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Cómo salvar un evento de la gota fría
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Por Paula Rey
Uno de los miedos de cualquier organizador en los días previos al día D es, sin duda, la previsión meteorológica. Un miedo justificado, pues el control del tiempo no depende de tus capacidades o recursos propios, y puede fastidiar tus traslados o esas actividades llenas de encanto que haces al aire libre. Te traemos aquí un caso de evento que ha tenido que adaptarse sobre la marcha a las intemperies que hemos vivido en septiembre. El hambre agudiza el ingenio… ¡el mal tiempo también!
Mediados de septiembre, DANA irrumpe en la costa valenciana. DANA, más conocida como Depresión Aislada en Niveles Altos, embolsamiento de aire en capas altas o gota fría. La agencia Imagine Events organiza un kick off para 200 personas en Valencia y se presenta este escenario adverso como un jarro de agua fría, nunca mejor dicho. El programa de los dos días incluía 5 horas de navegación en catamarán con barra libre, barbacoa y actividades náuticas como kayak. Asimismo, la cena en formato cóctel iba a celebrarse en Marina Beach, un espacio a pie de playa totalmente descubierto. “Aparentemente un evento de sota, caballo y rey, pero el tiempo lo fastidió todo”-admitía Iñaki Collado, director de Imagine Events.
Y es aquí donde llega la oportunidad. O dejas a los asistentes pasados por agua, perdiendo para siempre al cliente, o le lanzas un pulso a las nubes. Imagine Events consiguió proponer varios planes alternativos que podrían llevarse a cabo aun diluviando. Reubicar a 200 personas con tan poca antelación no fue sencillo. El hotel no tenía ya salas disponibles y otras opciones sopesadas solicitaban depósitos para los que no existía presupuesto.
Fue entonces cuando estrechando lazos con el Convention Bureau de Valencia se logró contactar rápidamente con proveedores, guías locales y otros espacios disponibles. Se optó por reservar una masía cerca de la capital y se organizó un concurso de paellas, que según la agencia fue todo un éxito. La masía mostró total colaboración para acoger parte del catering ya reservado para los catamaranes y la cena en el Marina Beach pudo reubicarse a una sala interior. Justamente ampliando las miras y trabajando con el Convention Bureau, se consiguió dar con una solución que convenció al cliente. Con este caso, una vez más se demuestra en este sector la importancia de los partners. Dos son más que uno y las manos amigas pueden ser tu salvación si compartes un problema. Igualmente, una vez ya resuelto, Imagine Events no olvidó compartir también los méritos.
