¿Cómo empezar a organizar eventos virtuales?

Antes de lanzarse a la piscina lo más recomendable es pararse a reflexionar y hacer repaso de las necesidades a cubrir y de los tipos de eventos que ya estás realizando. Esta primera reflexión te llevará a determinar qué eventos puedes seguir realizando de manera presencial y qué otros puedes empezar a realizarlos de manera virtual. Quizás te puede servir para decidirte tener en cuenta a la audiencia a la que te diriges. Por ejemplo, eventos internos orientados al personal, staff y colaboradores que requieren reuniones de formación, training o incluso para empleados que se encuentran en oficinas geográficamente distantes.

Como norma general los eventos virtuales no son la mejor herramienta si lo que se busca es fomentar el networking de los participantes. Sin embargo si el objetivo es la formación, dar a conocer cambios, novedades de un producto o incluso pequeñas reuniones de ventas periódicas pueden funcionar muy bien de manera remota.

Teniendo claro el portfolio de eventos que realizas, a qué tipo de público convocas a cada uno de ellos y qué encuentros harás virtuales y cuáles presenciales; ahora ya estás listo para empezar a seleccionar los formatos de eventos virtuales que desarrollarás. Tendrás que decidir si harás reuniones a través de video conferencias, conference calls, webcasts, webinars, reuniones híbridas o incluso ferias virtuales.

Para ello toma nota que el tiempo cuenta, con lo que determina la duración de estos encuentros virtuales y si quieres que el evento sea en tiempo real o el contenido grabado para distribuir posteriormente. No te olvides tampoco de la audiencia, dónde se encuentra, su idioma, las necesidades y expectativas que tienen del evento, y muy importante, los medios técnicos, de conexión que tienen a su alcance. Y si el contenido es el rey, debes plantearte cómo harás llegar el mensaje a comunicar, a través de videos, con una presentación en powerpoint, si quieres grabar podcasts; además de valorar la interacción con la audiencia, es decir, si les vas a dejar contribuir en el contenido y que aporten en tiempo real comentarios, sus propias presentaciones, etc.

Además de considerar cuestiones de tiempo, contenido y audiencia, también tienes que valorar las herramientas y recursos financieros que se necesitarán, y sobre todo el personal de tu empresa que estará involucrado en la organización de los eventos virtuales. Desde el propio departamento de eventos, IT, recursos humanos y el departamento de formación o incluso marketing.

Tienes que valorar si el personal involucrado está familiarizado con este tipo de tecnología; si, por ejemplo, ya se utiliza en tu organización el uso habitual de conference calls o se utiliza alguna plataforma de webinars o video conferencias tipo Webex o GotToMeeting.

Y no nos olvidamos del ROI: tener en cuenta los costes que armar tu estrategia de eventos virtuales conlleva y relacionarlo con los resultados que obtienes. En el caso de los virtuales, y debido a las plataformas que se utilizan como soporte, es más sencillo tener de manera clara los inputs que conseguimos: número de inscritos al evento, los que se han conectado, los que interrumpieron la conexión y abandonaron. El reto está en tenerlos enganchados, cuando se asiste a un evento detrás de una pantalla, las distracciones se multiplican.