¿Cómo puedes organizar un evento ante la incertidumbre actual del sector?

En este escenario inusual, los organizadores de eventos deben reconsiderar sus opciones y equilibrar dos prioridades: por un lado, es crucial defender la salud y la seguridad del personal, los patrocinadores y los asistentes; y, por otro, es necesario cumplir con las obligaciones financieras o, al menos, minimizar las pérdidas causadas por la crisis.

Entonces, si los eventos son inciertos, ¿cuál es el plan para la industria MICE?, ¿existen prácticas para hacer frente a las imprecisiones? En este cruce crítico, aprender a navegar ante la situación, requiere una planificación extensa y la voluntad de adaptarse rápidamente.

Los eventos híbridos, la mejor solución

Los eventos híbridos cuentan con una combinación de componentes virtuales y en vivo. En este modelo, varias personas pueden estar presentes en una ubicación física, mientras que la audiencia en general asiste al evento de forma remota. La ventaja adicional es que, en el caso que haya un cambio de última hora, el evento presencial se puede modificar fácilmente y convertirse en un evento virtual.

“¿Y si me cancelan el evento físico a última hora?”, “Puede que la normativa cambie y no pueda celebrar el evento físico”, “Tengo miedo que la seguridad de los asistentes al evento presencial no sea la correcta”.

Todos los tipos de eventos tienen sus pros y sus contras, ya sean presenciales o remotos. Para los organizadores, el desafío radica en identificar el modelo de reunión que mejor se adapte a sus necesidades. En la actualidad, los eventos híbridos deben ser una consideración primordial para las asociaciones y organizaciones que tienen eventos programados en el futuro.

Una plataforma flexible que acompañe tu evento

Una plataforma que ofrezca la flexibilidad que requiere estos momentos es fundamental para tener éxito organizando un evento en la era post-covid. Es importante que la herramienta tecnológica que escojas se pueda adaptar a los distintos formatos de evento y que sea fácil pasar de uno presencial a online casi al instante. Por ejemplo, la plataforma todo en uno de Meetmaps ofrece todas estas posibilidades para los distintos tipos de evento posibles:

Las reuniones presenciales no van a desaparecer, ya que la interacción humana es fundamental para el intercambio de conocimiento, hasta que la situación vuelva a una cierta “nueva normalidad”, la tecnología puede ser una aliada para los organizadores que quieran desarrollar reuniones y eventos, y puede ofrecer soluciones sólidas y con varias alternativas para adaptarse a todo tipo de eventos.

Julius Solaris: “Es imposible que a partir de ahora la industria de los eventos sea 100% virtual. El evento del futuro será híbrido por definición. Los eventos cara a cara tendrán un componente virtual”.

Contenido escrito y patrocinado por: Meetmaps