Cómo MPI diseñó EMEC y lo que podemos aprender de ello

Tómate tu tiempo y utiliza toda una gama de inputs. Según Miranda, empezaron mirando las recomendaciones y áreas de mejora del año pasado, así como los resultados de las encuestas y las puntuaciones de asistentes de los últimos diez años de EMEC. Otra aportación fue el debrief con el comité anfitrión de la edición anterior. (Ahora sé franco: ¿no te apresuras a organizar tu próximo evento en lugar de tomar ese tiempo para interpretar los aprendizajes de ediciones pasadas?).

Además, involucraron mucho al comité anfitrión español para analizar al público y definir el objetivo. «En Copenhague, tomamos cuatro días con el comité local para una formación de Meetovation. Este año fuimos a Granada para una sesión de diseño de dos días con el comité local sin idea preconcebida. Pensamos con ellos acerca de cuál era el verdadero objetivo de la conferencia». Así que mantén un oído abierto, en lugar de cerrar un briefing demasiado pronto y comenzar a correr para diseñar el evento. 

Localiza tu evento. Algunas cosas son constantes en las conferencias de MPI: puesto que la misión de la asociación es ayudar a la comunidad global de M&E a aprender, innovar, colaborar e influenciar, estos objetivos tienen que cobrar vida en la conferencia. Pero como sabes, los eventos son cada vez más ‘locales’. Así que, como nos recuerda Miranda, un evento como este es cada vez más una oportunidad para que los participantes experimenten el sabor local. «Granada es un lugar especial y queremos capturar ese espíritu y pasión». La asociación está deseando encaminar la charla hacia experimentar el destino, y ha rediseñado la formación en consecuencia. En lugar de estar ubicados en el centro de congresos para toda la formación, los participantes estarán en el corazón de la ciudad para un teambuilding culinario lleno de networking. 

Formación: utiliza una variedad de fuentes. A nivel internacional, MPI examinó las recomendaciones de su comité asesor internacional. Además, el comité local preguntó a una muestra de personas que no habían vuelto a EMEC durante varios  años y aquellos que nunca han asistido, y en conversaciones one-to-one con ellos pudieron entender qué valor obtendrían de una conferencia de este tipo. «Tuvimos una enorme aportación del comité local», dice Miranda. 

Define una narrativa. «La conferencia sigue una historia cada año», dice Miranda. «No es tanto una historia que la gente verá en nuestra comunicación, sino que sirve de brújula para ayudar a tomar las decisiones durante el proceso de planificación.» ¿La narrativa de este año? «El lado humano de las reuniones» que, como dice Miranda, encaja perfectamente con Granada, una ciudad llena de pasión, donde los sentidos están encantados, donde las conexiones humanas son naturales. Para hacer vivir esta historia, interviene también el facilitador Sean Blair, con el objetivo de hacer que la historia cobre vida. Todos los speakers están relacionados con este concepto, de varias maneras (negocios, emocionales, etc.). 

Un método de meeting design. El año pasado MPI utilizó el método danés Meetovation y todo su equipo está ahora certificado como meetovators. Este año trabajaron con Roel Frissen de Event Model Generation, lo cual «fue una experiencia muy interesante, una forma de forzarse a ir a fondo a la esencia del evento». 

¡No estás solo! Es importante implicar a un conjunto de profesionales. El evento se definió con un meeting designer (Roel) a lo largo de todo el proceso. El facilitador, Sean, estuvo involucrado muy pronto después, con lo cual todavía podía formar parte de la creación de la historia. Todo el comité local, incluida la ciudad, estuvo muy involucrado, al igual que el equipo principal de MPI. 

Una gran experiencia. Miranda nos recuerda que organizar un evento con una mente abierta, con pasión y con un gran equipo, es muy gratificante. «No solo estábamos concibiendo este evento, estábamos aprendiendo juntos. Reunirte con un grupo de personas que no conoces es muy estimulante». Así que este es el último consejo: ¡disfrútalo y aprende! 

EMEC, la conferencia de eventos y reuniones de MPI Europa, tendrá lugar en Granada, España, del 5 al 7 de marzo. Más información en http://www.mpiweb.org/events/emec-2017/home