8 tendencias en las agencias de azafat@s y personal para eventos

La tecnología, una herramienta viva. Las apps para eventos (datos del evento, agenda, entrada…), el uso de pulseras (sistemas cashless), el reconocimiento facial, programas de seguimiento de asistentes en tiempo real, gestión de citas previas al evento son las tendencias en marcha. Dinamizar y agilizar las colas en el registro y en la acreditación es un reto constante y la tecnología ayuda mucho en ello. ¿La última novedad? “el lector de retina para los asistentes de un evento”, nos señala Irene Negro de Elegance Azafatas.

Apps para la comunicación con el personal (o no…). la agencia Tote Vignau ha desarrollado herramientas como una app móvil propia que les permite comunicarse entre el personal, y donde se refleja el perfil de cada trabajador, ofertas de trabajo, notificaciones… “Además tenemos una agenda con sus trabajos pendientes/asignados; están conectados a nuestro programa de gestión que nos permite gestionar más de 2.000 eventos con más de 500 clientes, y 5.000 azafatos diferentes cada año”, nos señala Pablo Soler, su general manager.

Y lo vintage sigue fuerte… Muchas apps… pero a veces lo de siempre funciona. “Trabajamos con walkie-talkies. Lo más sencillo sería trabajar con móviles, pero son una gran distracción para el personal. Aunque el uso de walkie-talkies parezca anticuado, estamos muy satisfechos con el resultado”, nos señala Irene Negro, de Elegance Azafatas.

¿Los robots tomarán el poder? En un sector donde las personas son la base, la atención al público es un punto estratégico durante un evento. ¿Supondrá la robótica una amenaza para las azafatas? “La utilización de dispositivos tecnológicos se aplicará sobre todo en la información al público y en el registro, pero siempre serán necesarias las personas. Un robot podrá llevar a cabo acciones mecánicas, pero no desarrollará la empatía, características y habilidades humanas”, señala Carmen Centol, presidenta de ADEAZA (Asociación Española de Empresas de Azafatas). 

Nuevas herramientas de gestión del equipo. La organización es clave para que un equipo esté alineado y pueda ejecutar el evento, y los sistemas de gestión ayudan. “Algunas de nuestras empresas utilizan sistemas propios de gestión, aunque otras tienen programas específicos, incluso apps para lanzar sus ofertas de empleo. Utilizamos también videoconferencias para reuniones en grupo, incluso para pre-selecciones de los equipos”, señala Carmen Centol.

Cuidar el briefing. Es el momento donde se detallan las responsabilidades del personal y la personalidad del evento. “Hacemos un briefing por las mañanas para conectar las diferentes oficinas, y con los equipos que están en algún evento. Hablamos de los temas importantes, y es un momento para dar las gracias a alguien del equipo y resaltar puntos positivos”, nos señala Isabel Rodríguez de Meridiana.

Selección del personal: nuevos formatos. En este campo, las agencias han buscado nuevas fórmulas. Isabel de Meridiana nos señala que “no es fácil debido a que la mayoría del personal son jóvenes (estudiantes, etc.), que buscan horarios flexibles”. Para retener el talento e identificar los mejores talentos, han diseñado un sistema basado en una evaluación posterior al evento, y se puntúa cada azafata después de cada evento, llegando así a tener una nota y características de cada una de sus azafatas. “Es importante valorar el buen trabajo para motivar y diferenciar al que se esfuerza”, nos señala Isabel.

Selección del perfil: la responsabilidad de RRHH. Las necesidades de personal no son las mismas para todos los eventos, y la selección es complicada y esencial. “Utilizamos nuestras redes sociales y portales especializados (contamos con uno propio) para poner anuncios y hacer una preselección, así como nuestras propias bases de datos. Nuestros medios de selección son las entrevistas presenciales y virtuales (videoconferencia a través de ordenador o móviles), e incluso algunos de nuestros asociados cuentan con apps propias”, nos señala Carmen Centol (presidenta de ADEAZA).

La motivación y flexibilidad, dos factores que importan. “Nuestro leitmotiv es ‘tratar a la gente como nos gustaría que nos trataran’; si tengo una persona embarazada, permitirle hacer una jornada reducida, compatibilizar dos puestos distintos y que haga algo de logística. Además integramos una consultoría estratégica que nos ayuda a establecer unas pautas y normas para motivar a la gente. Se trabaja mucho en que los procedimientos sean más rápidos, para tener un equipo más efectivo y contento”, nos señala Isabel de Meridiana.

Integrar personal masculino. Afortunadamente son cada vez más las empresas que quieren integrar personal masculino en sus eventos. “Parece mentira pero aún nos encontramos muchos clientes que no quieren equipos mixtos, sobre todo en ferias y eventos relacionados con el deporte”, nos señala Irene de Elegance.

RSC, más importante que nunca. Compensar la huella de carbono de todos los eventos donde gestionan a un equipo con más de 30 personas, es el objetivo de Isabel (Meridiana), «nosotros gestionamos personas, y éstas llegan y se marchan de la sede del congreso/evento desplazándose en coche o transporte público. Dependiendo de cada caso, nuestra calculadora nos dirá cuántas toneladas de CO2 hemos generado y pagaremos por esa compensación a algún proyecto medioambiental. Esto nos genera un certificado que enviamos al organizador del congreso/evento una vez finalice», nos señala isabel.