¿Cómo está el sector de eventos en otros países de Europa?

En la cuarta edición de Madrid Agency Forum, un evento de promoción especial para incentivar el turismo de reuniones en Madrid, que organiza el Madrid Convention Bureau, han participado 27 agencias de 8 mercados europeos (puedes verlas en la fotografía). Para conocer cómo está el sector de eventos en otros países, en comparación con España, hablamos con cuatro de estas agencias participantes: OttoQuattro Eventi (Italia), 2022 Event & Project Management GmbH (Alemania), MICE Portal GmbH (Alemania) y HUMMINGBIRD MEETINGS & EVENTS (Suecia).

El nivel de actividad está totalmente recuperado y viven un boom como en España. Hoy en día, según nos cuentan desde OttoQuattro Eventi, la mayoría de los eventos que organizan son presenciales. Los eventos virtuales están presentes, pero como un «extra» y a menudo se reducen a unos pocos momentos del evento en sí.

Para Andrea Tosato, los eventos XXL son las estrellas indiscutibles de la temporada de verano 2023 en Italia. Sin embargo, los pequeños y medianos eventos han cobrado mucho protagonismo, como una oportunidad de personalización. Tal y como Andrea nos explica, los pequeños eventos son experiencias boutique creadas a partir de las necesidades de un pequeño grupo de personas que pueden reunirse y compartir una pasión común. “Cada vez son más las personas que se ponen en contacto con nosotros para crear pequeños eventos en toda Italia y en el extranjero”.

Desde 2022 Event & Project Management GmbH, Tabea Maryam Dallwit (senior project management) nos cuenta que desde la pandemia se nota bastante que la gente tiene una especie de demanda acumulada, la llamada «silly season» (temporada tonta), y que ya han vuelto a los niveles anteriores a la pandemia, desde hace bastante tiempo. También detectan en Alemania el last minute, un problema que igualmente sufrimos en España, como nos contaban las agencias españolas en este encuentro. “Muchas solicitudes llegan con mucho menos tiempo de antelación que hace 4 o 5 años”, nos decía Tabea.

La mayoría de los eventos en Alemania también son presenciales, “sin embargo, el cambio repentino y forzoso al mundo virtual ha hecho que se reconozcan las posibilidades y ventajas de los medios virtuales para diversos eventos y que se hayan anclado firmemente en nuestra rutina diaria de eventos; aun así, creo que mucha gente sigue prefiriendo reunirse en persona y que la virtualidad nunca podrá ni podrá sustituir eso”, según Tabea Maryam Dallwitz, de 2022 Event & Project Management GmbH.

Susanne Neumair, product design de MICE Portal GmbH, otra agencia alemana, coincide en las posibilidades de lo virtual.  Para ella, la pandemia demostró en Alemania que los eventos virtuales ofrecen comodidad y accesibilidad a un público amplio. “El futuro será probablemente más híbrido, combinando elementos presenciales y virtuales para atender a las diversas preferencias y garantizar el máximo alcance. A medida que los eventos avanzan hacia un enfoque más híbrido, esta dimensión internacional aumentará la inclusividad y el alcance global, enriqueciendo la experiencia general del evento para todos”.

El entusiasmo por organizar y asistir a eventos ha alcanzado nuevas cotas, ya que la gente está deseosa de volver a conectar y participar en interacciones de la vida real tras un largo periodo de actividades sociales limitadas, según Ellen Källgren, humming coordinator de HUMMINGBIRD MEETINGS & EVENTS.  “También vemos que a muchos de nuestros clientes les cuesta hacer que sus compañeros de trabajo vuelvan a la oficina y podemos confirmar que una gran conferencia o evento bien planificado puede ayudarles a cambiar esta situación”.

En esta agencia sueca organizan principalmente eventos presenciales y consideran que el futuro de los eventos se centrará 100% en los eventos presenciales, porque aportan más valor. “Para nosotros, en Hummingbird, puede haber desde 25 personas hasta miles, porque los eventos más grandes han vuelto definitivamente y están aquí para quedarse”.

Al igual que en España, nos alegra descubrir que la sostenibilidad es la tendencia (y la preocupación) número 1 en eventos. Por si te lo perdiste, recuerda que en nuestro número 102 podrás encontrar mucha información y consejos sobre sostenibilidad en eventos.

Para Ellen Källgren, Humming coordinator de HUMMINGBIRD MEETINGS & EVENTS (Suecia), la sostenibilidad la exigen cada vez más los propios clientes. “Cada vez son más las empresas que buscan experiencias auténticas y muchas priorizan que el viaje sea sostenible y respetuoso con el medio ambiente”.

Desde Italia, Andrea Tosato, sales and marketing manager de OttoQuattro Eventi, coincide que los clientes piden más actividades y experiencias sostenibles o ecológicas.

Las prácticas sostenibles también se han convertido en una tendencia dominante en el sector de los eventos en Alemania. “Clientes y asistentes muestran cada vez más interés por soluciones respetuosas con el medio ambiente, como la reducción de residuos, los espacios sostenibles y las iniciativas de compensación de emisiones”, según nos cuenta Susanne Neumair, product design de MICE Portal GmbH.

Desde 2022 Event & Project Management GmbH, Tabea Maryam Dallwitz, nos habla de la sostenibilidad, no sólo en el sentido ecológico, sino también en el emocional. “Entre otras cosas, vivimos en una oficina sin papeles («pensar antes de imprimir»), los viajes de negocios se hacen principalmente en tren y, si tiene que ser en coche o furgoneta, nos atenemos a un límite de velocidad autoimpuesto de 120 km/h como máximo. En los eventos, afrontamos nuestra responsabilidad ecológica apostando por proveedores de servicios regionales que también prestan atención a una selección estacional y regional. Cuando necesitamos decoración y/o mobiliario, los alquilamos o compramos de forma que puedan reutilizarse para otros eventos”.

Y añaden otras tendencias: fusionar la tradición con el espectáculo, creando momentos «wow» vinculados a los recuerdos y a las tradiciones de la zona. Para Andrea Tosato (Italia) la palabra clave para que un evento tenga éxito es «experiencia»: el invitado no es un mero espectador, sino que debe experimentar algo de primera mano, una emoción, una vivencia que será única y estará vinculada a ese evento concreto. Además, también nos comentan: la incorporación de tecnología para mejorar la participación de los asistentes, la personalización y el análisis de datos.