Adapta el lugar de tu evento para las personas discapacitadas

Los delegados o speakers que tengan algún tipo de discapacidad tienen una serie de necesidades específicas a la hora de asistir a un evento. Asegúrate que el lugar en el que se celebra tu evento está correctamente adaptado y anticípate a sus requerimientos para asegurar el buen desarrollo del evento para todos los asistentes…

Planificación previa
A la hora de seleccionar el lugar para tu evento infórmate sobre las facilidades disponibles para los delegados con discapacidades. Al inspeccionar el lugar pregunta a tu proveedor si han surgido problemas respecto a las vías de acceso en el pasado, para así identificarlos y hallar las soluciones pertinentes. Programa una cita con el proveedor para conocer su actitud sobre la adecuación del lugar para personas discapacitadas, y sobre cualquier problema potencial de acceso al lugar que pueda surgir. Pide sugerencias a tu proveedor sobre la adaptación idónea del lugar del evento a las necesidades de las personas discapacitadas. Planifica el presupuesto en consecuencia.

Personal preparado e informado
Coloca personal correctamente preparado e informado en puntos estratégicos de entrada al evento para informar y guiar a las personas discapacitadas sobre la disponibilidad de de aparcamientos de fácil acceso, preferiblemente en el mismo recinto y próximos a la entrada del lugar (a 50 metros máximo), accesos con rampas, ascensores de dimensiones apropiadas… Otra opción es entregar planos del lugar que contengan los accesos a las salas y salidas del edificio adaptados para personas en sillas de ruedas. En caso de personas con discapacidad visual, dispón el personal suficiente para que puedan acompañarles a la sala en la que se celebra el evento y a sus respectivos asientos.

Accesos al evento adaptados
Asegúrate que el lugar del evento está perfectamente adaptado para personas discapacitadas y que la señalización a los accesos adaptados sean claros y fácilmente visibles. Para facilitar el acceso al lugar del evento, es importante tener en cuenta diversas consideraciones como rampas externas con la amplitud correcta en zonas de escaleras, entrada principal con puertas automáticas, planta principal sin desniveles, ascensores de acceso a las salas de reunión, y puertas de entrada a las mismas con la amplitud adecuada. Para las personas con discapacidad visual es importante asegurar la existencia de escaleras con pasamanos y una buena iluminación de las mismas. Los pasillos deben estar libres de obstáculos y los suelos deben tener superficies no resbaladizas.

Programación adecuada del timing
Es importante asegurar cierta flexibilidad horaria del evento en caso de posibles alteraciones o adaptaciones no programadas. Por ejemplo, las personas con problemas de movilidad necesitarán un tiempo extra para trasladarse de una sala a otra. El personal de apoyo, tales como los intérpretes para personas con discapacidad auditiva, necesitarán descansos y sustituciones regulares para evitar fatigarse. Igualmente, será necesario más de un intérprete en eventos con una duración superior a las 2 horas.

Speakers
Asegúrate que los speakers estén bien informados sobre las posibles necesidades de algunos de los asistentes al evento. Infórmales de antemano de los equipos que se emplearán y de los requerimientos específicos en su exposición. Por ejemplo, si tendrá que usar un micrófono conectado a un sistema de amplificación auditiva, o si deberá informar oralmente sobre el contenido de las diapositivas o imágenes proyectadas. Informa a los speakers de la necesidad de dirigirse frontalmente a la audiencia para asegurar que las personas con discapacidad auditiva puedan leer sus labios y para una mejor proyección vocal. Asegúrate que la información de apoyo a las exposiciones está en diversos formatos, adaptados a las necesidades de los asistentes con discapacidades.

Personal de apoyo
Intérpretes de lenguajes de signos, personal para tomar notas, personal de asistencia a las personas con discapacidades… pueden ser necesarios en tu evento. Contrata sus servicios con la mayor antelación posible. Asegúrate que reciben de antemano copias de las presentaciones para que puedan prepararse para las sesiones. Planifica bien los timings para que puedan desarrollar su labor efectivamente, incluyendo el control de tiempos para descansos y sustituciones.

En caso de emplear personal propio como asistentes a las personas con discapacidades, asegúrate que reciben una formación previa y que estén disponibles cuando sus servicios sean requeridos. No esperes que los invitados actúen como personal de asistencia; las personas discapacitadas no tienen porque esperar a que otros participantes estén libres para ayudarles.

En cuanto a los intérpretes de signos, consulta con los asistentes sobre su ubicación idónea en la sala, por ejemplo, en un punto bien iluminado para facilitar su visión desde cualquier punto de la sala.

Alquiler de equipos
Una vez planificados de antemano los requerimientos de presentadores y asistentes, será necesario alquilar el equipo adecuado, como sistemas de amplificación auditiva, micrófonos itinerantes, tecnologías específicas… Si las salas no poseen el equipo necesario, gestiona su alquiler e instalación. En el evento coloca la señalización adecuada que indique de la disponibilidad de los equipos y destina personal de asistencia que conozca bien su funcionamiento. En caso de usar otro tipo de equipamiento electrónico asegura que no causa interferencias. Comprueba que el sistema funciona correctamente, que el volumen es el apropiado y que la acústica no distorsiona la calidad del sonido.

Asientos y áreas de descanso
Comprueba que hay espacio suficiente en los pasillos y entre las filas de asientos para una fácil movilidad de las sillas de ruedas, o para las personas con discapacidad visual acompañadas por personal de asistencia, etc. A ser posible, emplea mesas y sillas movibles o comprueba que hay suficiente espacio entre los asientos. Ten en cuenta que las mesas y sillas fijas pueden suponer un problema para la movilidad de los asistentes con discapacidades físicas. Comprueba también que hay suficiente espacio bajo las mesas de las áreas de descanso para la silla de ruedas y que los refrigerios están colocados en zonas de fácil acceso para los asistentes, y sobre soportes con la altura adecuada.