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Cinco consejos para optimizar el uso de apps en eventos
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Por Asun Paniagua
La tecnología no solo ha transformado nuestro día a día, sino que ha dado un giro radical a la manera de interactuar en los eventos. Las aplicaciones móviles no paran de crecer y se han convertido en un must. El secreto de su éxito: facilitar la organización de eventos más inteligentes basados en datos. La novedad: la integración de soluciones tecnológicas que incluyan todo el ciclo de vida de un evento, permitiendo una gestión personalizada de las necesidades de los participantes como restricciones alimentarias, problemas de movilidad, contacto en caso de emergencia... Con una máxima: garantizar la seguridad de sus datos. Pero, ¿cómo sacarles el máximo partido? Aquí van algunos consejos para los organizadores.
Aportar valor añadido. Las aplicaciones deben aportar soluciones a los diferentes actores que participan en un evento, así como innovación en la forma de presentar esas soluciones, dice Daniel Redón, The EVENT-App Company. A los asistentes, uno de los valores que pueden aportar es poder salvar el conocimiento generado, que se pueda guardar y recuperar el contenido en cualquier lugar y momento. Para el organizador, los datos son el principal valor añadido: poder medir el impacto del evento extrayendo información relevante generada por la app (registro, comportamientos, patrocinios, interacciones, etc…). También se puede integrar un cuadro de mando con estadísticas, control de las confirmaciones y pagos recibidos, explica Laura Richard de Digitevent.
Ser parte de la estrategia. La tendencia es convertir la app en algo estratégico para el evento, debe pensar en que la app tenga un uso funcional y un valor añadido dentro del mismo, y no hacer algo aislado que no va más allá del evento, aconseja Cesc Riera de Meetmaps. Algunas empresas que hacen más de un evento al año invierten en un partner tecnológico lo que les permite integrar toda la información en el CRM. Esto evita que el asistente tenga que descargar una aplicación distinta en cada evento.
Ofrecer una experiencia. Esta debería ser una de las funciones principales de una app, además de ser un canal de comunicación directo entre el organizador y el usuario, dice Malin Nilsson, de CWT M&E. Opciones como digitalizar el guardarropa (Yumiwi); enriquecer la interacción entre ponente y audiencia (Magency); la gamificación y realidad aumentada para incentivar la participación y mostrar las novedades de una forma diferente (PowerAV).
Mucha comunicación. Antes, durante y después del evento. En el pre, hacer una buena campaña de comunicación, crear una necesidad, explicar su uso y ofrecer ventajas para que los usuarios se la descarguen. Durante el evento, el staff y las azafatas debe conocer muy bien el funcionamiento de la app para poder informar y resolver dudas a los asistentes, así como comunicar las actividades, reuniones, gamificación o cualquier opción que les permita participar e interactuar, según Alessandra Masone de Digivents. Y en el post, seguir en contacto con los usuarios a través de una encuesta, galería de fotos, agradecimiento, comunicaciones y publicaciones, análisis de resultados, ROI y estadísticas para la organización.
Menos es más. Es importante que el organizador se deje asesorar por los creadores de la app que saben cómo le puede sacar el máximo rendimiento y cómo adaptarla a las necesidades del evento o la reunión, apunta Jonathan Ysaye de Magency. Lo principal es tener un objetivo claro a la hora de crear la app: hacer networking, potenciar las reuniones, el contenido, las agendas… Simplificar, porque cuando a la gente le das muchas cosas para hacer, al final no utilizan casi nada. Darles un motivo concreto para que descargue y utilice la app, dice José Bort de Eventscase.
