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¿Cómo gestionar el registro de actividades y transporte de 2.000 participantes mediante un software?
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Contenido escrito y patrocinado por: CWT Meetings & Events
CWT Meetings & Events organizó para una conocida aseguradora un viaje de incentivo para más de 2000 personas, que consistía en un crucero por el mediterráneo con cinco escalas y un programa personalizado. En cada escala del crucero, se habían programado varias actividades para los asistentes como visitas guiadas, cenas especiales y fiestas temáticas diseñadas a medida. Por eso, CWT M&E necesitaba una solución que le ayudase a manejar de forma ágil el registro de actividades y el transporte de todos los participantes, mediante un software de control de asistentes.
El desafío. La herramienta, una aplicación que leía los datos RFID que enviaban las pulseras de identificación que portaban los asistentes, tenía que ser capaz de gestionar cambios en cualquier momento y ser compatible con la ley europea de protección de datos (GDPR).
La solución. La empresa Yumiwi, socio preferente de CWT M&E, proporcionó su plataforma de gestión de eventos con las siguientes funciones:
- Registro de actividades
- Control de asistentes para actividades y transporte
- Registro ágil y rápido
- Gestión por aplicación móvil para todos los controles
- Pulseras RFID para la identificación de asistentes
¿El resultado? La solución utilizada demostró su solidez al permitir la gestión de más de 39 000 registros de datos en diferentes días y lugares. A pesar del gran número de participantes y registros en las distintas actividades, el sistema funcionó sin problemas y con mucha rapidez. Así, se pudo gestionar el registro de hasta 93 personas por minuto, como máximo, con una media de 55 personas por minuto. Para agilizar el control, se utilizaron varios dispositivos que funcionaron en paralelo en las entradas con gran afluencia. En ningún momento los asistentes tuvieron sensación de ‘estar haciendo cola’ para poder registrarse. El sistema facilitó la obtención de datos en tiempo real sobre lo que estaba aconteciendo: cuántas personas se habían registrado, quién estaba pendiente de llegar o registrarse, los cambios de última hora, y la reasignación de asistentes en las diferentes actividades.
Datos clave: gestión de los registros y transportes de 2000 participantes; media de registro de 55 personas por minuto. La solución muestra la facilidad con que pueden obtenerse datos respecto a los asistentes asignados a una determinada excursión y cómo es posible conocer en tiempo real cuántos pasajeros no llegaron a usar el autobús contratado, cuántos fueron reasignados o cuántos volvieron al puerto y al barco por sus propios medios (en taxi, por ejemplo).
