Algunas claves legales a tener en cuenta en los eventos

– Los contratos se van a tener que modificar porque hay un gran vacío legal respecto a situaciones como esta en la que no sabíamos qué estaba pasando ni lo que iba a suceder, ni clientes ni proveedores tienen claro qué se puede o no hacer. Lo que se ha hecho es negociar en cada caso para llegar a acuerdos que beneficiaran en la medida de lo posible a todas las partes. Ahora prima la flexibilidad para que se pueda volver a trabajar, pero tendrán que cambiar muchas cosas respecto a los contratos actuales, según José Suárez de LTN Spain.

– La posibilidad de incluir nuevas cláusulas se impone aunque en algunos contratos ya se preveían, sin embargo, a lo mejor no se han cuidado tanto ni han contemplado pandemias como la que estamos viviendo. Los contratos que ya tengan previsto la fuerza mayor ahora habrá que revisarlos, analizar todas las posibilidades de esas cláusulas, y las que no lo incluyan habrá que remitirse a las leyes generales, al código civil y sería aplicable.  Hay que revisar todos los contratos y reinventarse creando cláusulas ad hoc para supuestos extraordinarios, la ley los prevé pero no tan específicos como en este caso surgido con el Covid, añadió Marta Rosas de PwC.

– La fuerza mayor implica que se den dos variables: que lo que sucede escapa a nuestro control, no podemos hacer nada para cambiarlo, y que sea algo imprevisible. En los contratos de seguros, una de las partes excluye la noción de improviso, por lo tanto lo no cubren la opción de fuerza mayor. Por lo tanto es importante ir pensando en los riesgos que generamos, en la calidad del contrato y no solo cumplir con el expediente, hay que ser más precavidos. Los contratos deben hacerse de manera que protejan al organizador y den cobertura al cliente, y a los proveedores también habrá que exigirles cobertura de seguro, dijo Carlos Lluch, de Lluch & Juelich Brokers.

– Exoneración de la responsabilidad civil. Hacer que el asistente firme un documento asumiendo su responsabilidad en caso de contagio y que, por lo tanto, exonerar a la empresa organizadora, es más propio del ordenamiento jurídico americano (se aplicará en el próximo mitin de Trump), pero no es habitual en la legislación española. Tampoco se pueden eludir responsabilidades sin más, habrá que ver cuál es el origen del contagio y valorarlo, siempre que se pueda identificar porque la relación de causalidad es muy compleja, es cuestionable y difícil de acreditar. Pero si se acredita el origen hay que asumir la responsabilidad correspondiente, aclaró Marta Rosas.

– Todavía no hay tipificaciones en la ley respecto a las infracciones y sanciones, pero un organizador de un evento ya tiene obligaciones adquiridas por contrato de las que no se va a poder eximir. Ahora se está trabajando en una guía que permita al organizador empezar la actividad, con medidas concretas: por un lado, la trazabilidad para identificar los puntos de contacto de las personas en caso de contagio y estar coordinados con las administraciones, y por otro, las condiciones de derecho de admisión, además de la responsabilidad individual de cada asistente. Si el organizador cumple con todo lo establecido y hace bien su trabajo, es más difícil que tenga una responsabilidad penal y con los seguros de responsabilidad civil podrá cubrir determinados supuestos, explicó Ana Alonso de Prevent Event.

– La principal responsabilidad del organizador es informar al cliente y a todos los actores que intervienen en el eventos sobre lo que deben o no hacer, teniendo en cuenta las normas que se impongan por parte de las administraciones en cada país, y lo que el propio organizador determine, que normalmente es más de lo que exigen las autoridades para asegurarse que no ocurra nada, de que todo se desarrolle sin incidentes. El organizador se encargará de recordar siempre que sea necesario antes y durante el evento, las normas establecidas de obligado cumplimiento, pero no puede ser responsable de lo que haga un asistente en su tiempo libre, por ejemplo, en el caso de un incentivo, opinó Raquel Sánchez de Globalia.

 – El programa de seguros de responsabilidad civil de una agencia debe revisarse, ya no puede ser como era antes, con cobertura en España, jurisdicción española, o cobertura en Europa aplicando la jurisdicción europea, este tema hay que abordarlo de forma global, para que cubra a todos los que llegan desde diferentes países, añadió Carlos Lluch.

– El sello Covid Free o espacio libre de coronavirus no ofrece garantías suficientes, porque en este momento es imposible garantizar 100% la seguridad, efectivamente el espacio puede estar libre de virus una vez desinfectado, pero en el momento en que entran personas, esa seguridad disminuye y aparece la posibilidad de contagio. Estaríamos dando falsa sensación de seguridad y eso puede hacer que se relajen los asistentes con las medidas, opina Carlos Lluch.  

– Es recomendable enviar una información detallada al asistente con las reglas del juego, las medidas obligatorias que debe respetar y se puede añadir que, al asistir conoce las condiciones y por lo tanto las acepta, algo similar a lo que ocurre con la cesión de datos.

– La importancia del plan de contingencia, independientemente de lo que se haga en el evento, cada empresa debe tener o elaborar si no lo tiene, un manual que incluya los procedimientos adecuados en función de la actividad que se realice y establecer las medidas de coordinación para evitar contagios. Además de un plan de actuación en el evento para el contexto Covid, específico para coordinar todos los puntos del evento, aseguró Ana Alonso.

Puedes ver el webinar completo aquí: La dimensión legal de los eventos hoy y en el futuro