7 webinars y un objetivo: conectar al sector

Encuentros sectoriales, temas de actualidad y retos del COVID19

Nuestro primer bebé nació el pasado 23 de marzo con ‘La perspectiva de los Event Managers’ un webinar sobre el panorama actual y con una participación de 730 personas. Durante la reunión se destacó la importancia de aplazar en vez de cancelar los eventos y la experiencia real como algo irremplazable. Tras el éxito de esta primera reunión, lanzamos ‘La perspectiva de grandes Convention Bureaus’ con una asistencia de 578, y unos participantes de lujo: invitamos a los responsables en Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, que según la encuesta lanzada por Foro MICE, son las cuatro ciudades más afectadas por el impacto del Covid19 en el sector. Nuestro tercer reto fue la reunión con ‘Agencias de eventos que se adaptan en un contexto VUVA’, con una participación de 466 personas, tratamos temas como los problemas financieros que se enfrentan, el protagonismo que tendrá lo digital o las alternativas más viables en estos momentos. ‘Perspectiva y reacciones de los grandes recintos’ fue nuestro cuarto webinar  con 272 personas, y lanzamos cuestiones como: ¿habéis cambiado condiciones de cancelación o aplazamiento?; ¿cómo estaréis pasado verano: saturados?; ¿cómo pensáis gestionarlo? o ¿qué hacen vuestros equipos estos días? También pensamos en las agencias, pero ahora tocaba entender la situación de las ‘Agencias MICE’, con una convocatoria de 375 personas, hablamos sobre un sector que libra la batalla en primera línea y se enfrenta a oleadas de cancelaciones. ¿Las más recientes? Este lunes tuvo lugar la presentación de la primera Asociación De Espacios para Eventos (ADEPE) bajo un contexto complicado donde se pretende alzar la voz de un sector bastante afectado. Y por último, ayer tuvimos el webinar de ‘ADEAZA y azafatas’ (próximamente publicaremos el resumen).

Algunos consejos para hacer tu webinar

Cristina Marín es nuestra experta en webinars. Ella es la maestra de ceremonias, la persona que está detrás gestionando y coordinando estos encuentros, y nos ha contado algunos de sus secretos de su éxito. ¡Toma nota!

Pre-evento:

• Hacer un buen seguimiento de posibles dudas o comentarios de tus futuros asistentes.
• Anticiparse a sus dudas, hacer un buen análisis del «user experience» y ver los posibles cuellos de botella, para intentar suavizar esto – hacer un FAQ accesible para todos y dar instrucciones, concretas, breves y sencillas.

Evento:

• Si es un webinar tipo charla sin pwp, hacer una creatividad de espera para que los asistentes vean antes y después de la charla.
• Abrir un canal de comunicación con los speakers y organizadores en paralelo al webinar en sí, (de este modo se evitan: ¿me ves?; ¿me oyes?) y dudas públicas.
• Obviamente hacer un «ensayo» antes del evento.
• Los speakers deben cuidar sus «entornos» nada muy llamativo a sus alrededores que pueda distraer la atención del asistente y por supuesto evitar el tráfico de personas o ruido ambiente.
• Para evitar ese ruido ambiente, es recomendable que los speakers utilicen cascos con micrófono integrado.
• Riguroso control de micrófonos: saber cuáles son las reglas del juego y, antes de intervenir, asegurar que nos van a oír (desbloqueando el micro).