Checklist a seguir para una visita de inspección eficaz

1. Capacidad máxima del espacio, y sobre todo las posibilidades de distintos montajes que puede albergar. Espacios para coffees y restauración, hall, zona de exposición, salas de subcomisión, cómo están distribuidos, si se encuentran en la misma planta, son de fácil acceso.

2. No pierdas detalle de aspectos arquitectónicos como columnas, altura de los techos, número de puertas, salidas de emergencia, número de baño y su ubicación, puntos de rigging y posibilidades de colgar elementos en paredes y techos.

3. Iluminación, electricidad y suministros: ¿El espacio tiene luz natural? ¿Con qué tipo de iluminación cuenta? (puntos de luz, posibilidad de blackout en determinados momentos, puntos de control y gradación de la iluminación); puntos de electricidad, número de enchufes, potencia ¿el espacio cuenta con generadores?; ¿hay wifi? ¿qué velocidad tiene la conexión a internet?, es posible que haya que valorar mejorar la señal según el uso que se vaya a hacer y el número de asistentes ¿qué coste supondría?

4. Espacio adicional de apoyo para almacenaje de material, oficina de trabajo para el staff de la agencia e incluso para que los proveedores (catering, medios audiovisuales, etc.) puedan coordinarse y dejar su material. Muchas veces no contamos con ello, y es un espacio necesario.

5. ¿Tenemos el espacio en exclusiva? Además de la plenaria y breakout rooms hay que pensar en pasillos de acceso, halls, zona de entrada o restaurantes. ¿Compartiremos zonas comunes con otros eventos que se estén celebrando? En ese caso asegúrate de saber de qué empresa se trata…la competencia de tu cliente puede estar en el salón de al lado.

En cualquier caso mira opciones de que el espacio que utilices esté lo más aislado posible, no solo para mantener la privacidad del evento sino para evitar ruidos y que interfiera el sonido de otros eventos.

6. Cuándo y cómo se puede hacer el montaje y desmontaje. Asegúrate si supone un coste adicional y los horarios en los que está permitido. Dónde se hará la carga y descarga, hasta donde se pueden meter lo vehículos que traigan los materiales, etc.

7. ¿El espacio trabaja con proveedores en exclusiva? En ese caso hay que ver qué servicios son (generalmente catering, medios audiovisuales, azafatas, etc.) qué precios tienen sus servicios y ajustar el presupuesto lo más posible. Lo positivo, conocen el espacio como su casa y te recomendarán las opciones que mejor encajan para el venue en sí.

8. Consulta las posibilidades de branding que facilita el espacio: colocar banderolas, lonas exteriores, vinilos personalizados en el interior, pantallas con información y logo del cliente etc.