¿Qué podemos aprender los de eventos de las buenas prácticas para concursos que han publicado Anunciantes y Medios?

Esta nueva guía de Anunciantes y Medios supone la actualización de la “Guía de buenas prácticas en la convocatoria y resolución de concursos”, creada en 2003, porque el mercado y las necesidades han cambiado. No busca ser una norma, pero es una buena orientación para trabajar mejor, de la que podemos tomar ejemplo los de eventos.

Tal y como se señala en la guía, se busca establecer unos estándares de actuación de calidad en los concursos, buscando criterios de eficacia y transparencia para construir relaciones empresariales duraderas y sanas. Además, espera que las recomendaciones permitan a las agencias ofrecer lo mejor de sí mismas, y también pretende evitar concursos masivos que afecten a la calidad del servicio prestado. 

Su filosofía es que quieren que las agencias no pierdan el tiempo y que trabajen bien. Esto es importante: según los anunciantes, si las agencias se pasan el tiempo en concursos (sin rentabilidad, además), no podrán trabajar bien para sus clientes.

Tampoco los clientes analizarían bien las propuestas. Cada propuesta supone un trabajo para el cliente y si recibe 8 propuestas, no tiene tiempo de poder analizar las propuestas recibidas, comentarlas con las agencias y pulirlas.

La guía establece unos principios básicos para los procesos: equidad, confidencialidad, respecto a la propiedad intelectual, compromiso y remuneración. También recoge consejos y claves, en concreto, para las fases de convocatoria y proceso de selección, e incluye un modelo de briefing que puede servir de referencia.

Nos parece interesante este modelo de briefing porque es otro punto donde se falla. El briefing debe ser transparente con las normas claras: número de participantes, condiciones, normas y procesos de participación. Es importante también establecer un mecanismo por el cual las agencias presentarán sus propuestas, así como los KPIs sobre los que se realizará la valoración.

De hecho, en eventoplus creemos que estaría bien también pensar en lanzar concursos solamente cuando el trabajo es real y ejecutable, no para valorar ideas que no se materializarán en proyecto.

En el apartado de buenas prácticas para la convocatoria invita a definir las características básicas de la agencia que se busca, o establecer un mínimo de cuatro semanas para la entrega de propuestas. También aconseja realizar una lista larga, compuesta por 5 o 6 posibles agencias, y de ahí pasar a una lista corta, que no debería incluir más de tres.

Caer en la tentación de alargar esta lista no proporciona ningún valor añadido. Las agencias participantes deben conocer el número de agencias, y si la agencia actual está incluida. Si el proceso del concurso y los nombres de las agencias participantes son confidenciales, el anunciante deberá notificarlo por escrito a las agencias”.

La guía señala la necesidad de establecer una remuneración para el proceso. Concretamente, indica que, para concursos con presupuestos menores a los tres millones de euros, la remuneración de la agencia por el trabajo realizado en la propuesta debe situarse en 3.000 euros. Si el presupuesto se encuentra entre los 3 y los 10 millones de euros, la remuneración deberá ascender hasta los 6.000 euros, y hasta los 9.000 si el presupuesto supera los 10 millones. 

Desde eventoplus, apoyamos la remuneración de los concursos. Es necesario entender que tienen un coste al ser siempre una elaboración a medida: un concurso supone invertir dinero y tiempo en propuestas de producción y creatividad. Algunas propuestas tienen tal nivel de detalle (renders de decoración, presupuesto totalmente detallado, guion preciso…) que parece que la mitad del trabajo de concepción y organización está ya hecha. Sin embargo, en eventos, solo en contados casos son remunerados, o si lo son, no con una remuneración ajustada al coste de los proyectos. Esperemos que esta guía de Anunciantes y Medios nos sirva de inspiración para que, por fin, los concursos mejoren en nuestro sector. ¡Y se paguen!