Cómo controlar las grandes multitudes

Contrata al personal adecuado
El personal contratado para controlar la correcta movilización de los asistentes es la primera toma de contacto de tus invitados con el evento. Asegúrate de conseguir a los mejores. Selecciona al tipo de personas que más se adecuan a tu evento: para un evento moderno, necesitarás gente joven y con una imagen cool. Si existe la posibilidad de un movimiento constante de los asistentes, es preferible contratar a personal “corpulento”, que pueda ejercer un control firme sobre la multitud (es una labor bastante engorrosa especialmente en el caso de grandes multitudes, la situación puede llegar a ser realmente agobiante). Vísteles de acuerdo con el tema o atmósfera del evento (con un look elegante, más casual y relajado, clásico o moderno, muy original, etc.).

Prepara un brief para tu staff
Como es habitual, el briefing es la clave para obtener un buen resultado: explica en qué consiste el evento, e incluye algunos elementos del programa. Explícales cuáles son las expectativas y las preguntas y respuestas frecuentes.

El primer contacto de bienvenida es clave. Hay que evitar a toda costa que el asistente no se sienta a gusto ya desde su llegada y transmitir profesionalidad desde el principio crea una muy buena impresión. El staff tiene que estar adecuadamente vestido y dirigirse al asistente de manera que facilite la cooperación.

Dimensionando los equipos
La cantidad de staff que necesitarás depende de la concentración de los invitados a su llegada, del número de accesos y de la complejidad del proceso de registro (si hay que pedir datos o bien pagar para entrar, el proceso será mucho más largo…). Generalmente, el número de personal necesario depende más de la cantidad de accesos al evento que del número de invitados (aunque más o menos accesos dependerán de la cantidad de gente que asista al evento…). Necesitarás al menos dos o tres personas para cotejar las listas en cada entrada. El staff no sólo tendrá que dar la bienvenida a los asistentes sino darles las indicaciones pertinentes.

Informa a la policía, según la magnitud del evento
En el caso de un evento público de grandes dimensiones o si se espera la asistencia de personalidades al evento, informa e implica a la policía. Te podrán proporcionar barreras extra y desempeñar un importante rol en el control de la multitud y asegurando la seguridad del evento. Igualmente, te podrán proporcionar consejos útiles ante los posibles riesgos que puedan surgir: robos, violencia…

Asegura una entrada fluida al evento
Trasladar a los invitados de la entrada al lugar del evento con rapidez y eficacia es un comienzo perfecto. Para limitar los riesgos, informa de antemano a tus invitados sobre lo que deberán traer para agilizar el proceso de entrada al evento (la tarjeta de invitación, alguna seña de identidad en concreto, etc.). Una invitación o credencial de un color llamativo ayudará a identificar a tus invitados y a guiarles a la fila adecuada. Otra opción es colocar avisos recordando a los invitados cuáles son los documentos necesarios que deberán presentar para acceder al recinto.

Quizás necesites un área de acogida más amplio con el personal adecuado y organizar diferentes colas en orden alfabético para agilizar el proceso: VIPs, Prensa, invitados especiales… Asegúrate que estas colas sean de fácil identificación y que los invitados se colocan en la fila correcta. Crea un área separada donde el staff pueda trabajar y desde el que responder a cualquier consulta o para atender a los invitados que requieran una atención adicional, evitando entorpecer la movilidad de la fila.

Para los VIPs necesitarás staff para identificarlos y acompañarles al interior del recinto.

Facilita el acceso al recinto
Asegúrate que el área de acogida transmita un efecto de orden, con la señalización adecuada y personal para escoltar a los invitados al interior del recinto. Facilita la salida a aquellos invitados que no estén en la lista trazando una salida que no interrumpa la movilidad de la fila que espera.

Otro punto importante es controlar los posibles conflictos: si un invitado crea algún problema, es clave saber manejarlo con eficacia, pero no querrás que esta situación cree malestar entre los invitados que esperan… ¿La solución? Facilitar un área separada de la zona de acogida para tratar con el invitado que haya causado el problema para evitar entorpecer la movilidad del resto de asistentes. Manejar los conflictos y dudas también implica designar quién está al mando. Cada uno de tus empleados estará autorizado a controlar las situaciones A, B y C. Para problemas mayores, es importante la presencia de un supervisor.

Para movilizar a los asistentes de una zona a otra, existen algunas maneras de captar su atención como parar la música para dar un aviso a los invitados, encender las luces en la zona hacia donde quieres que se dirijan y baja la luz en la sala que deseas que abandonen.

Comunica el programa al completo con los horarios precisos, para que así cuando se de el aviso los invitados conozcan el siguiente paso; el cóctel, la cena, etc. Asegúrate que los invitados tengan mapas detallados del recinto para que se puedan mover con facilidad o haz que tu staff entregue los mapas a la llegada de los invitados.

Cuidado… la gente no siempre escucha o está atenta
¿Esperas que los invitados busquen las señales o estén atentos al sistema de megafonía?… ¡Pues seguramente no lo harán! Las personas que llegan al evento quieren que todo esté muy claro. Si tienen que ponerse una fila u otra, INDÍCALO CLARAMENTE. Si tienes que dar algún aviso a través de megafonía repítelo 3 veces… ¡y en voz clara y alta! En ocasiones, lo que a ti te resulta obvio no lo es para otros. Haz las pruebas pertinentes con compañeros de tu empresa para comprobar que la señalización y el manejo de las colas sean claros y de fácil comprensión.

Sonríe siempre… y anima a los demás a hacerlo
Esperar en cola a acceder al evento resulta casi siempre bastante pesado. Lo mejor es mantener el buen ánimo entre los invitados mientras esperan. Si el presupuesto lo permite, crea algún tipo de entretenimiento como música en vivo o un show sencillo (mimo, malabares, etc.) o un pica-pica o cóctel para amenizar la espera.

Mantén a la gente informada sobre lo que esté ocurriendo o de por qué hay retraso. De este modo, conseguirás que sean más comprensivos y soporten mejor cualquier inconveniente que pueda surgir. Muy importante: haz que tu staff sonría, no hay mejor arma que una amigable y cálida sonrisa!