¿Cómo gestionar un riesgo meteorológico y la evacuación de un evento masivo?

Filippo tiene experiencia en este campo, y mucha conciencia de su importancia: su festival se celebraba antes en los Alpes Italianos, donde el tiempo puede cambiar rápido y donde en una edición, han tenido que evacuar sin estar plenamente preparados. Desde entonces, valora la seguridad como algo absolutamente sagrado, y no negociable, como tienes que verlo tú también.

– Protocolo de seguridad. El primer paso, y el más importante, es crear un protocolo de seguridad específico y adaptado a instalaciones desmontables (carpas, escenarios…), cotejarlo y planificarlo con los responsables de seguridad (promotor, director de seguridad, policía…) del evento / espectáculo.

– Comunicación en el equipo. Como siempre, es clave. Eduardo nos recuerda que la comunicación entre los responsables de seguridad, el promotor y la policía es primordial para prever una evacuación del recinto con seguridad. Aunque el riesgo cero no existe es muy importante estar constantemente informado de la climatología (alertas meteorológicas) para evitar ser sorprendidos por vientos fuertes u otros fenómenos

– Haber definido protocolos que permiten ganar tiempo. Filippo y Eduardo nos recuerdan que cuando tienes una alerta meteorológica, tienes que tener todo el equipo preparado para la evacuación, que sepan lo que tienen que hacer. No es el momento de empezar a pensar o a definir acciones, sino de principalmente aplicar protocolos.

– Medir el viento en local. Eduardo aconseja tener un anemómetro en el recinto que sea controlado por los responsables de seguridad, porque las estaciones meteorológicas suelen estar lejos de los recintos y el viento puede ser muy localizado.

– Adelantarse. Eduardo nos explica esta necesidad de anticipar: si tus estructuras resisten hasta 100kmh, no puedes esperar a estar cerca de este nivel para evacuar. La evacuación de un recinto con miles de personas requiere tiempo, así que en una situación de alerta amarilla con previsiones de rachas de viento entre 51 y 70 km/h, tienes que adelantarte ya que no puedes estar seguro de que algunas rachas no sean superiores a las previstas. “Los equipos del Rototom instalaron un anemómetro in situ además de estar constantemente informados de los partes meteorológicos y de la situación de alerta amarilla. Tenían claras las actuaciones en cada momento dependiendo de la fuerza del viento según el protocolo establecido”, comenta. Así que cuando los vientos superaron los 50 km/h, el departamento de seguridad del Rototom decidió parar las actuaciones, informar al público de la evacuación, para así tener un margen de seguridad sobre la resistencia de las estructuras. Lo siguiente fue cerrar las barras y puestos de comida. “Evacuar temprano permite hacerlo de manera ordenada y minimizando el riesgo: si evacuas cuando llegas al límite con decoraciones y mobiliario volando, con estructuras que están cayendo, puedes provocar un movimiento de pánico que puede ser catastrófico. De hecho, la organización solicitó la evacuación a las autoridades, aunque la climatología prevista no obligaba a ello.

– La dificultad de la decisión. Filippo nos recuerda el contexto de este tipo de toma de decisión, y que hace que como nos comenta, “siempre es complicado tomar la decisión de evacuar”. Destaca las ganas que todo el mundo de seguir bailando, las ganas de la banda de actuar, y que hacen que parar la fiesta sea doloroso. Además, “das la orden cuando la situación todavía no es crítica, pero nos tenemos que adelantar”. Así que el organizador que cancela se enfrenta a la energía y ganas de marcha de mucha gente, todavía no consciente del peligro que se acerca.

– Consensuar la decisión. La decisión de parar el festival la puede tomar la policía, pero el promotor puede adelantarse (como en este caso lo ha hecho la organización del Rototom). Cuidado: si es el promotor quien decide parar el festival, tiene que consensuarlo con la policía; no puedes parar un evento masivo de forma prematura sin tener el acuerdo de la policía. Es lo que hicieron.

– Parar todo, no solo la música. “Lo primero es parar el show y cerrar las barras – esto permite informar al público de la situación y que el recinto se va a evacuar por su seguridad para que el mensaje quede claro, y evitar que la gente busque una oportunidad de quedarse tomando algo”, comenta Eduardo.

– Comunicar la evacuación al público es una decisión que el promotor debe tomar en cuanto se determine que la situación climatológica puede ser un peligro para los asistentes. Según Eduardo, solo se puede hacer de manera adecuada cuando se para la música: “directamente lo anuncias por los sistemas de sonido de todos los escenarios”.

– El peligro de las estructuras. El reflejo de los asistentes puede ser peligroso: a menudo la gente tiende a abrigarse bajo las estructuras, que son precisamente lo que puede causar daño al caerse. Es importante guiarles hacia la salida y por lo menos asegurar que se alejen de las estructuras.

– Tener megafonía. Las soluciones de información son esenciales, y se tienen que concebir para TODOS los espacios del recinto, incluyendo la zona de acampada donde es más difícil comunicarse con los que están en las tiendas de campaña o caravanas…. Filippo comenta que cuando evacuaron en Italia hace unos años, no tenían esta megafonía (que no es obligatoria a nivel legal) y tuvieron que ir de tienda en tienda pidiendo la evacuación, una forma mucho menos efectiva, con menos fuerza, para hacer que la gente te haga caso. Tener la fuerza de una buena megafonía es importante para que la gente entienda la importancia de la instrucción que se da.

– Tener el equipo de logística in situ. Filippo nos comenta algo importante y poco común: que mantiene in situ durante todo el festival, a un nutrido equipo de producción y logística. Más que hacer como en muchos eventos donde los profesionales de montaje montan y se van hasta el desmontaje, el equipo de logística está in situ 24/7 durante el festival. “Si se van y surge un problema, no sabes bien qué hacer. Si pasa algo, este equipo pasa por las estructuras, asegura que la gente no se refugie en ellas, te ayuda a entender el riesgo de las estructuras”.

– Pensar en el público… y en los artistas. No por su estatuto de estrellas, sino porque pueden estar expuestas a más riesgos, por las instalaciones de trusses, rigging, luces… del escenario que pueden soltarse por vientos fuertes.

– Tener relación de respeto entre público y organización. El festival tiene 27 años y según comenta Filippo, tiene mucha relación con el público: “estamos muy a la escucha, siempre contestamos a dudas, mails… Respetamos a los festivaleros y les cuidamos por encima de la optimización financiera. Y así la gente nos respeta y nos escucha. Si tu público no tiene este respeto, si se sienten engañados, se ponen más rebeldes. Pero aquí han sido muy colaborativos y solidarios”. Y, a posteriori, misma conclusión: que el público haya visto que cuidas de su salud, que compensas a los asistentes, aunque hayan disfrutado de la gran mayoría del programa del día, son cosas que la gente aprecia y reconoce.

– Salvar el festival. Evacuar es un coste y esfuerzo… pero permite salvar el festival, como comenta Eduardo. “Si evacuas al público de manera tranquila y no hay daños a las personas, puedes volver a abrir el festival. Si ha habido un accidente con consecuencias graves, entonces difícilmente vas a poder volver a abrir”.

– Orientar a la gente hacia la salida. Evacuar a miles de personas es complicado. Para ello, unas 40 personas fueron “barriendo” a los asistentes hacia la salida, conformando una línea de personas conectadas (con cintas) para que nadie se quede.

– El público. Eduardo destaca la importancia de su comportamiento. “el éxito ha sido posible gracias a la educación y buen comportamiento de un público con una filosofía de vida de respeto a las personas y al medioambiente, dado que sin este respeto no hubiese sido posible evacuar 20.000 personas en 20 minutos”. Mira cómo fueron menos responsables en el desastre de Woodstock 1999.

Estar preparado, saber lo que habrá que hacer, comunicar con el tiempo suficiente, son principios clave. Al final, “el riesgo más importante es el pánico”. Se ha evitado, y se ha conseguido un case study de evacuación hecha con tranquilidad. Felicidades.

Filippo organiza un festival maravilloso, atípico, humano… también según la persona de eventoplus que cada año vive este gran momento de música y buen rollo. Eduardo es fundador y director de la empresa de certificación de estructuras DEVECEM, y presidente de la asociación ASPEC que hace una labor constante a favor de la seguridad en el mundo de las carpas y estructuras efímeras.