Aprendizajes de los Premios eventoplus

Hemos organizado algo grande – se puede organizar (¡pero empieza con eventos más pequeños, si quieres!)

Hemos organizado un evento de 270 personas / con cena / con el entusiasmo de un evento de celebración (una entrega de premios). Una combinación potente: hemos hecho algo más ambicioso (y seamos francos, con un factor de riesgo mayor) que casi todo lo que se hace hoy. De hecho, me digo que ¿quizás hemos hecho el evento profesional con cena más grande que se ha hecho en casi nueve meses en toda España? En fin, algo grande. Lo hemos hecho con muchos más protocolos que lo que dicta la ley, y ha funcionado. No significa que cualquier evento hasta este tamaño se pueda hacer a la ligera, pero sí significa que si defines bien los protocolos, el evento puede ser seguro, incluso un evento como una cena de 270 en interior. No pretendemos que mañana todas las marcas organicen eventos con cenas de 300 personas. Empecemos con eventos más serios (formativos), con eventos en exteriores, con eventos de 100 personas… se pueden hacer. Estoy más convencido que nunca.

No es fácil: la psicología del organizador

Este primer punto era el racional. Ahora, tenemos que saber el emocional: durante los 10 días siguiendo el evento, como organizador, es algo que tienes en la cabeza. Repasas lo que se ha hecho, te intentas tranquilizar, te dices que has puesto tantas medidas que irá bien, pero… pues sí, tienes algo en la cabeza. No podemos obviar este factor; quizás yo lo tenía en mente especialmente porque no había referencias de otros eventos de este tamaño o porque sabía que si lo hacíamos mal podía ser terrible para nuestro sector. Y además, para una formación que hicimos para 70 agencias en septiembre no tuve esta preocupación (hacer un evento pionero intimida). Pero la preocupación puede estar allí, lo tenemos que saber y entender, ser empáticos con el cliente o decisor. Es normal y es natural (y es sano: no preocuparnos sería irresponsable). Esto sí: más que paralizarse ante esta preocupación tenemos que utilizarla para poner toda nuestra energía en definir bien los protocolos.

Consejo: hacer más que cumplir la ley

Hubiera sido legal organizar este evento de entrega de premios con 2 horas más de duración, con 50 personas más, sin abrir las ventanas, sin máquinas de purificación de aire, sin decir a la gente que se ponga las mascarillas entre platos, y con 6 personas por mesa en vez de 5 que pusimos. Hubiera sido absolutamente legal… pero hubiera supuesto un nivel de riesgo que no tenemos que aceptar. Creo que el organizador tiene que no solo cumplir la ley sino también (sobre todo) pensar en factores reales de riesgo y gestionarlos. Aquí te recordamos esta maravillosa herramienta de identificación del riesgo de contagio, y también que hay empresas especializadas en identificar este tipo de riesgos. Desde eventoplus, te traeremos todo el conocimiento que tengamos, artículos, referencias o contactos.

La disciplina y la comunicación

¿La gente es disciplinada? En norma general, en un entorno profesional (incluso de entrega de premios), claramente. Pero la norma general no es suficiente y si tengo algo que comentar a los organizadores es el hecho de ser clarísimo, incluso duro en la comunicación. Hemos comunicado de forma clara y a veces dura (“un abrazo, y tienes que irte del evento”), con mucha sensibilización en los comunicados pre-evento… pero si tuviera que volver atrás, sería más claro aún, empezando el evento con un momento de explicación de que lo que estamos haciendo es algo importante que no podemos tomar a la ligera. Porque la disciplina general es alta, pero con 270 personas, es fácil que alguien se relaje. Nada que no se pueda gestionar… se pueden explicar las normas, decir a la gente la responsabilidad que tienen, y tener personal asistiendo (y sí, vigilando), nunca es de más.

El impacto de vernos, en un momento como este

Está claro que el público de los Premios eventoplus era especial, enamorado del contacto directo que se nos ha quitado estos meses, necesitado de eventos para su futuro profesional… y esto puede explicar el efecto anímico enorme que hemos visto que tenía este evento entre los asistentes. Pero esta alegría del face-to-face es algo que casi todas las empresas que han organizado eventos estos meses nos confirman. Vernos tiene un impacto fuerte, un sabor muy especial, que comprobamos absolutamente este 2 de diciembre. Y creo que cada empresa que haga algo puntúa dos veces. Algo a aprovechar…

Recordatorio: lo que hicimos

Vale la pena que leas de nuevo los protocolos que hemos seguido. Hemos definido protocolos muy completos, más que lo que dicta la ley. Te recordamos que esta gala fue auditada por Safe Event/ Bureau Veritas, de hecho. Y si tuviera que cambiar algo, no relajaría ni un ápice de este protocolo. Porque creo firmemente que se pueden hacer eventos (los Premios eventoplus han sido una demostración más de esto), pero la dimensión de responsabilidad es absolutamente fundamental, es exigente. Y si me preguntas, creo que ahora organizar estas cosas es más bonito aún. Además de tu objetivo del evento (comunicar, motivar, premiar), tienes otra dimensión preciosa: con tus invitados, volver a la actividad con la máxima responsabilidad y “hacerlo bien juntos”, algo de responsabilidad colectiva sagrada. Porque sí, ser responsable no es no parar todo: es hacer el esfuerzo de plantear eventos con seguridad.

Miles de gracias a toda esta querida comunidad, a los candidatos, a los que asistieron a este evento, a los colaboradores que puedes ver en www.premioseventoplus.com, al equipazo de eventoplus y a todo el sector por pelear para volver a crea magia. Creo que nunca un evento me ha sabido tan bien, a pesar de las restricciones.