Cómo funciona ICCA y su famosa base de datos

La herramienta más conocida de ICCA: su base de datos. Proporciona a sus miembros información detallada sobre más de 20.500 congresos internacionales que rotan de manera regular. Es una herramienta que ofrece toda la información que debemos tener sobre un congreso cuando se quiere presentar una candidatura. Entre otros, la base de datos contiene la siguiente información: el ‘request for proposal’ o RFP (documento que contiene los requisitos que ha de cumplir una candidatura para que tenga opciones de ganar el congreso) de esa sociedad, número de asistentes, fecha abierta para presentar candidatura, destinos dónde se han celebrado las ediciones anteriores, criterios de rotación por países o continentes y datos de la persona de contacto en España que podría liderar esa candidatura. Por ejemplo, “si un profesional quiere saber qué eventos no se han realizado en Barcelona (con un número determinado de personas en un periodo o fecha concreto), la base de ICCA facilita un listado de esos eventos que tienen posibilidad de lanzar la candidatura o que por el contrario, no tienen posibilidades en ese destino”, nos señala Juan José García. Además, la base de datos aporta información muy valiosa desde el punto de vista logístico como: sede elegida en las ediciones anteriores del congreso, número de salas usadas, número de metros cuadrados de la exposición comercial y modelo de gestión del congreso, entre otros.

¿Quién nutre la base de datos? ICCA tiene un equipo aproximadamente de 15 personas que se dedican a alimentar la base de datos a través de la búsqueda por internet o de cuestionarios que envían a las sociedades. “La información más importante la suministran los miembros”, señala Juan José, ya que el 90% de los casos, van a un destino y no vuelven (hay que tener en cuenta que rotan por muchas ciudades del mundo), por lo tanto, los implicados no tienen ningún problema en proporcionar esa información a los miembros de ICCA y ayudarles a ganar un negocio.

Inteligencia artificial para localizar a los mejores embajadores de cada ciudad. La herramienta que ha cambiado al 100% los modelos tradicionales de desarrollo de negocio es el ‘ICCA Big Data Explorer’. El objetivo de ICCA ha sido poner a disposición de sus miembros una herramienta que pueda realizar análisis complejos en la web.  Ello implica la detección de una serie de datos y su uso para compilar coincidencias en relación con las personas y las sociedades científicas. A través de una serie de algoritmos de búsqueda en internet, permite a los miembros identificar a los prescriptores de su destino que son potenciales candidatos para presentar candidaturas a futuros congresos de asociaciones internacionales. A modo de ejemplo, esta herramienta permite identificar a los científicos más relevantes de tu ciudad de una especialidad determinada en menos de un minuto, siguiendo criterios como número de publicaciones y relevancia en su especialidad, “antes de que existiera esta herramienta esta tarea suponía más de una semana de trabajo”, nos señala Juan José.

Además, el ‘ICCA big data explorer’ permite a destinos con bajo presupuesto poner en marcha un programa de embajadores y, en futuro cercano, también permitirá a los miembros identificar potenciales patrocinadores, delegados, ponentes y temas de máxima actualidad para los congresos que estén organizando. Además del ‘ICCA big data explorer’, cabe destacar entre otras herramientas el ‘ICCA press database’, la ‘destination comparison tool’, los ‘client/supplier business workshops’ y el ‘best marketing award’ además de todas las oportunidades de intercambio de negocio entre miembros que ICCA pone a su disposición a través de los capítulos o en eventos internacionales.

La formación es otra de las funciones más valoradas de ICCA. Las dos acciones formativas más importantes que organiza ICCA anualmente son el congreso snual, cuya edición de 2020 se celebrará en Kaohsiung (Taiwán) y el ‘ICCA association meetings programme’ que en el año 2020 se celebrará en Tirol (Austria). Además, ICCA tiene en marcha otros programas como el ‘forum for young professionals’ el ‘association expert seminar’ y sesiones educativas y seminarios que tienen lugar durante las reuniones anuales de los capítulos y en las principales ferias internacionales.