”, dijo Andrés.

Darío Regattieri, considera que lo digital estará siempre ahí, pero compartir con las personas es vital, es motivador, necesitamos tocar, ver, sentir, y si vamos al storytelling puro, las marcas quieren que la gente viva los productos y tenga una experiencia para luego comprar. Digitalizar un evento emocional va a ser muy complicado.

¿Es posible ser rentable con eventos de este tipo? ¿Es una alternativa viable?

“Los eventos pequeños van a ser los primeros en activarse. Que un webinar sea rentable es relativo, funcionan en ciertos aspectos, pero nuestro core es reuniar a las personas, evidentemente habrá un momento en el que haya que vincular ambos formatos. Volveremos a la normalidad y en eso lo digital será clave”, explicó Patricia (EDT)

A lo que Darío (beon) añadió que es fundamental recordar que somos una agencia de eventos: directo, sorprender, vivir una experiencia, con las experiencias se busca el nexo a la marca… y a nivel digital esto no se consigue. A nivel económico no es rentable, no es nuestro negocio, ya hay empresas especializadas en hacer videoconferencias.

¿El sector MICE es el más afectado? ¿Tardaremos más en recuperarnos?

El sector MICE afectado al 100%, aseguró Andrés (Madison), y para remontar es necesario poder acceder a las ayudas de financiación por parte de la administración. El segmento MICE genera y aporta mucho al resto de sectores: turismo, cultura, servicios… Por eso trabajamos en la solicitud de ayudas potentes para cubrir meses sin proyectos.  

Por su parte, Mar García añadió que hace falta responsabilidad del Gobierno, también a la hora de decir claramente cuándo podremos reunirnos en grupos grandes de manera segura. Hay que ser cauto con la información que se transmite para trasladar mensajes que ofrezcan garantías a los asistentes y empresas, porque si no es posible que tarden más en atreverse a asistir a un evento o participar en una reunión.

Puedes escuchar el webinar completo aquí: Las agencias de eventos se adaptan en un contexto VUCA