Cinco ideas a tener en cuenta antes de diseñar tu reunión

La vorágine del día a día hace que muchas veces organicemos eventos casi por inercia, dedicando poco tiempo (o no tanto como el que debiéramos) a pensar y diseñar antes de ponernos en acción, y centrando nuestra atención en logística más que en soluciones para conseguir los objetivos de comunicación.

Nos abrió los ojos Maarten Vanneste en su libro «Meeting Architecture» y aunque cada vez somos más conscientes de la importancia del meeting design, MPI nos lo vuelve a recordar con la publicación del primer estudio de investigación sobre este tema. Aquí van los cinco principios que transformarán tus meetings:

¿Qué es lo que quiero conseguir con mi evento? Define objetivos específicos a alcanzar con el evento en concreto. No valen bonitos propósitos muy generales o la carta a los Reyes Magos: los objetivos tienen que ser claros, concretos, realistas (aunque siempre hay que ser ambicioso…) y cuantificables. Sí, deben ser medibles, si no será muy complicado justificar el ROI al cliente y al departamento de compras. Ten en cuenta que lo importante del evento no pasa durante el evento sino después: define cómo quieres cambiar a tus asistentes, y luego concebirás todo el evento en consecuencia.

Todo gira alrededor del asistente. Ten al invitado en tu mente en todo momento, quizás debas dejar a un lado el producto que debe comprar o el nuevo servicio que tiene que conocer. Piensa en una experiencia memorable en la que quiera participar y en la que conecte emocionalmente con la marca. Ten en cuenta sus necesidades, horarios, cuídale, mímale.

Genera conocimiento. El sabido «no te acostarás sin saber una cosa más» se tiene que aplicar exponencialmente en tu evento. Las dos razones principales por las que una persona confirma su asistencia a una reunión son el networking y el contenido formativo. Es simple: generar y difundir información entre los asistentes de una manera eficiente. Dales lo que necesitan saber, en el momento adecuado y en el formato que mejor se adapte ellos.

Colaboración. Si nos reunimos para aprender y conectar con personas, ¿por qué no contar con ellas a la hora de diseñar nuestro evento? Intenta llevar el concepto «a la carta» a la hora de establecer los contenidos y formatos de tu reunión. Redes sociales, foros, webs de registro o el más tradicional cuestionario sirven para preguntar a tu invitado qué es lo que quiere encontrarse esta vez en tu evento, qué novedades y temas le atraen más, con qué otros especialistas o compañeros le gustaría intercambiar experiencias, etc.

Se trata de conectar. No solo se comparte un espacio en la sala y el conocimiento del ponente, en una reunión también se puede conectar emocionalmente con los asistentes. Hazles participar y que se sientan protagonistas, al principio les costará vencer la timidez, pero luego será una jornada mucho más productiva y satisfactoria que si les dejas sentados en su silla a escuchar pacientemente. Todos te lo agradecerán!