Cómo cambian los tipos de eventos en el post-covid, según LiveCom Alliance

Lo híbrido visto como el futuro. Tenemos a menudo dudas del formato híbrido, por la dificultad de unir en un mismo evento a gente en presencial y a distancia, pero los clientes lo ven como inevitable. Aquí, como en muchas otras esferas de la vida, el Covid ha sido un acelerador, más que un cambio profundo. Antes del Covid, muchas empresas habían comenzado a adaptar sus eventos a los cambios sociales (digitalización, sostenibilidad, transición de la movilidad) que apuntaban a la reducción del viaje. Veíamos ya congresos difundidos en streaming y eventos multi-sede. El Covid-19 ha acelerado el desarrollo, la profesionalización y la aceptación de los formatos virtuales. «Los eventos híbridos son la nueva normalidad”, dice Alexandra Landers de BMW Group. «Cuando se lleva a cabo un evento en vivo en estos días, una de las primeras preguntas que hacen los asistentes es: ‘¿Qué opciones virtuales/digitales tenemos?'» (Klaus Gödert, BASF).

… pero la emoción todavía se consigue en experiencias en vivo. Esto no será una sorpresa: las grandes marcas concuerdan que la emoción y la «piel de gallina» que se siente durante los eventos en vivo son indispensables para las experiencias de marca. «Las experiencias de conducción reales y las impresiones hápticas de productos no se pueden experimentar en línea», dice Alexandra Landers de BMW.

Los formatos digitales requieren innovación… y presupuestos. El público es exigente y Zoom ya no es suficiente. Los contenidos presentados en formatos digitales deben ser más atractivos, trabajados. Los grandes clientes piden nuevas tecnologías como mundos virtuales, hologramas y XR/VR/AR. También está claro que los conceptos de eventos digitales e híbridos requieren un contenido más calificado. En consecuencia, los formatos virtuales e híbridos acaban suponiendo una importante inversión para generar engagement. “Los eventos híbridos son muy complejos y técnicamente exigentes desde un punto de vista conceptual y, por lo tanto, tienden a ser más costosos”, dice el informe.

A veces con recursos internos. Estos formatos (más de generación de contenido que de eventos, aunque la frontera se quede borrosa) están utilizados tan a menudo que este know-how se maneja cada vez más internamente. Varias empresas establecieron sus propios estudios y platós, buscando una alta calidad con la ayuda de proveedores del sector del cine y la televisión.

Small is beautiful: las carteras de eventos se redefinen. Se reduce el número de eventos; los públicos objetivos se especifican con mayor precisión; se buscan eventos enfocados más que eventos masivos; los tamaños se optimizan; los espacios se reducen gracias a la extensión híbrida de los eventos.

Se están también redefiniendo algunos eventos clave:

• Las ferias se hibridan. Los expositores creen que el futuro está en las ferias híbridas: ferias físicas donde las empresas crean una experiencia personal y emocional para los visitantes, pero donde los visitantes que no pueden estar participan por canales digitales. «El post-feria es el pre-feria», cuenta el estudio: el contacto con el cliente se puede mantener antes de la feria temporal, y la feria se puede extender digitalmente durante todo el año hasta el próximo evento en vivo.
• … y son sustituidas por eventos más precisos y propietarios. Se reactivará la estrategia de invitar a los clientes a ferias propias en lugar de exhibir en una feria comercial donde la calidad de los visitantes es difícil de evaluar. Las empresas también harán más roadshows para poder reunirse con los clientes en su tierra; las oportunidades que ofrece la extensión digital pueden aprovecharse de manera muy útil.
• La conferencia de prensa clásica se ve como un modelo obsoleto que se “disolverá” en formatos digitales e híbridos, que permiten un alcance ilimitado (de medios internacionales) y la participación de voceros de la empresa de todo el mundo.
• Estamos viviendo una inmensa demanda de eventos para empleados, ya que la mayoría de los miembros del personal trabajaron desde casa durante meses, por lo que están hambrientos de interacción personal directa.
• El formato de reunión de accionistas se convirtió en un evento digital durante la pandemia. Debido a la necesidad de seguridad de los datos y perfección técnica, las juntas generales de accionistas digitales están asociadas con costos de producción relativamente altos, pero ofrecen las opciones de manejar las preguntas con facilidad, adherirse a un marco de tiempo específico y permitir a los accionistas extranjeros o aquellos que no pueden o no quiero viajar para participar. Dado que la aprobación de las juntas de accionistas digitales requiere un cambio en la Ley de Sociedades Anónimas de Alemania, las empresas están actuando con cautela en la planificación para los próximos años.

El estudio completo se puede descargar aquí.