Ahorra dinero en tus eventos

Anticípate
Cuanto más tiempo dispongas para planificar, mejores tarifas conseguirás. Hoteles y espacios reducen sus tarifas en épocas determinadas, averigua cuándo, y se flexible en cuanto a las fechas. Además, cuanto más antelación dispongas podrás estudiar mejor todas las ofertas, presupuestos de proveedores, etc.

Consigue descuentos
Puedes ahorrarte toda la papelería del evento a través del canal online. Aún así, si decides el formato papel, pide a la imprenta presupuesto de impresión y tipo de papel que les hayas sobrado de otros pedidos, y preguntar por un descuento. Con ingenio podrás adaptar tu idea al material disponible.

Negocia con el hotel donde se hospeden tus invitados al evento o conferencia: los hoteles de lujo suelen regalar una botella de vino o un obsequio. Cambia estos típicos regalos por la especialidad del chef, acompañada de una nota del mismo. Este tipo de producto suele ser menos costoso, con lo que con la diferencia de precio puedes conseguir otros servicios del hotel.

Ten en cuenta los hoteles que ofrecen gratuitamente o con descuento salas de reuniones a sus clientes (incluyendo la papelería y refrescos).

Piensa diferente
Organiza el acto en un espacio totalmente novedoso, en el que normalmente no se celebren eventos. Lo más seguro es que estén mucho más receptivos a tus peticiones y que te sea más fácil conseguir un buen precio. Además, conseguirás un efecto sorpresa en tus invitados. Algunos ejemplos: un hotel en construcción, un circo o un cine entre semana y durante la mañana, una escuela por la tarde o noche. Aunque debes tener siempre presente tanto el tipo de evento como la experiencia de los organizadores en la elección de estos lugares.

Para el diseño de la invitación, pide la colaboración de algún estudiante de arte o artista incipiente, será una forma de publicidad para él y a ti no te costará. También puedes convocar un concurso interno para animar la participación de los empleados, nada.

Maximiza recursos
Si organizas varios eventos para públicos diferentes sobre, por ejemplo, hazlo en un día. Utiliza el mismo espacio, decoración, empresa de catering pero en turnos diferentes.

Planifica tu evento en un museo o centro cultural con tienda de regalos incluida. Así, podrás utilizar los objetos de la tienda como decoración del espacio, los responsables del museo lo verán como una oportunidad de mostrar su merchandising a posibles futuros compradores. Pon los precios en las decoraciones y así los asistentes sabrán que están a la venta.

Busca en tu almacén decorados o materiales de eventos anteriores que se puedan utilizar con retoques, reciclar, modificar… Al menos, ahorrarás dinero en materiales.