Cómo aplicar la festivalización en el sector MICE

Pero primero… ¿qué significa eso de festivalizar?

Los ingenuos del sector confiarán en que con buena música y varios food trucks el asunto estará resuelto. Pero lejos de significar un cambio únicamente en puntos aislados de un evento, el concepto de festivalizar alcanza un plano más complejo. “De lo que realmente se está hablando es de un cambio en la percepción del evento”. Así lo define Martin Sirk, moderador de la sesión ´Festivals: more than meetings´. Sirk insta a los organizadores a olvidar las reuniones monolíticas y a concebirlas como un ente vivo y dinámico cargado del espíritu de los festivales.

Precisamente, el éxito de un festival reside en su capacidad de infundir emoción y generar un sentido de pertenencia y vinculación entre los asistentes. Capacidades de las que carece un evento comercial transaccional, según Sirk, ya que no fomenta un apego, un compromiso y un sentido de comunidad. Y, si la pretensión al organizar una reunión es esta, para Matt Grey, speaker de la sesión ´The Rise of Event Festivalisation´, eso es lo que se consigue si se festivaliza: un mayor engagement de la audiencia. Eso sí, a través de un planteamiento estratégico coherente que parte de una empresa que ha empezado por plantearse preguntas y que ha investigado profundamente cuáles son los intereses y necesidades de los asistentes.

De este modo, admitiendo su heterogeneidad, la reunión olvida su robustez y pasa a convertirse en una plataforma flexible y adaptada que otorga poder de decisión al asistente. Más variedad, más opción, muchos tipos de acciones y actividades que se seleccionan al gusto. Y es entonces cuando el asistente se emociona, se siente partícipe, involucrado, siente que su opinión importa, que no ha venido a sentarse y callar, sino que forma parte de una comunidad que le escucha y con la que comparte esa cultura propia creada allí mágicamente por y para todos. Este es el “espíritu” de un festival.

Las tres claves para festivalizar tu reunión:      

1. Reinventa el espacio

Para Martin Sirk, “la actividad valiosa ocurre fuera de las salas de reuniones”. Y es que, al romper los muros establecidos, se libera física y mentalmente a los asistentes que ya no se sienten condicionados a un lugar donde solo ocupan una silla. Llévales a teatros, oficinas, cafeterías, almacenes… Levanta el telón y sorpréndelos con varios lugares. Maarten Vanneste, speaker y conductor de varios talleres, aconseja establecer un lugar como eje y a una distancia de 7 minutos a pie otros cinco lugares circundantes. Su recomendación se aplicó para el FRESH. “Celebramos el FRESH en Turnhout, un lugar pequeño que a la mayoría de participantes les encantó; y los movimos por un estudio de grabación, una antigua fábrica, una sala de conciertos, un edificio de teatro, un ayuntamiento modernista…” nos cuenta.

2. Crea comunidad con la comunidad

Los lugareños pueden instalar el sentido de comunidad en la reunión. El hecho de contar con su presencia de diferentes formas fomenta una vinculación emocional entre todos. Algunos ejemplos podrían ser: incluir a estudiantes locales como speakers, realizar un debate en una cafetería local… La alianza con proveedores y socios locales asegura también la implementación y extensión de una cultura y un estilo que se absorbe y se comparte. Todos los reunidos para el FRESH en Turnhout se sintieron uno, moviéndose al mismo ritmo, fundiéndose con la ciudad: café local, cerveza local, galletas, caviar y, por supuesto, ¡chocolate belga!

3. Rompe el formato

La idea es ofrecer la posibilidad de elegir y dejar al asistente crear su propio evento. No atarlo a cumplir un programa estricto, sino plantear un programa más flexible acorde a sus necesidades. Cada uno busca cosas diferentes y hay que proporcionarle varios itinerarios, varios caminos que generen experiencias propias. Sin olvidar inyectar estilo y emoción en cada sesión, dejando atrás las reuniones más áridas. En este sentido, Martin Sirk menciona como ejemplo las conferencias ‘marginales’ sobre temas inesperados y las actividades culturales. El programa del FRESH incluía caminatas a 10 lugares diferentes, obras de teatro y espectáculos de jazz, de handpan o sonido envolvente 3D de la mano de Ozark Henry.

Y la última… “¡EXPERIMENTA, EXPERIMENTA, EXPERIMENTA!”

Martin Sirk concluye que la verdadera clave es atreverse a experimentar: “muchas organizaciones (y delegados) son reacios al cambio, les recomendamos enmarcar los cambios como experimentos, reducir el miedo al fracaso y dejar que todos estén expuestos a nuevas posibilidades.” Desde eventoplus, secundamos este call to action a la experimentación en reuniones, digo… ¡festivales!

Agradecemos a Meeting Design Institute las fotografías.