Cinco consejos para triunfar en un fam trip y estar en las short lists

En eventoplus hemos tenido el placer de realizar fam trips como este a Almería o press tours como este a París o este a Monterrey. ¡Echa un vistazo a los artículos para coger ideas!

1-Conoce a tus visitantes. Así como sus intereses a la hora de descubrir el destino y su tiempo. No es lo mismo un profesional que organice solo eventos que otro que también se dedique a organizar incentivos. El de incentivos quizás necesitará descubrir más en profundidad opciones diferenciales de alojamiento, categorías de habitaciones… Mientras los otros quizás prefieran detenerse mucho más tiempo en la propia oferta de salas de reuniones, capacidades, montajes… Una buena solución es preguntarles previamente mediante algún tipo de encuesta o dinámica de juego qué desean conocer y qué es lo que más les interesa del destino. Igualmente, si la mayor parte vienen desde muy lejos y tardan muchas horas en llegar podrías pensar en un fam trip de duración más corta, teniendo en cuenta el tiempo que invierten en desplazamientos.

2-Llévalos a lugares que nunca puedan olvidar. No planifiques visitas solo a los hoteles y venues, olvida lo protocolario y combínalo con presentaciones y dinámicas en lugares inverosímiles, que nunca puedan olvidar, aprovechando el potencial del entorno. En Canarias, por ejemplo, se hizo un fam trip donde en una presentación los asistentes se sentaron en cojines en mitad de los impresionantes paisajes volcánicos de la isla.

En definitiva, se trata de mostrar el potencial del destino desde la experiencia, de manera que lo vivan en su propia piel y se sumerjan para que sueñen con recrear eso mismo en sus propios eventos. Haz que descubran lo mejor de toda el área, lo más inesperado, las opciones diferenciadoras de F&B y las opciones de actividades más exclusivas.

¡No descartes los museos! Muchos museos son propiamente espacios para eventos y algunos como el Guggenheim ¡se abren en casos excepcionales a eventos! Mira este evento para Gestamp o la cena de gala de Accentura con table mapping.

¿Un fam trip gamificado? No solamente los destinos pueden organizar fam trips. Hace tiempo en eventoplus acudimos a un fam trip que organizó el Campus de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) porque se querían presentar “como un nuevo destino para el sector MICE”.

Hicieron un fam trip gamificado organizado conjuntamente con Humanside lo que permitió a los asistentes conocer el campus de una forma original y muy participativa. Durante las 3 horas que duró la actividad, más de 20 profesionales del sector pudieron: inaugurar el curso en el teatro de la UAB, disfrutar de los espacios verdes, visitar el restaurante más grande del campus, hacer escalada en las instalaciones deportivas del Servei d’Activitat Físic, conocer el edificio más sostenible del campus, ver los alojamientos y espacios lúdicos de Vila Universitària, hacer una cata de vinos en la Escuela de Turismo y Dirección Hotelera y un montón de pruebas más que superaron con éxito. Mira el vídeo…

3-Balance entre diversión, información y tiempo libre. Se lo tienen que pasar bien, pero tienen que irse a casa con información útil del destino para sus eventos. Sea el perfil de visitante que sea lo que está muy claro es que las explicaciones aburridas (y comerciales) no van a interesarle a nadie. Por eso, ten en cuenta los intereses que hayan comentado previamente y resuelve sus necesidades: ¿Quieren conocer lo que pueden montar en venues? ¿Grandes o más pequeños? ¿Restaurantes más modernos o tradicionales?

Puedes incluir sesiones educativas/formativas (sobre la forma de hacer de un viaje una experiencia o sobre las tendencias en incentivos), que servirían como base para su trabajo durante esos días. También reuniones de trabajo de un par de horas en las que puedan consultar dudas, comentar ideas para eventos e información práctica.

Los breaks que no falten dentro del programa, para que los asistentes puedan recargar pilas, consultar el correo electrónico o simplemente prepararse para la siguiente actividad.

4-Fam trips a la carta. Si el visitante no se siente especial y cuidado durante el fam trip nunca pensará en incluir el destino en sus short list. ¡Tienes que ser el mejor anfitrión satisfaciendo sus deseos e intereses personales! Si les preguntas previamente mediante encuestas o dinámicas de juego podrás crear una agenda y un plano personalizado para cada uno con actividades a la carta. Intenta investigar muy a fondo, porque si llegas a los detalles marcarás la diferencia.

5-Que puedan crear lazos y partners. Debes aportarles una comprensión completa del destino y esto también pasa por enseñarles la cultura y todo lo que hace único el destino, junto con los diferentes tipos de actividades, proveedores y socios locales. Será importantísimo crear lazos, hacer networking y que entre ellos se conviertan en partners para que sientan esa confianza que les de fuerza para trabajar juntos en eventos.

De hecho, los fam trips son oportunidades únicas para establecer contactos con personas que de otro modo quizás nunca conoceríamos. ¡Es posible que la naturaleza íntima de un fam trip cree un vínculo mucho más profundo!