¿Cómo afecta la situación actual a los destinos? La perspectiva de los convention bureaus

En este webinar participaron David Noack, director del Madrid Convention Bureau; Christoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau; Manuel Macías, director del Sevilla Congress & Convention Bureau y Miguel Ángel Pérez, Brand manager de Visit Valencia, Valencia Convention Bureau.

Para los eventos programados ¿ha habido más cancelaciones o aplazamientos?

La situación ha cambiado muy rápido en muy pocos días, dice David Noack (Madrid CB). En un primer momento, hace tan solo 15 días, estábamos hablando de reubicar eventos, y ahora estamos viendo que algunas de esas propuestas de reubicación no son posibles, y en algunos casos se están pensando en 2021.  Estamos consultando a nuestros socios para que nos digan cuál es la tendencia, pero estamos casi en mitad y mitad entre cancelaciones y aplazamientos al primer trimestre del próximo año.

Por su parte Christoph Tessmar (Barcelona CB) comentó que tras la cancelación del MWC, que ya fue un gran impacto por la magnitud del evento, lo que hemos visto en estas últimas semanas es que la parte corporate prácticamente se ha cancelado al 90-95%. Y en lo que se refiera a congreso, algunos están cancelados y el resto se están posponiendo para final de año o principios de 2021.

En el caso de Valencia la tendencia es similar, comentó Miguel Ángel que, tras la paralización de las Fallas, que mueve pequeños eventos a su alrededor, la mayoría de eventos se están aplazando al último trimestre del año o principios de 2021. Algunos están aguantando en junio, pero es como el efecto dominó, si cae la un ficha, poco a poco van cayendo todas.

Manuel Macías, cuenta que en el caso de Sevilla la estrategia ha sido dulcificar las políticas de cancelación para convertirlas en el máximo ratio posible de aplazamientos para final de año y el próximo, tanto en corporativo como en asociativo. Se están viendo opciones creativas para que el impacto de las cancelaciones sea menor y mantener el atractivo del destino.

¿Habrá saturación de espacios para después del verano? ¿Ya están saturados los recintos para octubre noviembre?

“El último cuatrimestre estaba bastante cargado y estamos monitorizando con todas las sedes, para encontrar posibles huecos y poder asesorar a los organizadores sobre qué fechas y dónde es mejor reubicar el evento. Aunque no va a ser fácil condensar la actividad de tantos meses en unas pocas semanas”, dijo Miguel Ángel (Valencia CB)

Según Christoph (Barcelona CB), al aplazar tantos eventos es complejo encontrar ubicación porque no solo hay que tener espacio disponible, sino también toda la planta hotelera debe tener disponibilidad. Por un lado está muy bien que muchos intenten aplazar para no cancelar evento, pero hay una gran problemática de capacidad.

Desde lo que observáis ¿suele haber penalizaciones en la cancelación o dadas las circunstancias hay más flexibilidad?

 “El convention bureau no puede entrar en eso, porque los contratos están hechos entre los organizadores y proveedores y clientes. En Barcelona, nuestros socios, la industria, los hoteles y proveedores han ido cambiando las políticas y han optado por la flexibilidad. Esto ayuda mucho al organizador para tomar decisiones positivas y a todos para gestionarlo un poco mejor”, explicó Christoph Tessmar

En Madrid también se está dando esta tendencia, toda la industria está tratando de incentivar al cliente en esta línea de flexibilidad. Esto puede ser complicado de gestionar, si se opta por aplazar, son muchas variables a tener en cuenta, sedes simultáneas, alojamientos y otros servicios que se precisan para un evento. “Ahí los destinos tenemos que contribuir a facilitar esa interacción entre unos y otros, poniendo a disposición otros espacios que a priori no se habían contemplado. Las cancelaciones y los seguros también serán de mayor interés a partir de ahora, esto será fundamental”, David Noack.

Manuel Macías (Sevilla CB) apunto que, como cada evento es diferente, las condiciones también lo son, y ahí la aplicación de la política de cancelación se hace caso por caso. Cada cadena hotelera tiene su filosofía, la mayoría están dando muchas facilidades para que el evento no se pierda y se aplace. La crisis hace que las medidas que se plasman en algunos contratos ahora se vuelven más flexibles. En Sevilla tratamos de cuidar a los clientes intercediendo en su favor para que la relación siga fluyendo.

¿Qué valor aportáis a vuestros socios y qué parte de actividad se mantiene?

“La colaboración entre ciudades es muy importante, de esta crisis tenemos que salir todos juntos. Y si un evento no puede hacer en nuestra ciudad, intentaremos que se reubique en otra ciudad que sí lo pueda acoger”, Miguel Ángel (Valencia CB). En Valencia nuestras acciones tradicionales están paralizadas. Pero lo que hacen es recopilar las ayudas que están saliendo y convertirse en  informadores/ asesores para sus asociados. Además de mantener el contacto permanente con todo el sector para mostrarles apoyo y decirles que se están preparando para cuando sea posible reactivar la actividad.

“Lo que hacemos es mantener la relación con el asociado. Y ahora también estamos en fase de captación de información para convertirla en inteligencia, tenemos que saber qué está pasando, qué están haciendo otros para que nos permita tomar decisiones. No podemos saber cuándo vamos a empezar a hacer promoción  ni hacia qué mercados, esto es muy volátil pero tenemos que estar preparados para reaccionar en el momento que sea más apropiado. La formación e información a los socios es fundamental”, explicó David Noack.

En Barcelona se está canalizando todo a través de Turismo Barcelona y Visit Barcelona, recopilamos la información a través de la web. Se ha creado una campaña digital “Barcelona visit you” para llevar la ciudad a las casas de todo el mundo. Y Barcelona CB está a disposición de los asociados para asesorarles en lo que necesiten.

Desde los convention bureaus ¿se están haciendo algunas acciones para incluir los CNAE de los organizadores de eventos en las líneas de ayuda que de momento se han destinado principalmente al sector turismo?

Este es un papel que podemos jugar los CB entre el sector y las entidades públicas. Nos han advertido de esta circunstancia, lo hemos investigado y puesto en contacto con nuestros socios que, algunas de sus actividades económicas no estaban incluidas en la línea de ayudas del ICCO, y hemos elaborado una lista de actividades empresariales no vinculadas al turismo, y el Ayuntamiento de Madrid se lo ha trasladado a la Secretaría de Estado”, explicó David Noack.

No tenemos la bola de cristal, pero ¿cómo pensáis que va a ser el futuro?

“Los convention bureau debemos ser el motor para arrancar esto de nuevo, tenemos que jugar el rol fundamental en la promoción, con todos nuestros socios y ayudar a toda la industria. Animo a repensar, ahora que tenemos tiempo, y deseo que pronto podamos vernos cara a cara y que IBTM BCN sea el pistoletazo de esto. Lo que está claro es que tenemos todos unas ganas locas de reunirnos ya. Los eventos presenciales serán imprescindibles, y creo que los querremos hacer más que nunca”, Christoph (Barcelona CB)

 “Como país estamos afrontando esta crisis sanitaria y como país también debemos reflotar la industria MICE. Entre los destinos, que ya colaboramos mucho, debemos hacerlo mucho más, obviamente guiados por las instituciones” David Noack.

Por su parte Manuel de Sevilla CB considera que esta situación de confinamiento conlleva reflexión y  habrá nuevas pautas a la hora de organizar eventos. Pero ahora es el momento de estar más unidos, afrontar retos en los destinos de manera más sólida, como colectivo, que nos vean como un partner que les puede resolver problemas.

Puedes ver en webinar completo aquí: La perspectiva de los grandes convention bureaus