Poca cosa… Connections pretende ser «el primer evento totalmente diseñado (meeting design), de próxima generación, H2H (de humanos a humanos) para el sector meetings», y se llevará a cabo del 9 al 12 de diciembre de 2015 el DoubleTree by Hilton Lisboa Fontana Park y en El Conrad Algarve. Este evento se basa en conseguir que los participantes, compradores y proveedores por igual, vivan juntos nuevas experiencias basadas en los principios del meeting design.

El objetivo es ofrecer «un programa donde disfrutar de una amplia variedad de actividades cuidadosamente escogidas para crear una sensación de bienestar, aventura física, unidad rítmica, y momentos sensoriales – todo llevado a cabo en pequeños grupos, por lo que el recuerdo e impacto es mayor. Además, damos a conocer las últimas ideas sobre la evolución estratégica del sector de reuniones». Sonaba bien, así que hablamos con Micaela Giacobbe, directora de Connections.

Hay muchos eventos de networking en este sector. ¿Qué deseas cambiar?

Los profesionales de nuestro sector son bastante conservadores, con un enfoque constante en la logística en lugar de la propia reunión y de su contenido. Falta una comprensión de los objetivos y resultados esperados del evento. Solo los programas bien diseñados pueden lograr mejores resultados en eventos, y todos los participantes tienen que estar involucrados. Los compradores que asisten a este evento son realmente de difícil acceso, y simplemente no ven el valor de los eventos b2b existentes. Queremos mostrar al sector cómo los eventos b2b pueden ser inteligentes, bien diseñados y más humanos con el fin de crear lazos entre compradores y proveedores.

Tu plan incluye un entrenamiento para los asistentes, algo poco común. ¿En qué consiste?

Solo estamos siguiendo las tendencias de la sociedad misma y usamos un enfoque humano de colaboración en el proceso de aprendizaje de esta reunión. Según el informe Megatrends del Convention Bureau alemán, el cambio más importante en las próximas dos décadas es la medida humana, que es la necesidad de contacto humano y social y la conciencia de las necesidades humanas.

En los formatos de aprendizaje tradicionales en reuniones, el «keynote» le está diciendo a la audiencia qué pensar, mientras que el conocimiento reside igualmente en la multitud y el moderador es clave en la captura de ese conocimiento para beneficio de todos. Estamos trabajando con el experto en este campo, Mike Van Der Vijver, co-autor de «In the heart of meetings» para aplicar su metodología en Connections, con el fin de lograr grandes experiencias empresariales y educativas.

Entiendo que el hacer coincidir en el evento tanto a organizadores como proveedores es una baza importante del evento (que le da la viabilidad económica), pero no hay un sistema de citas ni formatos en los que se tengan que sentar los unos con los otros ¿No hay riesgo de que los buyers vengan sin ningún interés de compra?

Nuestra industria es un negocio de gente y los eventos de networking que estamos acostumbrados a tener desaprovechan el lado emocional del ser humano, lo que pone en peligro la oportunidad de negocio que la confianza podría traer a un proveedor. El verdadero riesgo es que nosotros, como organizadores, tomamos cuando sentamos a un comprador y un proveedor durante 20 minutos con barreras entre ellos, como una mesa, es que la emoción está poco o nada involucrada. Esta es una oportunidad perdida para que construyan entre ellos la confianza tan necesaria para los negocios. Con el fin de tener éxito en ventas, es necesario comprender las necesidades de sus clientes antes de adaptar una propuesta para ellos, y los formatos tradicionales simplemente no permiten que se produzca este importante aspecto.

En Connections, la «reunión» se compone de 40 minutos donde el comprador y el proveedor llegan a hablar de sus necesidades de negocio y sus soluciones (esto puede suceder en una mesa o en un banco) y comparten juntos una experiencia inolvidable. Esto rompe barreras y abre las puertas a las oportunidades de negocio. No es ninguna sorpresa que la retroalimentación de la audiencia de nuestros eventos existentes de viajes de lujo haya sido excepcional.

¿Cómo funciona el trabajo en red? ¿Nos puedes dar un par de ejemplos de actividades que se ofrecen?

Todo el programa es un ejercicio de creación de conexiones. A partir de las experiencias conjuntas, porque las emociones fuertes entre los participantes se ejercerán en todo el programa. A partir de los almuerzos, las cenas, las experiencias de grupo y experiencias de aprendizaje, todo el mundo será capaz de establecer contactos con sus socios de negocios potenciales. Las actividades se basan en factores de narración que el destino es capaz de ofrecer dentro del programa.

Por ejemplo, nos reuniremos mientras caminamos en el centro de Lisboa, o en el famoso Museo de la Cerveza, o vamos a tener sesiones de aprendizaje en un viaje en tren de tres horas de Lisboa a Faro, o hacer arte con corcho (¿sabías que el 60% del corcho en el mundo se produce en Portugal?), y mucho más. Estamos diseñando el programa con Mike Van der Vijver y, a finales de octubre, podremos compartir el programa definitivo con todos.

¿Cuáles son las principales enseñanzas sobre lo que mejor conecta a la gente en los eventos, lo que crea las emociones que perduran?

La idea básica es simple: según el premio Nobel Eric Kandel, la gente no recuerda nada sin emociones. Así es como nuestro cerebro está cableado. En el diseño de un programa que tiene el networking como objetivo, el principio es que los participantes deben ponerse en una situación en la que puedan compartir una experiencia emocional positiva, agradable. Tener una experiencia agradable juntos – yendo más allá del mero comer y beber – significa que la gente mida las reacciones del otro en circunstancias no estándar. Como resultado, son mucho más propensos a desarrollar confianza mutua. La investigación muestra que la confianza es un parámetro mucho más importante para la cooperación exitosa que sólo los resultados financieros. Por supuesto, las recompensas financieras vendrán, pero eso no puede ser la única cosa.