¿Cómo podrá cambiar el sector de eventos post-Covid?

Evento en Palacio Neptuno (Madrid)

Las condiciones de cancelación y la flexibilidad. Aquí no hay consenso: algunas agencias piensan que los proveedores endurecerán más las condiciones de cancelación con la idea de evitar cualquier riesgo en este momento de fragilidad. Otras, que la flexibilidad será tan importante en las decisiones de las empresas, en un mundo VUCA/agile que los proveedores solo podrán seguir y ser flexibles, permitir reubicar, redimensionar hasta una fecha más cercana al evento. ¿Nuestro escenario? Apostamos por más flexibilidad, sobre todo a corto plazo, porque los proveedores tendrán que adaptarse a una demanda reducida y la flexibilidad se convertirá en un criterio de elección importante.

La solidez financiera como clave de la contratación. La crisis dejará a muchas empresas financieramente frágiles. En este contexto, pagar un depósito se convertirá en una decisión difícil si supone adelantar dinero a una estructura en riesgo de quiebra. Esta preocupación que había desaparecido en momentos de buena economía podría volver por la puerta grande, según comentáis. Cualquier empresa de este sector tiene que tener en cuenta este factor; no basta con el “no te preocupes”, será necesario tranquilizar sobre la solidez financiera de la empresa de forma tangible, ofrecer soluciones que aseguren que no hay riesgo financiero. Te prepararemos otro artículo sobre este tema… pero un poco de empatía te hará entender que tienes que afrontar este problema.

El last minute (sí, sí, puede empeorar). Este no será un gran problema, en un mercado más ágil y adaptable que un camaleón. Pero en un mundo muy VUCA y que pensará forzosamente de forma un poco táctica, prepárate para decisiones más last minute aún que antes de esta locura, y eventos que se organizan con tiempos récord.

¿Aguantando en precios? Esto no es una predicción que hacéis sino más bien un propósito, de no volver a caer en la bajada de precios, un fenómeno de adaptación casi inevitable a una situación de baja actividad pero que no deja de tener un coste importante en cuanto a calidad, capacidad de innovación, de inversión. Se oye decir no a la bajada de precios como a un alcohólico decir que no volverá a beber… Un deseo noble, pero que tendrá que ganarle la partida a una fuerza, una tentación descomunal. Pero puede haber un escenario positivo, es la posibilidad de que la vuelta de los eventos se haga de forma relativamente rápida si las empresas tienen muchos eventos atrasados a organizar y por tanto que no haya el desequilibrio oferta-demanda que provoca esta temida bajada de precios.

¿Recuperación bastante rápida, con empresas hambrientas de comunicación face-to-face? En esto algunos veis una vuelta rápida, mientras que otros os mantenéis más cautos. Es cierto que el last minute tendrá aspectos positivos, por ejemplo que en cuanto se pueda (a nivel de regulación y de psicología), las empresas organizarán eventos rápido. Porque reunir a su gente o sus clientes tras estos meses de confinamiento sabrá mejor aún. Esto sí: si quedan dudas o frenos psicológicos, pocas empresas se atreverán a parecer descuidadas con su gente o invitados. No olvides que las empresas no quieren problemas.

Eventos con medidas sanitarias. Espacios, hoteles, caterings, desconocen lo que serán las normas mañana, pero muchos empiezan a pensar en eventos con menos aforo, menos buffets, distancias y otras medidas sanitarias. Y muchos están investigando en este sentido, algo que parece difícil sin ninguna norma sanitaria clara todavía definida. Muchos veis este tipo de evento en el futuro, así que ¿quizás tendremos que adaptar formatos, tamaños, actividades a una nueva realidad que hoy todavía no conocemos?

¿Con distanciamiento, realmente? Sobre este concepto de evento con distanciamiento, salen predicciones como esta pero piénsalo: un evento en el cual tienes miedo de otro asistente, no le puedes tocar, tienes que comer a más de un metro del otro y dejar dos asientos entre tú y tu vecino. ¿es un evento? ¿Lo organizarías? ¿Cómo asistente, irías? ¿No deja de tener cualquier impacto de motivación, creación de comunidad, diálogo, cercanía…, además de que aplicar normas en un entorno tan libre, fluido, móvil como es un evento será complicadísimo. Me parece que este formato sería poco más que un webinar de lujo. Quiero tanto como vosotros que los eventos vuelvan, y sé que volverán. Pero que vuelvan bien, por favor (esto es opinión mía).

El online como ampliación de eventos más grandes, y la sustitución de pequeñas reuniones. Nadie ve una sustitución grande de los eventos físicos pero muchos queréis poner más dimensión digital en vuestros eventos. Una extensión del contenido por vídeos grabados durante el evento y difundidos después, la posibilidad de participar a distancia en un evento físico, etc. Aquí podremos tener efectivamente más difusión de los eventos, más webinars… pero 1. El evento físico volverá tan fuerte como siempre (o más). 2. El evento híbrido, que llevamos una década comentando como un desarrollo lógico, no deja de ser una quimera: el que no está físicamente en el evento está fuera emocionalmente también, está “fuera de la fiesta” y pocas veces tiene un protagonismo más allá de ver las charlas. Por mucha pregunta por chat que se pueda hacer, el que está a distancia es poco más que un espectador. Tendríamos que dejar de hablar de evento híbrido y hablar de evento con difusión online. Esto sí, todos veis cierta canibalización de la reunión de 5 personas si se puede hacer online. Esto puede afectar el business travel más que los eventos.

El evento pequeño y local primero. Casi todos pensáis que los eventos pequeños volverán antes de los grandes. Y parece probable. No sé si es plenamente lógico (no sé si un evento de 1.000 es más peligroso que 10 de 100 personas), pero es lo que muchos veis como probable. De todas formas, era una tendencia del momento, muchas marcas invitan a 30 clientes para poder tener momentos de calidad, de diálogo con ellos, aunque el gran evento, la demostración de fuerza, la puesta en escena, siempre son atributos importantes en muchos eventos.

Eventos llenos de valores. Estaremos en crisis económica, estaremos saliendo de una pandemia con el trauma que supone, y parece complicado pensar que lo que más triunfe entonces sean eventos con derroches de puesta en escena, lujo. Más bien, podemos esperar que la tendencia actual de eventos con valores (¿has leído nuestro estudio de mercado?), eventos muy humanos orientado al diálogo, a la experiencia auténtica, quizás con un componente de RSC seguirá y se agudizará. Esto no significa que se harán menos eventos, sino que quizás para los eventos de la vuelta será más importante pensar en formatos de conversación y actividades responsables que en escenografías wow. Aunque, como siempre, toda tendencia no quita que los eventos se hagan según los objetivos particulares de cada marca más que según cualquier tendencia.

Pero no olvides: ¡no tenemos idea, y tu mayor fuerza será la adaptabilidad!