6 herramientas digitales para el organizador de eventos

Google Drive o Dropbox: se acabó eso de reenviar words o excells por mail o esperar que alguien del equipo actualice el documento para que otro pueda abrirlo. Además de almacenar en la nube los documentos de trabajo y poder consultarlos desde cualquier dispositivo, estas herramientas permiten compartir archivos y que cada miembro del equipo actualice simultáneamente los archivos facilitando el trabajo colaborativo.

Pipedrive: es un CRM de ventas y software de gestión de bases de datos desde donde visualizar las ventas; hacer seguimiento de clientes potenciales; proyectar las ventas futuras y posibilidades de negocio. Más específico al sector de ferias está Xhibit, una aplicación de gestión comercial ferial que permite recoger de forma automática los contactos que se producen en tu stand en una feria. Es una herramienta de CRM pero orientada a optimizar la presencia en ferias.

MailChimp: de nada sirve que tengas una cuidada base de datos, que tengas claros, ordenados y filtrados los asistentes a tu evento si las comunicaciones que quieres hacerles llegar no se hacen de manera rápida y fluida. Esta herramienta te ayudará a gestionar tus mailings y envío de newsletters, lanzar campañas de email marketing para dar a conocer tu evento, incentivar el registro de asistentes, etc. Además de gestionar las listas de distribución o elegir el diseño, permite acceder a las estadísticas para conocer la tasa de apertura, de rebote, los clicks realizados, etc.

Trello: es un cuadro de mandos donde organizar el trabajo entre personas de un equipo y ver la evolución de las tareas que se tienen que desarrollar para un evento. Estructurados en tableros, cada tablero puede ser el proyecto de un evento, se pueden ver las tareas que cada miembro del equipo está haciendo, las que están terminadas y las que quedan por realizar. Además de tener una panorámica del status del proyecto y su responsable, la plataforma permite subir archivos, agregar notas, sincronizarse con calendarios, etc.

Typeform: una herramienta para crear encuestas online y diseñar formularios. Más visual que Google docs y mucho más profesional que entregar un formulario editado en Word para pasar las encuestas de satisfacción tras los eventos.

Eventbrite: además de una plataforma de gestión de inscripciones y venta de entradas online, la plataforma funciona como un buscador de los eventos que usan la herramienta indexándolos por categorías para facilitar la búsqueda según determinados criterios. Así el posible asistente que se mete en la web para buscar eventos de su interés tiene filtradas la citas que pueden cuadrar con lo que está buscando.