Cancelar un evento

Baja asistencia, temas de seguridad, meteorología o asuntos de fuerza mayor,… son algunas de las causas posibles de la cancelación de un evento. Te ofrecemos algunas consideraciones básicas para que sea lo más fluida posible.

Eventos internos y externos
Si se trata de un evento interno de la empresa, el proceso y consecuencias de la cancelación no conlleva mucha complicación. Asegúrate que todo el mundo recibe el comunicado de cancelación y/o los cambios de fecha, en caso de posponerse el evento. Aunque un aviso vía mail puede ser suficiente, nunca está de más realizar algunas llamadas para asegurar que la información llega a todos. En el caso de eventos que impliquen a clientes, miembros externos, consumidores finales, etc., las repercusiones que tendrán sobre ventas y reputación son mayores y el criterio de cancelación deberá ser más riguroso.

En ambos casos, es importante dar explicaciones claaras del motivo de la cancelación del evento para evitar especulaciones y percepciones negativas.

Responsabilidades
Antes de una cancelación, asegúrate que el evento no es salvable con alguna modificación, como por ejemplo, cambio de lugar, reducción de su duración, combinación con otro evento… Si la decisión es definitiva es el momento de analizar detenidamente las responsabilidades legales de tu empresa y elaborar una lista minuciosa de los pros y contras. Si el departamento legal conoce bien las responsabilidades de la empresa en relación a cancelación de eventos, el trabajo está casi hecho. De no ser así, es recomendable plantearse lo que ocurriría en el peor de los casos y dar los pasos necesarios para resolver cada tema detenidamente.

Costes monetarios y no-monetarios
Los costes monetarios a tener en cuenta son desgaste, catering, transportes, y materiales, entre otros. También puede darse el caso que la empresa sea responsable de los gastos de viaje y alojamiento en los que han incurrido los asistentes y que no sean recuperables. Otro aspecto clave son los costes no-monetarios de la cancelación: perjuicio a la imagen de la empresa o a las relaciones con proveedores, reducción de ventas, pérdida de clientela o miembros… Elabora un listado con los posibles daños y toma medidas para subsanarlos de la mejor manera posible.

Notifica a tus proveedores con tiempo
En caso de cancelación, los proveedores suelen llevarse la peor parte (especialmente espacios y catering). En cuanto a hoteles, las políticas de cancelación suelen ser muy estrictas y rara vez pueden alegarse causas de fuerza mayor, por ejemplo, si no se puede acceder al hotel por avión dado el cierre del aeropuerto, puede que sí sea accesible por tren.
Informa a todos ellos de la cancelación de tu evento con la mayor antelación posible para que puedan tomar las medidas oportunas y minimizar pérdidas. Transmitirás una imagen de profesionalidad y de atención para con tus proveedores, facilitando así vuestras relaciones comerciales futuras.

Más vale prevenir…
En caso de celebración de eventos en el extranjero, contrata un seguro por lo que pueda pasar… Elabora con anticipación un plan de actuación detallado que pueda utilizarse ante una posible anulación de tu evento, y asegúrate que está aprobada por la junta pertinente para poder llevarlo a cabo con la mayor rapidez posible. Quizás no puedas evitar la cancelación de tu evento pero al menos ¡no te cogerá desprevenido!