¿Cómo optimizar la gestión de proyectos audiovisuales? 

“Aprende a gestionar el caos” 

Cualquier persona que trabaje en eventos lo sabemos: en los proyectos siempre surgen imprevistos y contratiempos que pueden generar un caos absoluto. Tal y como explicaba Villa apoyándose en el informe Chaos Chronicles, en el que se analizaron más de 13.500 proyectos de IT, el 43% de los proyectos terminaron fuera del presupuesto, el 82% no cumplieron el cronograma y solamente el 52% de los requerimientos fueron terminados para el lanzamiento del producto en cuestión. Y no pasa nada, es parte del proyecto en sí, pero es fundamental que seamos conscientes de que estos problemas pueden (y suelen) ocurrir para reaccionar a tiempo y de la forma más correcta posible.  

La clave para evitar ahogarnos en el problema es tratar de avanzar y buscar una solución lo antes posible. Para lograrlo, la experta en gestión de proyectos insiste en que es clave la empatía y aprender a gestionar las emociones; ya no solamente las nuestras, sino también las del cliente.  

Otro de los puntos a tener consideración y que está estrechamente vinculado con la empatía es la transparencia. De nada sirve ocultar al cliente los problemas que están surgiendo puesto que, si no se cuentan a tiempo, en algún momento verán la luz de alguna manera u otra. ¿Qué hacer en esta situación? Ponerse en el lugar del cliente y escucharle activamente hará que la comunicación sea más fluida y más sencilla, además de que permitirá entender su situación y necesidades. En este caso, incluye Villa, no te olvides de “preguntar al cliente qué le agrega más valor a su proyecto, en los momentos que hay que escoger alguna cosa sobre la otra.” 

Dale estructura a la gestión del proyecto 

Es muy difícil (por no decir imposible) comenzar a gestionar un proyecto sin ningún tipo de planificación ni estructuración de los pasos que dar hasta llegar a realizarlo por completo. Aunque existen las tres metodologías clásicas planteadas por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI): organización matricial, operativa o enfocada a proyectos; Lina Villa propone generar una nueva metodología que combine la organización tradicional con la metodología Agile, una novedosa propuesta cada vez más utilizada en la gestión de proyectos de software.  

Este nuevo planteamiento de gestión se basa en dar prioridad a los individuos e interacciones frente a procesos y herramientas, al funcionamiento de los proyectos frente a la elaboración de documentación extensiva, a la colaboración con el cliente frente a la negociación contractual y a la respuesta ante el cambio frente a seguir de forma estricta ante un plan.  

Dentro de esta nueva metodología existen varios tipos, de entre los que Villa destaca el Scrum, que se compone de diferentes fases: en la primera fase, conocida como product backlog, se plantean todas las áreas del proyecto; a la que le sigue el sprint backlog, durante la que se decide qué tareas van a ser trabajadas durante los sprints (3º fase). A continuación, vienen los sprints: periodos de entre 1 y 4 semanas destinados a la realización de las tareas. Durante los sprints, se proponen reuniones diarias de unos 10-15 minutos para hacer status de las tareas que se están realizando, que ayudarán a que todo el equipo y el cliente estén actualizados ante cualquier cambio que surja. Finalmente, la última fase supondrá un incremento del producto terminado. 

Así, la Customer Experience Coordinator propone un híbrido entre las metodologías tradicionales y novedosas, donde los procesos involucrados en la gestión de proyectos constarían de 5 fases: inicio, planificación, implementación, monitoreo y control y cierre. 

Documentación fundamental para una buena gestión del proyecto 

Villa recuerda: aunque no es necesario que trabajemos con multitud de formatos distintos, sí que debemos contar siempre con seis tipos de documentación que pueden resultarnos fundamentales para arrancar y desarrollar el proyecto, y que “nos respaldarán como empresa”. 

En la reunión kick off, en la que los comerciales plantean los proyectos de sus clientes, se ha de crear un acta de constitución del proyecto, es decir, debe dejarse por escrito qué es lo que se le ha vendido a cada cliente. De esta forma, cuando se ponga el proyecto en marcha, quedará documentado qué es lo que se le va a ofrecer finalmente, el alcance de la compañía, fechas… 

Igualmente, ha de prepararse una estructura desglosada del trabajo WBS, esto es, documentar cómo se va a desglosar el trabajo en, como máximo, 4 niveles. Estos niveles se verán representados en diferentes tareas, a partir de las que llegar a generar el trabajo final. Mediante esta estructura se desarrolla el cronograma, por lo que servirá como un avance para determinar qué tiempo se va a tener que dedicar a cada tarea y, partir de esto, estudiar cuánto costará el proyecto. El plan de gestión del proyecto será el documento que deba preparase una vez la estructura desglosada del trabajo ya se haya establecido, pues en él se irá informando de cómo está llevándose a cabo el proceso de gestión. De la mano de este plan irá el informe de visitas, que la experta recomienda compartir con el cliente de forma diaria. Así, el cliente podrá obtener toda la información recogida en él, ser consciente de en qué se está trabajando y, si hubo problemas, conocer cuáles fueron y la manera en el que han sido solucionados. 

Cuando se realicen formaciones a los clientes para aprender a utilizar los AVs, Villa sugiere que se elaboren actas de capacitación, a través de los que quede constancia de que se hizo una formación y en la que se especifique quién la impartió y quiénes asistieron. Por último, cuando el proyecto haya terminado, debe crearse un acta de cierre, en el que el cliente firme que recibió dicho proyecto a tiempo.