Cómo condensar una semana de trabajo en una reunión de dos días

El secreto está en el proceso de pre-planificación de la reunión, que te permite asegurar un encuentro productivo, evitando estresar a los asistentes con mucho contenido en poco tiempo, horarios imposibles y velocidades innecesarias (¡y perjudiciales para la salud!). Facilítales el trabajo…

Venue apropiado
Una manera eficaz de ahorrar tiempo es encontrar el venue que mejor se adapte a los requerimientos de la reunión. En un encuentro de dos días, el tiempo es oro, cada minuto cuenta, desde el momento en que los asistentes llegan hasta que se van. Lo más apropiado es reservar una sala en un establecimiento cercano al aeropuerto o estación de tren, dependiendo del transporte empleado. De este modo, ganarás dos o tres horas que se hubieran perdido en el desplazamiento de los asistentes tanto de ida como de vuelta (al mismo tiempo, les ahorras a los participantes el tener que pagar los servicios de taxi).

Servir buffet
Ya se sabe que en las comidas de trabajo se invierte mucho tiempo: desplazarse hasta el lugar, pedir, esperar a ser atendidos… Sustituye la comida sentada o en banquete por una presentación en buffet, que permite ahorrar tiempo y favorece la interacción. Además, el buffet permite servir una variedad de platos diversos para que los comensales puedan elegir según sus gustos y hábitos.

Dosificar el contenido
Es mejor separar el contenido más “pesado” en varias partes mediante una presentación intermitente: eso es, tratar los temas más relevantes por la mañana, e ir repasándolos a lo largo del día. De esta manera, evitarás que el interés y la concentración del asistente decaigan a medida que pasen las horas, permitiendo que su atención se agudice o relaje según el contenido a tratar.

Hacer pausas
Aunque sólo se disponga de dos días, las pausas son clave para que los asistentes retomen la sesión con interés. Así pues, planifica bien los breaks, de manera que, aunque pocos, sean lo más efectivos posibles. Si es posible celebrar la reunión en un venue que disponga de una zona al aire libre, ayudará a que los delegados puedan cambiar de aires y “cargar las pilas”.

A quién madruga…
El primer día, procura que la sesión no empiece muy temprano. Viajar suele restar muchas horas de sueño y probablemente los asistentes llegarán a la reunión con cansancio acumulado. Si es necesario comenzar temprano, mejor el segundo día para que los delegados asistan a la reunión lo más descansados posibles. ¡La diferencia es enorme!