Asignar asientos en eventos

Enumeramos algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de decidirte por adjudicar o no los asientos en tu evento…

Tipo de evento
Si se trata de un evento informal donde se busca precisamente crear un ambiente distendido es preferible que el propio invitado pueda elegir dónde sentarse. Los asistentes suelen agradecer que se les dé la opción de elegir mesa, ayuda a que se sientan más relajados. El asiento asignado suele transmitir una formalidad. Para dar más libertad, y a la vez facilitar el ahorro de tiempo, otra opción es asignar mesas en vez de asientos de modo que los invitados puedan elegir dónde y junto a quién sentarse.

Objetivo del evento
En un evento formal que tenga como objetivo fomentar el networking, evalúa los potenciales intereses que pueda tener cada asistente y asígnales su asiento en base a estos intereses. Supone mayor trabajo para el organizador, pero a su vez es un valor añadido al evento (igualmente, es más apropiado para eventos de convocatoria reducida, dado que en eventos de magnitud requeriría invertir mucho más tiempo y esfuerzo). Asimismo, los asientos asignados permiten ahorrar tiempo ya que de este modo se consigue que la gente se coloque en sus asientos respectivos rápidamente.

Perfil del invitado
El perfil de los invitados es uno de los criterios a tener en cuenta a la hora de asignar asientos en una cena o comida. En el caso de acudir medios de comunicación, repártelos entre las mesas para que puedan interaccionar con el resto de asistentes, y puedan tener también oportunidad de hacer networking, en lugar de reunir a todos los medios en una misma mesa.

Asignar asientos es también un buen método para fomentar la interacción entre empleados de grandes empresas, por ejemplo, que no suelen relacionarse habitualmente. Evitarás que las personas del mismo departamento tiendan a compartir mesa. En un evento con asistencia VIP, sigue el protocolo de la empresa para saber quién debe sentarse dónde y al junto a quién.

Ambientación del evento
La atmósfera que se quiera conseguir es otro de los factores que determina la conveniencia o no de asignar asientos. En un evento formal, es preferible el asiento asignado, mientras que en un ambiente más informal es mejor que los invitados tengan la elección de decidir por sí mismos, con mayor libertad.

Para un ambiente más dinámico en el que se busca la interacción de los presentes, y que a su vez se muevan libremente por el espacio, así como disfruten por libre de las actividades planeadas en las diversas áreas del lugar, es mejor no asignar mesas ni asientos para que la sensación de “estar como en casa” sea total.

Distribución de las mesas
En las mesas que no estén tan bien posicionadas frente al escenario, asegúrate que los invitados tengan también un buen ángulo de visión, así como un buen sistema acústico de apoyo para que puedan seguir el evento con la misma comodidad.

Software
En caso de decidirte por los asientos asignados opta por un software económico para facilitarte la tarea. Te permitirá asignar invitados automáticamente en los asientos que decidas, experimentar con el tamaño, forma y distribución de las mesas, o imprimir los planos del lugar, gestionar cambios de última hora, entre otras opciones. Otro método es emplear un software que permita a los asistentes elegir sus asientos antes del evento, especialmente para eventos internos a eventos en los que la cena sea de pago.

Desventajas de no asignar asientos
En caso de no asignar asientos en tu evento se corren una serie de riesgos: puede provocar que los asistentes se apresuren por conseguir los mejores asientos; llevará más tiempo conseguir que los invitados se sienten; los últimos en llegar se ven obligados a pasearse buscando un lugar donde sentarse; y, a la vez, suele pasar que invitados que dijeron no poder asistir se presenten en último momento, y los invitados que sí confirmaron se encuentren sin silla.

Desventajas de asignar asientos
Los asientos asignados restan flexibilidad al evento, especialmente cuando los invitados suelen preferir pasear libremente por el lugar, siempre que lo deseen (un buen ejemplo es la última fiesta del Governors Ball 2007, en eventos Magazine 10, en el que se fomentó la interacción de los invitados mediante una singular distribución de mesas y asientos). Igualmente, puede resultar incómodo para algunos el sentirse “obligado” a socializar con las personas que tiene al lado. Como anfitrión, pasea entre las mesas y haz las presentaciones pertinentes así como introduce temas de conversación para animar a los invitados a dialogar entre sí.