Check list del expositor: consejos para planificar la feria
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El proceso de organizar una feria no resulta una tarea fácil, dado que requiere una planificación, integración, coordinación y control de todos los elementos que intervienen: staff interno y externo, proveedores, organizadores, etc…
A continuación proponemos un modelo de check list o lista de comprobación que establece un serie detallada y progresiva de actividades, asignando un calendario para su consecución.
Se trata de un modelo de máximos en cuanto al timing, ya que iniciamos el proceso 1 año antes de la celebración de la feria.
1 año antes:
– seleccionar el salón en función de los objetivos
– solicitar la documentación de participación
– enviar la solicitud de participación cumplimentada
– reservar el espacio de exposición
– firmar y enviar el contrato a la organización
– establecer el presupuesto
9 meses antes:
– definir los materiales así como la documentación técnica y comercial a utilizar (concepto, encargo y fabricación)
– consultar y seleccionar el montador/decorador del stand
– aprobar la maqueta y presupuesto del stand
– verificar los reglamentos técnicos de la feria
– diseñar el programa de desplazamiento del personal (viajes, hotel, presupuesto, ..)
– informar al personal de la asistencia a la feria
6 meses antes:
– consultar y seleccionar el transportista
– controlar la fabricación de los elementos decorativos del stand (panales, rótulos, fotografías, TV/vídeo, ..)
– definir el material a exponer (equipamiento, muestras de productos)
– supervisar con el montador la contratación de acometidas y suministros (agua, electricidad, aire comprimido, gas) así como mobiliario y decoración floral
– contratar los servicios de la feria: teléfono, e-mail, fax, limpieza, seguridad, azafatas, intérpretes, parking, fotografía
– programar la inscripción en el catálogo de expositores
– reservar salas de conferencias y presentación de productos
– revisar el presupuesto. Verificar las desviaciones
4 meses antes:
– reservar plazas de hotel y avión
– diseñar el programa de promoción y captación de visitantes
– contratar la publicidad en prensa especializada y catálogo de la feria
– supervisar la producción de folletos, catálogos y tarjetas de visita
– revisar el presupuesto
3 meses antes:
– remitir contratos de seguros (robo, incendio y transporte)
– comprobar pasaportes, visados y seguros accidente (feria en el extranjero)
– control y seguimiento del equipo
– revisar el presupuesto
2 meses antes:
– comprobar la recepción de invitaciones, pases de expositor, tarjetas de parking
– iniciar la campaña de captación de visitantes: telemarketing, mailings, visitas vendedores, distribuidores, …
– desarrollar campaña de prensa: elaboración notas de prensa y dossier de prensa (publicación reportajes, novedades, artículos)
– controlar la expedición de mercancías
– revisar el presupuesto
1 mes antes:
– realizar inventario del stand
– continuar la campaña de captación de visitantes
– confirmar las reservas de avión y hotel
– convocar al personal de la empresa que atenderá el stand (marketing, comercial, técnico)
– comprobar la disponibilidad de materiales gráficos (catálogos, folletos, tarjetas de visita, regalos)
– comprobar la contratación de servicios de la feria
– elaborar las fichas de contacto de visitantes
– revisar el presupuesto y comprobar desviaciones
1 semana antes:
Convocar una reunión con el personal del stand con objeto de:
– recordar los objetivos de participación
– asignar tareas y responsabilidades
– repasar las técnicas de venta y comportamiento en el stand
– planificar los turnos y reuniones diarias de valoración
– en caso que se trate de una feria en el extranjero, informar sobre las características del país: mentalidad, costumbres, idioma, protocolo en tratos comerciales, …
– estimular la fuerza de ventas. Fijar primas y compensaciones.
Durante la feria:
Es necesario mantener reuniones diarias con la totalidad del personal del stand con el fin de contrastar opiniones, plantear objeciones, aclarar dudas, valorar los resultados y tomar las medidas correctoras necesarias para afrontar con éxito las próximas jornadas de la feria.
