6 formas de mejorar el rendimiento de una feria utilizando Internet

Antes de embarcarte en un proyecto tecnológico, debes asegurarte que los colectivos a los que te pretendes dirigir, están habituados a utilizar la tecnología y utilizarán Internet y accederán a tu página web para acceder a información sobre la feria.

1) Catálogo de Expositores & Paquetes Informativos
Ahorra costes no teniendo que imprimir el catálogo de expositores, ni la documentación informativa, sino que la puedes suministrar online. Si algún expositor no tiene acceso a la web o no sabe hacerlo, siempre le podrás imprimir tu mismo una copia de la información y enviársela por correo.

2) Venta de Stands Online
La empresa Fortenberry puso en marcha un sistema de venta y asignación de espacios online y eliminó radicalmente el papeleo y las presiones ápolíticasá para conseguir los mejores espacios. Los expositores pueden ver en tiempo real los planos de la feria, los espacios ya comprometidos y aquellos todavía disponibles. Todo el proceso de selección, desde la petición hasta el pago online, simplifica el trabajo del organizador de la feria y no por ello empeora el nivel de servicio a los expositores.

3) Facturación
Mejora las tediosas tareas administrativas relacionadas con la facturación: recogida de datos, consultas, cálculos, impresión y envío de facturas. Con unos pocos clicks podrás seleccionar los expositores por características comunes, crear y enviar facturas por correo electrónico, facilitar los detalles de pago, etc.

4) Confirmaciones
Las confirmaciones por correo o por fax son ya algo del pasado. Cuando un expositor se registra online, le puedes enviar inmediatamente la confirmación, junto con las instrucciones para el montaje del stand y enlaces a toda la información de interés para el expositor que esté colocada online. El ahorro de tiempo y coste es considerable. Además, puedes aprovechar para enviar a los expositores los recordatorios que creas necesarios. Puedes instalar un programa online de control de las diferentes confirmaciones enviadas y recibidas.

5) El Programa Impreso
Se acabó el reescribir la información y datos de contacto de los expositores para publicar el programa. Ahorra tiempo de preparación y edición tomando la información de los expositores desde sus propios «stands online».

6) Aumenta el Valor para los Expositores
Además de los ahorros en tiempo y dinero, te beneficiarás de la imagen positiva asociada al hecho de tener sistemas y tecnología útiles para el ahorro de costes. Puedes transferir valor a los expositores permitiéndoles que creen sus propios «stands online», donde resaltar sus características, promover sus productos y servicios y generar y gestionar contactos comerciales durante todo el año.

Hay que tener en cuenta, no obstante, algunas consideraciones:

1) El coste de desarrollar una solución online innovadora.

2) El tiempo necesario para aprender a utilizar y familiarizarse con el programa.

3) Comunicar la página web a los expositores y hacerles llegar instrucciones claras sobre cómo presentarse online.