Su visión ética puede aplicarse en todas las fases de la planificación de un evento: desde la elección de un destino o un espacio, al transporte a utilizar, y los proveedores necesarios.

Aspectos a tener en cuenta en la organización de un evento sostenible:

Destinos
En la selección de un destino para un evento, además de evaluar su coste o el nivel de atractivo que pueda tener para los asistentes, también puede elegirse en base a su situación económica o a las prácticas responsables que desarrolla.

A su vez, incluir trabajo de voluntario in-situ es una excelente manera de conectar el evento con la comunidad en la que se celebra. El voluntariado no sólo genera publicidad para el grupo, sino que a su vez colabora en una causa y da a los asistentes un sentido a la actividad que realizan, y a la vez les permite hacer team building y conocerse en un contexto diferente al habitual.

Hoteles y lugares
Cada vez son más las cadenas hoteleras y espacios para eventos que empiezan a aplicar políticas sostenibles. A la hora de elegir un hotel, infórmate de si realizan prácticas sostenibles mínimas, como reciclaje, programa de reutilización de toallas, donación de los amenities que no se usen, etc. Una idea es elaborar de antemano un cuestionario para conocer el nivel de su compromiso sostenible (pide consejo a ONGs medioambientales para formular las preguntas necesarias para conocer su nivel de responsabilidad, que a la vez te servirá para futuras selecciones de espacios para eventos). O que colaboren con alguna causa a la que destinan parte de sus ingresos.

El nivel de compromiso del hotel o lugar no se limita a las prácticas medioambientales que aplica sino que también es importante conocer también la situación laboral de sus empleados. El organizador querrá evitar aquellos espacios en los que los trabajadores cobran salarios inferiores a los establecidos y cuya situación laboral no es legítima.

Transporte
Dado que los desplazamientos de delegados a reuniones, ferias y otro tipo de eventos están muy ligados al transporte terrestre y aéreo, la contaminación del medioambiente es inevitable. Lo que sí está en manos de la empresa organizadora es minimizar este impacto. ¿Cómo? Selecciona un hotel que reuna una oferta amplia para eventos de modo que todas las actividades se puedan realizar en el mismo lugar o en espacios cercanos al hotel, evitando y/o minimalizado la necesidad del transporte. Otra posibilidad es calcular la contaminación total que produce el evento y compensarlo con una donación económica. Para ampliar información sobre este tema visita la página www.ceroco2.org

Asimismo, incluye una cláusula en el contrato con el proveedor de transporte que establezca que se compromete a cumplir con los requisitos sostenibles de la agencia organizadora.Informa a los delegados sobre el sistema de transporte público del destino del evento y promueve su uso, regalando tarjetas y mapas a cada asistente para que puedan moverse fácilmente del hotel al lugar del evento. Organiza lanzaderas para llevar a los delegados del aeropuerto al sitio del evento y al hotel y viceversa, para evitar un desplazamiento masivo en taxis de los asistentes.

Catering
Una de las tendencias al alza en eventos es servir comida elaborada a base de ingredientes orgánicos y cultivados localmente, para evitar el desplazamiento en transporte de alimentos y su consecuente impacto medioambiental. Si el lugar del evento no provee este tipo de servicio, el organizador puede contratar un catering externo (habiéndose cerciorado antes de que el espacio elegido no tiene una colaboración fija con una empresa de catering determinada) que sí realice este tipo de prácticas sostenibles.

Otra consideración: pide que la comida se sirva en vajilla de porcelana y evita el uso de plásticos, así como opta por usar servilletas y mantelería de tela. En caso de usar recipientes de plástico para servir la comida, asegúrate que el espacio realiza una correcta gestión del reciclaje de los materiales desechados. Asimismo, coordina con el lugar del evento o con centros locales de distribución de alimentos, que la comida sobrante se envíe a bancos de comida o comedores sociales.

Materiales sobrantes
Un evento también genera materiales que, una vez utilizados, no se vuelven a usar. Ejemplos: muestras de productos, centros florales y, en ocasiones, mobiliario (que también se puede guardar para próximos eventos), etc., especialmente en ferias y congresos. Para el organizador es mucho más rentable donar el material sobrante que pagar el coste de su traslado de vuelta a destino. Los centros florales pueden donarse a hospitales, y el mobiliario a centros sociales o escuelas.

En conclusión…
Por extensión, la organización responsable de un evento permitirá a cliente proveedores y asistentes beneficiarse indirectamente de las prácticas responsables aplicadas por la agencia organizadora. Organizar de forma sostenible tiene una doble vertiente: su buena gestión te permite disminuir los costes, por lo que es bueno para el negocio, y además sirve para dar ejemplo a otros actores del mercado para que también ellos comiencen a desarrollar prácticas sostenibles.