Cómo repartir las horas de tu evento entre los diferentes formatos

Mike van der Vijver y Eric de Groot son gurús del sector y autores super reconocidos de libros sobre meeting design. Han pasado casi 10 años desde que publicaron el primer libro completo sobre meeting design (cuando esta ciencia aún acababa de nacer) y hace muy poco han sacado otro libro, Meetings, by default or by design, en el que amplían sus ideas en un formato muy práctico, repasando los distintos objetivos y métodos de las reuniones, y cuestionando las formas de trabajar. Te lo contamos aquí.

Para realizar el estudio ´MindMeeting‘s Book Launches And Research`  han investigado la distribución predeterminada del tiempo en un evento prototipo (una conferencia de 8 horas) y han concluido los cambios que habría que hacer en el timing.

Las presentaciones ocupan un 27,24% y deberían reducirse al 13,52%, es decir, 66 minutos menos.

Los momentos de intercambio de opiniones o debates en grupo ocupan el 19,12% y deberían subir al 23,84%, 23 minutos más.

El trabajo en grupo debería subir del 14,79% del tiempo al 23,42%, es decir, 41 minutos más.

Los momentos de relación y networking tienen que subir de media 24 minutos más, hasta el 23,51%. En este otro artículo te dejamos 8 consejos para una networking efectivo.

La momentos de logística (básicamente lo que es “perder el tiempo como un cambio de sala) deberían reducirse 16 minutos, del 11,64% al 8,34%.

Y las actividades no programadas, totalmente improvisadas, deberían reducirse 7 minutos, hasta ocupar solo el 8,34%.

En resumen, la división del tiempo idónea debería ser, en orden: trabajo en grupo (24%), momentos de intercambio de opiniones y debates (24%), momentos de relación y networking (24%), presentaciones (14%) y, por último, logistica y actividades no programadas (8%). En una conferencia de 8 horas: serían 2h trabajo en grupo, 2h opiniones y debates, 2h networking y 1h como máximo para presentaciones.

También se recomienda contar con expertos en dinámicas de grupo, compartir la información más sesuda online para aprovechar la interacción presencial y algo que nos llama mucho la atención: diseñar unas normas o una guía de uso del teléfono móvil. En eventoplus ya te contamos que Bob Dylan prohibió el uso de teléfonos móviles en sus conciertos. La intención es sencilla, desconectar por completo de la tecnología para centrarse en estar realmente presente y vivir la experiencia al completo.

Bob Dylan ha contado con la ayuda de la empresa Yondr, que ha elaborado unas bolsas para guardar los móviles. Una vez se guarda, las bolsas son cerradas y selladas magnéticamente. Este sistema únicamente se desmagnetizaba a la finalización del evento.