AEVEA y AERCE publican la Guía de Buenas Prácticas, un paso muy bienvenido en la profesionalización

Es un paso importante el dado por un equipo de trabajo de 16 personas, entre profesionales de compras, event managers y agencias, que a lo largo de año y medio, han trabajado para lograr este documento de consenso y de formación para los profesionales de compras de servicios de eventos. El documento ya se ha presentado en Madrid y Barcelona: Juan del Rey, responsable de desarrollo de negocio en AERCE, Lydia Azabal, responsable de marketing en Prosegur Seguridad, Fernando Alonso, events & sponsorships expert en Pernod Ricard España, Juan Manuel Blanco, departamento de compras- FCC Servicios Ciudadanos, y Andrés Virto, director de Madison Agency, fueron los encargados de exponer los puntos clave de la Guía, que te recordamos aquí pero que en breve te podrás descargar.

Recomendaciones para convocar un concurso. En la guía se propone que una selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso; evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto; que las agencias tengan un conocimiento claro de los parámetros a evaluar y el peso de los mismos, los plazos de ejecución, proceso de homologación, número de proveedores… Además, se considera que el criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado, al igual que la notificación de no adjudicación junto a los los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta.

Un buen briefing es esencial y debe contener toda la información necesaria y útil (timing, plazo, dudas, acuerdo de confidencialidad…) para que las propuestas sean acertadas y basadas ajustadas a los requerimientos solicitados. Se plantea la posibilidad de que una parte de la propuesta sea remunerada para cubrir costes externos -un punto polémico y con visiones encontradas-

Recomendaciones al presentar un proyecto. Fundamental, que la presentación de ofertas estén ajustadas al presupuesto, al briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos del cliente. Y que los modelos y criterios de negociación sean definidos previamente y notificados a los participantes con antelación. Por su parte, las agencias deben presentar unos presupuestos claros, transparentes y desglosados, y se tendrá en cuenta el valor añadido real del trabajo. Vuelve a plantearse la opción de remunerar la creatividad, el diseño de piezas y su arte final, así como el tiempo dedicado por el equipo humano que debe tener valor según categoría profesional y dedicación al proyecto. Un valor que también debe tener la presentación, selección y negociación de proveedores, la defensa presencial de ofertas, sistemas de pagos y cobros según usos y costumbres, hitos de pago referenciados a entregables…

El criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente. Comunicación a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta. No se utilizarán los proyectos descartados, ofertas tratadas como solución global, respeto a normas del briefing…

¿Qué debe hacerse al adjudicarse un proyecto? La guía recomienda trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual; respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual, así como sobre la información sensible de compañía y agencias; generar una política de pagos sostenible para ambas partes, aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento…

Al finalizar la presentación se intercambiaron impresiones que ayudaron a sacar conclusiones sobre el resultado obtenido, en un debate en el que participaron los asistentes y otros integrantes del grupo de trabajo: Marta Alonso, Marketing Procurement Manager en Pernod Ricard España; María del Carmen Plans Lluch, responsable de Procesos de Compras de FCC; Héctor Machota, coordinador de Servicios Generales y Eventos en Manpower Group Solution; Ricardo Vicente, Purchasing Manager de Madrid en TEVA; Carlos Lorenzo, presidente en Cow Events Group y Ander Bilbao, CKO en beon. También participaron Ángeles Ballesta, adjunta a dirección en Turismo de Murcia Convention Bureau, y Elena Ramos, directora de Marketing en Auditorio y Palacio de Congresos El Batel, ambas instituciones además han sido patrocinadores de esta guía. 

En lo que sí estuvieron de acuerdo todos es en que se había podido trabajar abiertamente, desde el respeto, y había sido un proceso muy enriquecedor que hay que rematar con una profusa labor de “evangelización”, para ir cambiando las cosas. Aquí puedes decargar la Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos.