Cómo asegurar la buena relación con tus proveedores

Un proveedor es un colaborador cualificado que te ayudará a hacer de tu evento una acción de éxito. Tan importante es mimar a tus clientes como a tus proveedores, ya que de ellos dependerá también el éxito de un evento. Asimismo, conseguir una relación de confianza y beneficiosa con tus proveedores redunda en la calidad del servicio que ofreces a tus clientes.

Primer contacto
El primer contacto con tus clientes es importante. La primera impresión dice mucho: ¿fue una reunión agradable?, ¿el proveedor estuvo entusiasta y deseoso de ofrecer soluciones alternativas?, ¿estaba realmente interesado en colaborar contigo? Recuerda que mantener una buena relación es clave pero que también lo es colaborar con un buen proveedor. Al organizar un evento, reúnete con ellos tanto off como onsite para asegurar que todo marcha correctamente.

Negocia con inteligencia
Negociar no es tarea sencilla, pero un trato agradable es una puerta abierta para ganar la confianza del proveedor. Al negociar, comunica de forma clara a tus colaboradores que se trata de una “asociación”, así como cuáles son los beneficios que podrá obtener de su colaboración en la organización del evento. Toma nota de sus comentarios al respecto y sé comprensivo ante los posibles problemas que hayan podido surgir. Si cuentas con un presupuesto limitado, por ejemplo, asegúrate que se centren en los temas más importantes, dejando para más adelante los menores. Es importante que sea un trato de apoyo recíproco.

Pide feedback a tus proveedores
Busca la retroalimentación de información de todos los proveedores que han colaborado contigo en el evento. Te servirá para mejorar de forma continua los puntos débiles e identificar los puntos fuertes.

Pide feedback a tus asistentes
Su opinión es muy valiosa, ya que han vivido el evento en primera persona y sus impresiones tras el mismo te pueden servir para mejorar algunos aspectos en un futuro. Aprovecha el mail de agradecimiento por su asistencia para incluir algunas preguntas breves sobre su valoración del acto. Su visión de la actividad te ayudará a obtener un feed-back más ajustado a la realidad y saber si se han cumplido sus expectativas. Comunica este feedback a tus proveedores para que puedan participar de los éxitos y de los fallos para evitar que se vuelvan a cometer en el próximo evento.

Mitiga los fallos
Toma nota de los posibles fallos que han tenido lugar a lo largo del evento y elabora un informe a compartir con tus proveedores. Reúnete con ellos para analizar cada punto y buscar mejores soluciones. Evaluar entre todos el por qué de los fallos y cómo solucionarlo puede ser muy útil y positivo para todos.

Felicita el trabajo bien hecho
Envía notas de agradecimiento a tus proveedores. Hazles saber que el éxito del evento es un éxito compartido. Es importante hacer que se sientan implicados para afianzar vuestra relación para el buen hacer en posibles colaboraciones futuras. Tan importante es el primer contacto como el último, y, si se ha sabido mantener una buena relación entre todos, será una puerta abierta para la próxima ocasión.

Recuerda que la relación con tus proveedores es como cualquier otra relación. Necesita de motivación, comunicación, tiempo y esfuerzos compartidos para que funcione.