¿Cómo hacer la escaleta de tu evento?
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Para prepararla tienes que tener muy claro cómo se va a desarrollar el evento, qué es lo pasará en cada momento, quiénes intervendrán (maestro de ceremonias, ponentes, equipo técnico), por dónde entran y salen del escenario, si se encienden las luces, suena una sintonía, qué se proyecta en la pantalla… hay que visualizarlo todo (sabes que la visualización es una técnica utilizada para alcanzar los objetivos o metas propuestas, de hecho, los deportistas de élite la usan y tú, como vas a correr una “carrera de fondo”, te será útil también) para después poder plasmarlo en la escaleta de forma detallada y muy gráfica. Una tabla con columnas en las que se definen los aspectos a tener en cuenta para que todo esté sincronizado. :
- Hora: el minutado de cada acción, desde el inicio del evento hasta su finalización
- Lugar: cada una de las ubicaciones donde tendrán lugar las acciones, por ejemplo, en qué sala, hall, pasillo…
- Medios técnicos: indicar en cada momento qué cámaras, luces, pantallas, micros de diadema o de mano, etc. se van a utilizar
- Acción: quién interviene, imagen en pantalla, rótulo con el nombre del ponente, cámaras de realización, disposición en el escenario (atril, mesa, micrófonos, proyecciones, luz…), entre otras. También hay que indicar cuándo se hace una pausa, dónde será el coffee break o almuerzo, etc… Importante indicar la duración.
- Persona responsable: quién se encarga de supervisor cada acción, dejando claras las responsabilidades de cada uno.
- Funciones: cada uno debe tener muy clara su misión y cómo ejecutarla para que no se interponga en los cometidos de los demás miembros del equipo.
Y muy importante: todo el equipo debe tener una copia para saber qué tiene que hacer en cada momento y qué están haciendo los demás. En ocasiones, las escaletas se definen y/consensuan con el cliente que te ha encargado la organización del evento. Como siempre, hay que tener en cuenta que cada evento es un mundo, con sus peculiaridades y formatos, pero como base general, te dejamos esta plantilla descargable que contiene los campos «obligatorios» en toda escaleta que se precie.
