Cómo los eventos híbridos pueden ser una oportunidad, según VOK DAMS

Como todas las agencias, VOK DAMS ha experimentado un cambio tras la pandemia: “a principios de año, alrededor del 30% de nuestros eventos eran digitales, pero entre marzo y finales de mayo esto pasó a casi un 90% de eventos digitales. Ahora que las medidas de COVID-19 se relajan lentamente, estamos experimentando un fuerte aumento de clientes que solicitan una combinación de formatos en vivo y en línea: eventos híbridos ”, dice Colja. Todavía no es el gran evento, pero se sustituye progresivamente la comunicación puramente online por algo más experiencial.

Más que un evento puesto online. En pocas palabras, un evento híbrido es un evento físico de tamaño limitado que se completa con un evento online. Pero aquí viene el primer error: “Organizar un evento en vivo y publicarlo en línea no es organizar un evento híbrido”, dice Colja, ya que no se aprovecha así el potencial de comunicación online del componente digital del evento. Colja destaca la necesidad de concebir dos experiencias distintas, ya que cada medio tiene sus propias reglas, formatos, formas de involucrar al público. Luego, «puedes dosificar cuánto debe ser digital y cuánto físico».

«Tienes dos experiencias diferentes, y cada una debe tener algo especial. Los participantes pueden discutir el tema online con un chat moderado, e in situ, ven el producto e interactúan de una manera más completa con otros asistentes». Pero ambas comunidades pueden conectarse, algo de lo que todavía hemos visto muy poco: «Vinculamos a las personas que asisten al evento con las que participan de forma remota, por ejemplo, con una pantalla durante el almuerzo donde los asistentes pueden ir y ver con quién quieren interactuar», seleccionándolos en una app al estilo Tinder antes de iniciar una conversación con quien prefieren.

¿Un ejemplo? VOK DAMS produjo el Vodafone Sales Kick-off como un evento híbrido. La idea era crear una experiencia interactiva personalizada. El lanzamiento se convirtió en un evento híbrido dinámico donde el intercambio de información, la interacción entre oficinas y la conexión desde la sede central a las casa fueron los objetivos. La oficina se convirtió en un escenario de moderación, presentaciones, charlas y entretenimiento. La mayoría de los 5.000 participantes participaron desde casa a través de la interfaz con branding de Vodafone y utilizaron varias herramientas de interacción.

Alcance y datos. La principal ventaja de los eventos híbridos es obvia: llega a más personas de tu mercado objetivo, independientemente de dónde se encuentren y de si tienen tiempo para viajar al evento. Pero otra ventaja clave proviene del ADN del mundo digital: los datos. Más allá de comunicarse con su audiencia, aumenta la recopilación de datos sobre los participantes y, por lo tanto, tu inteligencia del mercado. Todos sabemos que se puede monitorear mucho online, tanto en el proceso de registro como durante la experiencia, puedes ver qué están haciendo los asistentes, qué sesiones ven, qué les interesa, por supuesto respetando la GDPR y con la aprobación de los participantes – algo que es más fácil online que en un evento físico.

Nuevas habilidades. Cuidado, estos formatos requieren conceptos y metodologías completamente nuevos, tanto en términos de contenido como de tecnología. En ese sentido, la pandemia acaba de acelerar este cambio necesario: “ha sido un catalizador para los desarrollos de digitalización en el sector de las comunicaciones que habrían llegado en un futuro cercano”, dice Colja.

Un ejemplo de este saber hacer específico: Colja comenta que, recientemente, estudiantes organizaron un evento digital que resultó ser mucho mejor que los concebidos por muchos profesionales de eventos, ya que no provenían de la experiencia física sino que dominaban las claves. de la comunicación digital y no intentaban copiar un evento físico, sino más bien pensar, en función del objetivo y el objetivo, en cómo involucrar a las personas online. Por eso, la agencia integra profesionales que dominan el lenguaje y el formato digital y en sus palabras, “ acumula experiencia y competencias en el área digital, virtual e híbrida desde hace años“.

Los eventos multiciudad como otra oportunidad. En un mundo donde no se puede reunir a mucha gente y viajar todavía es difícil, las marcas pueden llevar su experiencia a los mercados locales. ¿Un ejemplo? Un cliente de VOK DAMS necesitaba planificar el lanzamiento de un coche para sus principales clientes, llevándolos a todos a España. Convirtieron este evento en un road show por muchas ciudades del mundo, reuniendo en cada ciudad a entre 15 y 50 clientes locales. La configuración es modular y cabe en cinco camiones que se mueven de ciudad en ciudad. “Este formato es muy popular entre los clientes”, dice Colja. “La marca se vuelve más exclusiva, los mejores clientes pueden tener una conexión directa con la alta dirección de la firma, lo cual es imposible en un gran evento”. La tendencia reciente del small is beautiful es una solución en tiempos de Covid…

Mucho trabajo de agencia. Muchas agencias temen los eventos virtuales, un formato con el que no pueden generar suficientes ingresos para mantener su actividad… pero los eventos en múltiples ciudades requieren un trabajo de agencia significativo (y por lo tanto, honorarios), ya que la coordinación in situ será necesaria en múltiples ubicaciones. El trabajo de agencia consiste principalmente en la concepción inicial de una experiencia y montaje que se trasladará de ciudad en ciudad, para luego asegurar la producción local.

Una oportunidad más allá de Covid. Los eventos híbridos no son según Colja solo una forma de generar actividad en estos tiempos convulsos: pronto volveremos a organizar grandes eventos pero independientemente del COVID-19, está convencido de que los eventos híbridos tendrán un impacto significativo en nuestro futuro. La pregunta que quizás nos haremos mañana al comienzo de la concepción de cualquier evento podría ser «¿qué debería ser físico, qué debería ser digital?»