Cómo obtener el patrocinio adecuado para tu evento

Definir el tipo de esponsorización según el evento
Antes de empezar a buscar a tus esponsors, es importante definir qué tipo de esponsorización quieres para tu evento. Elabora una lista que defina en qué consiste la esponsorización, y el tipo de empresas que te interesan, así como aquellas industrias y empresas que debes excluir para este tipo de evento en concreto.

Algunos temas clave a definir son: los objetivos de la esponsorización (marketing, recaudar fondos, establecer asociaciones a largo plazo, etc.); qué beneficios obtendrán las empresas dependiendo del nivel de patrocinio (publicidad in-situ, acciones promocionales antes, durante y tras el evento, etc.); políticas de pago y fechas límite para el envío de logos y otros materiales requeridos; cómo se usarán los fondos de cada empresa patrocinadora, cuáles son los objetivos monetarios de la esponsorización, etc.

Definir el target
Mientras que el plan de marketing definirá el tipo de empresas de las que te interesa obtener patrocinio, la estrategia de esponsorización servirá para detectar a aquellos esponsors que deseen llegar al target de tu evento. Ten en cuenta que la propia empresa puede vender productos con un target mucho más amplio que el de tu evento, así que si puedes ofrecer marketing de nicho al departamento de marketing de estas empresas, les facilitarás el camino a la hora de decidirse a patrocinar tu evento.

Definir a los patrocinadores potenciales
Antes de contactar con los esponsors potenciales para tu evento, es importante investigar. Sumérgete en revistas especializadas, webs, blogs, informes anuales, estadísticas, etc., con el fin de conocer los objetivos de marketing actuales de las empresas a las que quieras contactar para tu evento, así como qué productos nuevos han sacado al mercado, quiénes son sus competidores, cuáles son sus políticas de patrocinio, si alguna vez han patrocinado un evento similar al tuyo… Muchas empresas tienen políticas de esponsorización muy definidas, por lo que debes asegúrate que sus requisitos no obstaculicen los objetivos o beneficios que quieras obtener con tu evento. Otra vía posible es contactar con el esponsor potencial, por teléfono o en persona, para obtener más información y establecer una relación personal con la empresa antes de presentarle la propuesta de patrocinio.

Cómo “vender” tu evento
A la hora de presentar tu evento al patrocinador potencial es importante exponer una serie de datos con la mayor claridad: objetivos y propósito del evento, niveles de esponsorización y beneficios que se obtienen de cada uno (marketing y promoción, hospitality, relaciones públicas y medios de comunicación, acceso especial a eventos, número de asistentes invitados, oportunidades de networking, exclusividad, visibilidad en los medios, etc.). Si has organizado eventos con patrocinio anteriormente, elabora un informe detallado de cada uno de ellos como material de apoyo para tu evento actual.

En cuanto a los niveles de patrocinio, te proponemos dos vías posibles, entre muchas: la más común es la que establece tres niveles de patrocinio (gold, silver, bronze, por ejemplo), en la que las empresas de la primera categoría obtienen más beneficios que las de los otros dos niveles. Otra opción es elaborar dos paquetes con precios similares, uno enfocado en el marketing que la empresa pueda obtener de su participación en el evento, y otro paquete dirigido a la participación y la involucración en el evento, de modo que las empresas patrocinadoras obtienen beneficios similares, dentro de un mismo nivel de esponsorización.

Al esponsorizar un evento, las empresas buscan llegar a su target y obtener la mayor visibilidad posible entre su audiencia. A su vez, hay que tener en cuenta que el tipo de empresas que escojas para tu evento son parte importante de la imagen de tu evento, por lo que la clave es saber escoger el patrocinio adecuado para que tanto evento y esponsors cumplan sus propios objetivos.