Cómo empezar una convención de manera diferente

Un welcome pack XS. En línea con su manifiesto pro sostenibilidad, Giuga Agency propone una convención minimalista con solo cinco ítems guardados en una mochila que a su llegada cada asistente encontrará todavía vacía. Será el CEO quien explique que cada uno en un tiempo máximo de 20 minutos deberá depositar en su interior los únicos 5 objetos de los que dispondrá en los próximos dos días. Esta escasez de recursos exigirá colaboración y búsqueda de apoyo en otros compañeros para resolver las actividades en grupo planificadas. Teniendo en cuenta que en las convenciones se comunica la posición de las compañías, este sería un claro ejemplo de reivindicación de empresa colaborativa y sostenible.

Un cambio de roles. Para visualizar la ruptura del status quo, Events 2 Spain apuesta por un intercambio de papeles entre el CEO y los empleados. De este modo, a su llegada, en lugar de tomar asiento como habitualmente, se conduce a los asistentes al escenario posicionándose así como protagonistas clave para el devenir y el desarrollo del negocio. Por su parte, el CEO ocupa una posición relegada en la sala. Esta metáfora escenográfica pretende llegar a hacer partícipes a los empleados hasta el punto de ocupar el máximo nivel de autoridad y prestigio. Desde Events 2 Spain aseguran que sería una buena opción a aplicar con escenarios de grandes dimensiones, ya que la impresión visual sería todavía mayor.

¡Ponles a cantar! Lo primero que tienes que hacer por la mañana es asegurar tener asistentes despiertos, con energía. Todo un reto si la cena y fiesta de la noche antes acaba tarde, como es frecuente en eventos. En este contexto el “buenos días” del director se encontrará con unos bostezos… No la buena manera de arrancar y transmitir compromiso y dinamismo.  Ante posibles asistentes cansados o todavía dormidos a primera hora,  Jota Bejarano, líder de La Línea Rock Band, no olvida su inclinación musical y confía en una inyección de energía a través de la voz. Denomina la perfecta actividad de arranque como “coaching vocal”: calentamientos vocales y producción de sonidos en grupo guiados que incitan a participar y a formar parte de la creación y consolidación del evento. Bejarano ya ha realizado esta actividad en una convención de Reale Seguros organizada por la agencia MacGuffin en el Cartuja Center Cite de Sevilla (ver foto).

Un viaje en tren. Otorgando un gran peso al espacio, Think Event propone una combinación de convención y viaje de incentivo. Lejos del típico autobús, muestran su predilección por los trenes de época y proponen este medio de transporte para recoger a los asistentes el primer día. Como un 2×1, el propio tren también funciona como espacio para la convención, y es que, una vez subidos los asistentes, todas las actividades se desarrollan a bordo y se crea una experiencia de viaje por varios lugares.

Una escenografía anímica. Lo que de partida un asistente pudiese considerar como una decoración neutral, o incluso simple, es para Metacción la baza perfecta para arrancar. Así, sin expectativas, ante un escenario con infinitas posibilidades, la música y la iluminación juegan un papel clave produciendo un crescendo que en el primer minuto encamina el estado de ánimo de la audiencia hacia la receptividad. Paralelamente, como dinamizador en la entrada y cuidando los contenidos, confían en el uso de pantallas móviles como backwall.

Risas sin teléfono móvil. Lejos de cualquier propuesta tecnológica o digital,  Sr. Corrales, humorista y maestro de ceremonias, muestra rotundidad al sugerir el requisamiento de todos los dispositivos electrónicos personales al inicio de la convención. Las posibles distracciones, se abandonan así, según su criterio, en las taquillas de la entrada. Del mismo modo, posterga el discurso inicial del CEO o la máxima institución, dejando paso en los cinco primeros minutos a una intervención humorística. Para él, el humor es la mejor herramienta de apertura.

Un desbarajuste en el programa. Como remedio contra el carácter rutinario de una convención, Unit Elements defiende un desconcierto inicial de manera totalmente imprevista. En un principio, el timing se sigue y un autobús recoge a los asistentes en el hotel para conducirlos al hipotético lugar de reunión. Sin embargo, en pleno camino arbolado, un fallo mecánico obliga a detenerse y a continuar a pie. Un guía infiltrado conduce entonces al grupo tras senderos intrépidos hasta una cueva escondida. Sin entender por qué ni cómo habían podido llegar hasta allí, en el final de la cueva daría comienzo la convención. Unit ya ha aplicado esta idea con algunos clientes, tal y como refleja la fotografía. Seguro que nadie querrá ya jubilarse si le invitan a convenciones que empiezan así.

Y nuestra idea particular. La llegada al evento es un momento de desconcierto donde los asistentes pueden estar fácilmente distraídos por mil estímulos visuales. Así que en un evento del Club eventoplus, empezamos… apagando las luces con un blackout completo, y comentando los objetivos del evento, lo que podrán vivir los asistentes y lo que esperamos de ellos. Cuando los otros sentidos (especialmente la vista) se apagan, el oído y la capacidad de atención se disparan. Era una forma de centrar absolutamente la atención de los asistentes en lo que iban a vivir durante el evento. Fue un experimento muy interesante (¡y muy low cost!) y una sorpresa para asistentes cansados de los inicios habituales de eventos.