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Checklist para gestionar los speakers de tu evento
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Por Elena Lea
Muchas veces son el reclamo y atractivo para generar convocatoria y atraer público a un evento. Se les anuncia como la sesión estrella de la conferencia y las expectativas, tanto del asistente como del organizador, están puestas en el perfil, dotes comunicativas y recursos a la hora de ponerse delante de la audiencia. Sin embargo, un error común por parte del organizador es quedarse en un segundo plano cuando se contrata un ponente. Ya sea porque viene recomendado o solicitado por el cliente, o bien porque su fama le precede, con frecuencia caemos en confiar en que por fichar un ponente ‘resultón’ para nuestro evento, tenemos el éxito (y a la audiencia) asegurada. Si no quieres ver cómo pasan los 30 minutos de su sesión mientras vende su libro o su presentación está 0 adaptada a tu evento y tu target, aquí tienes una lista descargable de los puntos en los que debes fijarte a la hora de tratar con speakers.
Y para que sea una sesión de éxito recuerda siempre estos consejos:
Por tu cuenta y riesgo o…
Puedes externalizar esta tarea a empresas que se dedican a proporcionar oradores, asesorándote además sobre el más adecuado para tu evento, y hasta encargándose de todo el proceso de contratación y coordinación. O puedes investigar el profesional más adecuado, tú mismo. El mundo universitario, al igual que el laboral, proporciona especialistas en todas las materias y con todo tipo de presupuestos. También puedes investigar en la red: proporciona estudios y ranking de los mejores ponentes.
Piensa en tu audiencia
Es el público de tu evento el que va a decidir si el ponente es el correcto o no. Hay que pensar en el estilo de comunicación al que está acostumbrado el target, profesión, estudios, etc. No es lo mismo una persona adulta que un adolescente, el mejor ponente puede acabar siendo el peor si no es adecuado al target. Ten en cuenta también si la audiencia ya lo ha visto otras veces. Si no puede relacionarse con el speaker elegido (sea un deportista o un académico), ya pierde el interés desde el principio.
Haz un sondeo con algunas personas del público para saber si les interesa este speaker o el tema que se trata.
Brevedad, por favor
La capacidad de atención disminuye a medida que pasa el tiempo. Se impone la brevedad: ponencias de máximo 30 minutos, aunque siempre hay excepciones.
Si tu presupuesto te lo permite, opta por tener varios potentes para proporcionar puntos de vista diferentes sobre el tema. En la variedad está el gusto. No aburrirás a tu audiencia. “Menos es más”, es decir, mejor con pocos mensajes claves, impactantes y profundos.
Define tus objetivos al speaker
Explica la intención del evento, el mensaje a comunicar, el tipo de público, el lugar, el timing… Cuanta más información, menos sorpresas desagradables. Es imprescindible que el profesional te envíe la charla o el esquema de su presentación con antelación, que te explique el tono que le va a dar, qué elementos técnicos va a necesitar: un portátil, un proyector, … a veces el speaker necesita más apoyo visual para su presentación, y esto puede tener una implicación en tu presupuesto.
El ponente debe entretener, informar, aportar nuevos conocimientos e ideas, inspirar, motivar, estimular el debate… hacer pensar y enfocar el tema desde perspectivas diferentes.
Comunica la presentación
Después de que hayas hecho la preparación y contratación, si la presencia del ponente no está bien comunicada, no conseguirás audiencia. Despierta el interés, comunica con creatividad y con preguntas, teasers, para generar curiosidad y ganas de asistir.
Mide el resultado
¿El ponente ha transmitido el mensaje bien y de manera clara? ¿La audiencia ha entendido y capturado el mensaje? Es importante medir el resultado para justificar si esta inversión está bien hecha.
Puedes descargarte la checklist y llevar la gestión de tus speakers a otro nivel en este enlace.
