6 tendencias tecnológicas en congresos

Nuevas formas de autentificación

Los sistemas biométricos como el lector de huellas, de iris o el reconocimiento facial se integran en los congresos como nuevos sistemas de autentificación. Durante el congreso de OPC Spain, se instaló un sistema de registro a través de reconocimiento facial, de la mano de Orquidea Technology Group. Toda una innovación para mejorar el flujo de acceso de los asistentes, evitando colas y papel.

Traducción simultánea desde el móvil

La barrera del idioma en un congreso puede ser un problema. The Global Password ofreció durante el congreso Bio’19 una comunicación en tiempo real en castellano e inglés, donde los espectadores podían escuchar la interpretación desde su móvil manteniendo la máxima calidad del servicio, y los intérpretes podían trabajar desde cualquier lugar, sin tener que desplazarse al congreso. ¿Cómo? Mediante el sistema de audio y video del congreso, (o incluso desde un portátil o Tablet), la plataforma retransmite en tiempo real el evento al intérprete. Este recibe la retransmisión del congreso en su propio lugar de trabajo y envía la interpretación simultánea en alta calidad a los asistentes al evento, de tal manera, que los espectadores reciben directamente y de forma instantánea en su teléfono móvil el sonido de la interpretación en alta calidad.

Sistema de acreditaciones inteligentes

Las acreditaciones inteligentes son las que cuentan con un chip integrado que permiten almacenar toda la información necesaria: datos nominales, cargos que ostentan, derechos como el de la comida, acceso a cursos pre-congreso y un largo etcétera. Esta tecnología posibilita que, gracias a las antenas RFID que proceden a la lectura telemática, el asistente no sea interrumpido en ningún momento en los accesos a las salas y su estancia en el congreso.

Durante el congreso de Mama 2019, se diseñó un proceso de acreditación que consistía en dos fases. En primer lugar, la secretaría técnica se encargó de formalizar las inscripciones de los congresistas durante los meses previos al evento, y después se procedió a la entrega de las acreditaciones inteligentes, una vez los congresistas llegaron al venue y presentaron su documento de inscripción.

Encuestas digitalizadas a congresistas

¿Qué información queremos obtener?; ¿queremos información en función del tipo de asistente?; ¿evaluar las sesiones, el congreso en general o todo?; ¿ incluir preguntas de algún patrocinador en el cuestionario? Y un largo etcétera. La evaluación puede, y debe, ser completa: desde el catering, hasta el venue, ponencias, sesiones… Se trata de una herramienta muy potente para obtener el feedback de los asistentes, y una data interesante para mejorar en la siguiente edición. La empresa IDCongress diseña encuestas a los asistentes de forma digitalizada. Una vez finalizada cada jornada del congreso, los asistentes reciben una notificación en su correo con la encuesta para valorar las diferentes sesiones a las que han asistido. Las encuestas a congresistas son muy importantes para la toma de decisiones y para conocer si han cumplido las expectativas las diferentes ponencias. Además, el proceso de digitalización permite el ahorro de gran cantidad de papel y aumenta la participación de forma considerable, ya que es mucho más cómodo.

Inscripciones más dinámicas

Durante el congreso de SEPA 2019, se dinamizó el proceso de inscripción, implementando una plataforma adaptada a todos los grupos: estructuraron los diferentes segmentos de asistentes, y generaban la inscripción a través de la plataforma desde el clásico voucher hasta el Passbook (que permite a los inscritos tener su acreditación en el móvil). De hecho, uno de los objetivos era mejorar la experiencia del congresista facilitando el registro. “Hemos implementado la autoimpresión, de esta forma la mayoría de delegados ha acudido al evento con la acreditación ya impresa”, señala Javier, con consecuencias a nivel de bolsa del congresista: más del 90% de los delegados con la acreditación ya impresa no pasaron a recoger la bolsa del congresista y utilizaron la App para conocer el programa. ¿Es la App la bolsa del congresista del siglo XXI? 

Inteligencia artificial en equipo

Durante el congreso OPC Spain se diseñó un juego para retar a los asistentes. A través de una pizarra de visual thinking se dibujaron tres cimas en la pizarra para escalar (nosotros éramos los escaladores), y como en cualquier cima, se escala con el apoyo de todas esas personas… Cada cima reflejaba los tres retos del congreso: crear industria, eventos innovadores, y tecnología. Teníamos que coger un sobre, y a través de dos pequeñas pegatinas que había en el interior, pegarlas a nuestro criterio en aquel desafío que considerábamos que podían aportar más rentabilidad. José María González del Álamo, CEO de Innovation Wars, puso sobre la mesa los resultados procedentes del reto que se llevó a cabo mediante inteligencia artificial ¿Cuáles son los retos clave? El primer reto fue crear industria con un 68% de las votaciones, “crear industria unida y profesionalizada para ser reconocidos y apoyados”. El segundo reto: innovar, con un 65% de las votaciones, “organizando eventos originales que aporten nuevos valores añadidos”. Y en tercera posición: la tecnología humanizadora con un 61%, “compaginar la era digital con el contacto humano para mejorar experiencias”.