Ahorro en eventos, cuestión de ingenio

Muchos profesionales están de acuerdo: el mayor ahorro proviene de las negociaciones entre proveedores y agencias. Además, en este contexto económico, casi todo se puede negociar, hasta aspectos tradicionalmente intocables como los cachés de los speakers y artistas o los menús… Todos los actores de esta cadena, desde agencias hasta proveedores, van ajustando sus márgenes. Pero… ¿Es todo lo que se puede hacer? Existen algunas otras soluciones ingeniosas:

Menos transporte
Elige un hotel cercano a los transportes públicos, y los restaurantes cercanos al hotel. No sólo es económico, sino también verde, algo que facilita la aceptación por los asistentes. Y para hacerlo ameno, el recorrido a pie puede completarse con animación o visita. Así, Ole Special Events tenía un grupo en un hotel del centro de Madrid y una cena en un local de flamenco. La agencia ofreció una visita guiada a pie entre el hotel y el restaurante, transformando el traslado en una actividad cultural. Una buena manera de «matar dos pájaros de un tiro».

Compartir habitación
Utilizar habitaciones dobles compartidas, en vez de individuales, es otra opción obvia. Y viéndolo en positivo, ¡permite crear un mayor clima de compañerismo entre los asistentes! No olvides que la gente es mucho más tolerante con este tipo de medidas estos días.

Packs anticrisis
Sacar a la gente de la rutina, encontrar un entorno agradable para comunicar un mensaje optimista, y todo ello a bajo coste y sin lujo, es lo que ofrece Esfera Comunicación y Eventos en sus «Packs Motivacionales Anticrisis». Estos packs se basan en una negociación muy ajustada con las cadenas hoteleras, normalmente ubicadas en Madrid o Barcelona (mar y montaña). Ofrecen media jornada de trabajo, almuerzo, y algún tipo de actividades o tiempo libre. El plato fuerte de la jornada es una actividad motivacional especialmente diseñada para la empresa. El precio de dichos packs oscila entre los 125 y los 400 euros por persona, dependiendo de las instalaciones, del tipo de actividad, del escenario escogido, y de los extras como la producción de vídeo.

Espacios equipados
Utilizar salas equipadas con servicios básicos (salas de hotel por ejemplo), en vez de salas diáfanas o pabellones, abarata el coste en la decoración y montaje del evento. Si bien, como lo recuerda Carlos Clastre de SONO, estos servicios básicos no tienen el mismo valor añadido que un proyecto audiovisual integrado, resulta una solución barata y eficaz al cliente que no necesita mayores prestaciones.

Sustituir el vídeo por el PowerPoint
La producción del vídeo se ha convertido en una solución muy valorada para comunicar con impacto, además de dar un producto a enseñar a los superiores o incluso al público a través de la prensa o de la Web. En algunos casos, para ahorrar costes, se puede sustituir este elemento por simples presentaciones PowerPoint con un buen guión y una buena locución en directo. Según Raimond Torrents, de Torrents & Friends, «no sirve para todo pero algunas veces el resultado es sorprendentemente bueno. La clave es el guión».

Contratar personal freelance
Graham Howell nos lo comentaba: una de las claves de la rentabilidad en agencias es tener una estructura limitada y trabajar con personal free lance. Adecuar el personal a cada evento es una de las claves, especialmente en estos tiempos de baja actividad. La empresa de decoración Entreacto utiliza esta opción, dando de alta cuando es necesario, a personal como transportistas o montadores, para cada evento.

Reutilizar el material
Reutilizar el material que se ha ido generando evento tras evento, es un buen método de reducción de costes, y un buen ejercicio para la imaginación. Según Vanessa Rocafort de Entreacto «desde los inicios hemos ido comprando gran cantidad de material que lo hemos tenido parado desde hace mucho tiempo. Es increíble la cantidad de cosas que puedes hacer y transformar….». Siguiendo esta línea, SONO ha creado una especie de outlet. La idea es ofrecer a bajo precio los equipos que momentáneamente tienen parados en su almacén. Reducir, reutilizar y reciclar, sin perder la calidad, se ha convertido en el lema de la agencia Día D. Actualmente utilizan mucho los LEDs de bajo consumo en decoración.

Street marketing ¿la opción más económica?
Las acciones con un gran despliegue en tiempo y en recursos han ido dejando paso a otras acciones más concentradas y mucho más tácticas como las acciones de street marketing. Según Raquel Seiz de d6, «ganan terreno a la hora de comunicar una oferta, un producto o servicio o promoción al cliente frente a otro tipo de eventos». Una buena acción para reducir costes sin renunciar a la comunicación de marca.

La acción más efectiva y con menor coste durante este año, para la agencia Talismán ha sido una acción de street marketing realizada para Aquarel de Nestlé. Consistía en utilizar performances y animaciones para promocionar dicha marca. Varios actores recorrieron el Parque Temático Port Aventura e interactuaron con el público dándoles a conocer la importancia de beber en épocas calurosas, siempre dentro de un guión/juego para hacer más divertida la performance. Uno de los personajes más aclamados fueron los bomberos Nestlé Aquarel, que tenían una misión muy importante, «apagar la sed» de todo aquel que lo necesitara.

Hacer trabajar a los asistentes
El ingenio permite diseñar actividades que no sólo diviertan a los asistentes, sino que también permitan reducir costes. Por ejemplo, para una actividad de Team Building, la agencia Kiwicom aprovechó la pausa del almuerzo para que los mismos participantes se preparasen ellos mismos la comida en un taller de cocina, con la ayuda del Chef del hotel. De esta manera generaron dos actividades: comida + team building. ¡»Yo me lo guiso, yo me lo como»!

Otro ejemplo de la misma agencia es «¡Mamá, quiero ser artista!»: El objetivo consistía en hace una parodia de la crisis por equipos. Cada equipo tenía dos opciones: interpretar una canción con karaoke, o hacer una performance al estilo del programa de televisión El Semáforo. Los que no participaban en los sketches se dedicaron a realizar tareas de producción (grabar la gala en cámara, hacer fotos, realizar tareas de camero, de azafata…). Una solución que redujo un 40% el presupuesto, y según la agencia, consiguió mejores resultados.

El evento virtual
Aparece en escena el «temido» evento virtual, que inicialmente se pensaba que podría llegar a sustituir al evento presencial, pero que, conforme pasa el tiempo, se va posicionando como una opción más. Innegablemente reduce costes de viaje, de estancia y de organización. Además, el evento no siempre tiene que ser o presencial o virtual, también puede haber una mezcla de los dos. Kiwicom organizó para la reunión interna de un cliente en Valencia, una charla motivacional cuyo ponente intervenía por videoconferencia desde Boston. Ahorro de los costes de desplazamiento (Business Class) y alojamiento (hotel 5*), además de reducir los honorarios del ponente.

Soluciones tecnológicas
Decorar sin estructuras, sin colgar elementos, sin montajes pesados: SONO ha desarrollado una solución de proyecciones envolventes de gran formato. Partiendo de un espacio en el que predomine el blanco, se instalan sistemas de proyección que cubran la mayor parte del espacio para que el asistente se vea envuelto en la proyección. Una manera de ahorrar además de crear un sorprendente efecto por el cual se envuelve al asistente en proyecciones dinámicas.