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Como cada año, IACC lanza su informe Meeting Room of the Future, una iniciativa que analiza las tendencias, tecnologías, e innovaciones que impactarán en el diseño y la utilización de los espacios de reuniones del futuro. Con la participación de 400 sedes ubicadas en 26 países y 250 profesionales, su objetivo es estratégico: conseguir que las reuniones sean más efectivas, estén más enfocadas a los resultados, y más sintonizadas con el ROI a través de un diseño del espacio más inteligente y de la creación de experiencias. Este año, los resultados se presentaron durante la celebración del WEC organizado por MPI con un showcase experiencial que recreaba el espacio de reunión del futuro. Te resumimos los principales requisitos que debe cumplir.
1. Espacios de reunión más flexibles, también en exteriores. Lugares de reunión fuera de la habitual sala de reunión para crear experiencias más memorables, más dinámicas y que faciliten la interacción y la creatividad de los asistentes.
2. Apuesta por las nuevas tecnologías y, por supuesto, por el acceso a wifi gratuito. Pero sin descuidar la ciberseguridad a la hora de compartir datos y conexión durante un evento.
3. El asistente se preocupa por lo que come durante lo evento y qué se hace con la comida que sobra. No solo es un asistente más consciente de que durante un evento debe ofrecer un catering saludable (preguntando por sus orígenes, ingredientes, posibles alergias, etc.), sino que además se preocupa de que este sea sostenible, utilizando productos de proximidad y quiere saber qué se hace con el excedente y cómo puede evitar el desperdicio de alimentos.
4. Luz natural, espacios abiertos al exterior y contacto con la naturaleza. Los organizadores no quieren meter a sus asistentes todo el día en una sala de reunión oscura. Buscan alternar los momentos de pantallas y proyección dentro de sala, con tiempo de contacto con el exterior y con luz natural. Se preocupan por el bienestar de su asistente, ofreciendo entornos agradables y acogedores.
5. Los operadores de espacios deberán asumir un rol más de consultor estratégico. Nos se trata de reservar una sala y enviar propuestas de menú, es interesarse por las necesidades del cliente y adaptar el espacio y sus servicios a los objetivos del cliente; querrán que les ofrezcan más servicios dentro y fuera del recinto para ayudar a crear una experiencia más completa del evento.
6. Conseguir dar forma a un espacio que envuelva y de consistencia a la narrativa del evento. Los eventos tienen un concepto, un storytelling que quieren hacer llegar al asistente y el espacio tiene que reforzar esta historia. Ya sea por su diseño, su decoración, su estilo arquitectónico o, incluso, por sus recursos técnicos y audiovisuales para envolver al asistente con esa historia.
7. Ofrecer una experiencia inmersiva. Hablando de envolver al asistente en una historia, las experiencias digitales están al alza y los espacios deben poder acoger montajes audiovisuales que vayan más allá de la mera pantalla de proyección.
