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¿Cómo elaborar el presupuesto de tu evento?

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Por Asun Paniagua Cada evento es un mundo, es único e irrepetible, por eso el presupuesto se gestionará de manera diferente en cada caso. Lo importante es saber de dónde vendrán los gastos y los ingresos, así que lo mejor es comenzar por hacer un buen brief donde puedas especificar los servicios que vas a necesitar, qué quieres conseguir, cómo lo vas a hacer, con quién y para quién... cuanto más detallado, menos puertas abiertas a las sorpresas desagradables. Un event manager ¡lo sabe! Es importante guardar fondos de emergencia, porque aunque no hay una fórmula mágica para prevenir gastos no planificados, se debe esperar lo inesperado (se recomienda reservar entre el 5% y el 10% para gastos anticipados y otros imprevistos). La plantilla genérica, que te podrás descargar al final del artículo, incluye algunas de las principales partidas que se presupuestan en un evento. Descárgatela, y podrás modificarla para que se adapte a tus necesidades.  

Como los costes asociados a la planificación de un evento pueden vienes desde diferentes partes, lo principal es identificar todas las partidas. El cómo se haga dependerá de la agencia/empresa, del cliente o del tipo de evento. De hecho, si se trata de un concurso público, las partidas presupuestarias se identificarán siguiendo los apartados del pliego de condiciones. Un proceso más laborioso y largo, pero imprescindible para la correcta ejecución del proyecto.

El presupuesto es el pronóstico detallado de lo que sucederá en tu evento (económicamente hablando). Según una encuesta de PCMA, estos son los gastos más comunes en cualquier evento: alimentos y bebidas (representan alredecor de un 36%), audiovisual, personal, gastos de viajes, marketing/promociones, ponentes/entretenimiento, alojamiento, registro y alquiler del espacio, entre otros.

Para ayudarte a planificar los gastos de los recursos y servicios que necesitarás en tu evento, hemos creado una plantilla tipo que te puedes descargar aquí.

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