7 consejos para trabajar con staff freelance en eventos

Las agencias se adaptan a la situación del mercado con estructuras más flexibles y más especializadas. El personal freelance permite esa flexibilidad de poder contar con colaboradores para grandes eventos puntuales o épocas con mayor volumen y solventar costes fijos en temporadas más flojas.También facilita a las agencias contar, para proyectos concretos, con profesionales de un perfil específico que colaboran en el evento y aportan su experiencia. Por ejemplo, si en tu evento es fundamental la dinamización en redes sociales o requiere de una campaña de comunicación online, un community manager o experto en social media puede trabajar ad hoc para la ocasión.

Los freelance se convierten en parte de tu marca durante su trabajo y en muchos casos están en contacto directo con tus clientes. No está de más tener en cuenta una serie de pautas para que la colaboración sea perfecta:

– Ten en cuenta la imagen que quieres mostrar y el tipo de evento para contratar el personal que mejor encaja: más o menos formal, con más o menos experiencia… Considera también su experiencia previa -tipos y tamaños de eventos, funciones que han realizado, etc.- y el perfil profesional que mejor se ajusta para tu evento. No olvides que un freelance que se porta mal, falta de respeto al cliente, viene mal vestido… puede dañar mucho tu evento.

– No lo dejes para el último momento. Sabemos que los eventos casi se pueden confirmar de un día para otro, pero dentro de lo posible planifica su contratación, contacta con ellos con tiempo y confírmales el trabajo con cierta antelación. Así te aseguras que contarás con los profesionales que mejor encajan, pero también les podrás implicar más temprano en la organización, que entiendan mejor el evento, que aporten más valor…

– Cuenta con el equipo de la agencia, escucha su opinión antes de contratar a uno u otro profesional. Sobre todo considera si sus personalidades cuajarán. Serán muchas horas de trabajo, nervios, imprevistos y es importante que sus personalidades se complemente para que puedan sacar lo mejor de sí.

– Si es la primera vez que trabajas con ellos, no dejes de entrevistarles. Pueden tener un buen curriculum o venir recomendados, pero aun así verles en persona o, como último recurso, conversar por teléfono te ayudará a asegurarte de que te ofrecerán realmente lo que buscas.

– Dedica tiempo a formarles e implícales en el evento. Dales toda la información necesaria y en detalle. Es importante que entiendan el porqué del evento, objetivos, lo que se espera de ellos. Explícales los detalles necesarios para que conozcan la marca para la que trabajaran, el cliente, sus peculiaridades, etc. No te centres en describirles solo su función y que no sepan el conjunto de roles que desempeñarán el resto del equipo. Hazles sentir parte de tu equipo; será la forma en que se comprometan con el proyecto como uno más y se propicie el «buen rollo» recíproco que lleve a futuras colaboraciones en el tiempo.

– Sé legal. ¿Recordatorio inútil? Quizás no… Asegura que esté debidamente declarado; es importante tanto a nivel moral como a nivel legal. Sí, sí, puedes ir a la cárcel o tener que pagarle pensión de por vida en caso de accidente de un freelance no declarado.

– Haz un debrief interno. Como con un proveedor, tienes que aprender de la experiencia. Pídele su opinión sobre lo que hubierais podido hacer mejor, pregunta al equipo los aspectos buenos y mejorables del free lance, y saca aprendizajes para la próxima, desde «nunca más» hasta «tendremos que mejorar los procesos de comunicación»…