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6 consejos para organizar un incentivo en el mar
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El mar provoca diversas sensaciones: libertad, desenfado, deshibinición, aventura, excepcionalidad… es, resumiendo, un aliado extraordinario para conseguir diversos objetivos en determinado tipo de acciones de incentivo. Sin embargo, también puede ser tremendamente arriesgado: no solo temas como la seguridad y la incertidumbre, incluso temas más prosaicos como el pudor o la incomodidad, pueden amargarte un genial incentivo sobre el papel. Estos son algunos consejos que no han dado David Tort (Amex Meeting & Events), Tony Anagor (LifestyleDMC), Frédéric Scheel (Event One DMC), Olga Navarro (ITB DMC), Jaime Sánchez (beon.Worldwide), y Javier Goizueta (Quum) que han compartido algunas de sus experiencias y de los factores que debes tener en cuenta antes de lanzarte al agua, y que se pueden agrupar en un único concepto: previsión.
Confirma antes del evento si los futuros participantes tienen alguna objeción
No es necesario haber nacido en la época victoriana para sentir un inmenso pudor a mostrarte en bañador delante de tus compañeros de trabajo. Tampoco hay que desdeñar la incomodidad que sienten muchas personas ante la idea de tener que lidiar con el calor, el sudor, la arena, la falta de espacio, no tener sus cosas a mano… A algunos simplemente no les gusta el mar o se marean. “Estos detalles son fundamentales a confirmar siempre porque te arriesgas a una baja participación, e incluso, a la cancelación del evento”, comenta Tony Anagor.
El tema del mareo necesitaría un capítulo aparte. Un buen consejo es que no basta solo con tener Biodramina a mano, asegúrate que se las tomen con tiempo antes de embarcar, no a bordo ya con signos de mareo. Y recuerda, el alcohol no ayuda (ni a bordo ni con resaca). “En una ocasión tuvimos que sacar a una señora de un barco con nuestra lancha extra porque estaba mareada. Los demás barcos y pasajeros se enteraron por los intercambios de radio y en cuestión de una hora casi 60 personas dijeron estar mareadas a pesar de haber condiciones meteorológicas prefectas. El grupo no le vio la gracia al velero y prefirieron ser escoltados en yate y disfrutar de un pequeño paseo. Descargamos a las personas ‘mareadas’, pero las maniobras son complicadas porque dos barcos en mar abierto se rozan y existen desniveles de hasta 2 o 3 metros”, nos cuenta Frédéric Scheel.
Ojo al tiempo
Si cualquier actividad outdoor tiene que tener en cuenta el tiempo, en el mar te la juegas mucho. “Aunque tiene que estar muy mal para anular las actividades”, cuenta Frédéric Scheel, “el año pasado en Tenerife unas olas de 5m nos hicieron volver rapidito con los catamaranes”. En todo caso, ante la incertidumbre solo puedes hacer una cosa, ser muy muy previsor. “Algo que aprendimos de la peor manera”, nos cuenta Tony, “ocurrió en un evento en Castelldefels para 200 personas. Estuvimos comprobando las previsiones climáticas y todo parecía indicar que tendríamos un día fantástico y soleado… y así fue, ni una nube. El problema es que hubo tanto viento que la arena voló sobre la comida, las bebidas, los muebles. Tuvimos que dar por finalizado el evento dos horas antes de lo previsto. Tendríamos que haber organizado el evento en una playa de arena gruesa, como la de Mataró, no en una de arena fina, como la de Castelldefels”.
Sé muy, muy práctico
Estos son algunos consejos prácticos que nos dan David Tort y Jaime Sánchez:
- Las playas son un espacio público, por lo que prepárate con tiempo a realizar gestiones con la administración correspondiente para lograr los permisos, lo que no siempre es fácil.
- Procura que el espacio esté habilitado en cuanto a infraestructuras, o bien apórtalas tú: aseos, duchas, espacios para cambiarse, espacios con sombra y donde puedan hidratarse.
- Provee de lo necesario para realizar la actividad (y adviérteles lo que necesitan llevar, por ejemplo crema solar) y procura que el material sea fácilmente transportable. Por ejemplo, si el hotel cede las toallas, dales una mochila donde puedan llevarlas junto con sus objetos personales.
- Tras una actividad, no pongas otra diferente inmediatamente. Posiblemente quieran sentirse cómodos y darse una ducha antes de continuar. Tampoco les gustará hacer el trayecto de vuelta a pie o en bus cubiertos de arena o con la ropa húmeda.
- Toma precauciones ante posibles problemas de salud como mareos, desmayos, insolaciones o golpes de calor: ten un botiquín de primeros auxilios, y a mano el número de teléfono de asistencia marítima.
- Recuerda que las estructuras especiales requieren una firme sujeción y necesitarás un generador si quieres instalar un equipo de sonido e iluminación.
- Si puedes elegir, mejor una playa fuera de la ciudad: habrá menos gente y probablemente te será más fácil conseguir los permisos.
- En altamar, contrata un seguro cuya póliza contemple asistencia en alta mar y el traslado urgente a tierra
- Piensa que dentro de una nave, el tema gastronómico es complicado así que piensa en propuestas que se adapten a los pocos medios y espacio, o bien organiza un abastecimiento concreto desde fuera.
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La seguridad, lo primero de tu briefing
“El mar es tan inspirador como la montaña, pero también son dos de los medios más hostiles para el ser humano”, nos recuerda Frédéric Scheel. “Son muy peligrosos y es un reto cuando te mueves con grupos de gente que no suelen tener experiencia en estos medios, y lo que es peor, el respeto y el miedo que se merecen”. Atento a los consejos que te da:
- Mantén la calma y sé organizado: realiza briefings con todas las tripulaciones y estate en contacto por radio y WhatsApp de forma permanente.
- Programa las salidas pronto: el mar está más tranquilo por la mañana y el viento se levanta con la térmica sobre las 10.30h.
- Si organizas una regata necesitarás un comité de regata que circulará en una lancha extra, y te vendrá bien tener una lancha de apoyo para el fotógrafo, la organización, y el equipo de seguridad.
- En actividades en la costa cuenta con socorristas y una lancha de salvamento.
Utiliza la expectativa como un valioso regalo
Para David Tort, una de las ventajas que aporta un incentivo en el mar es la expectación que genera. La segunda, que el mar te lo pone muy fácil para no defraudar esa expectativa, ya que favorece el poder crear experiencias auténticas y personalizadas. Por otra parte, navegar te permite acceder a lugares muy singulares y exclusivos como cuevas, calas privadas, islotes deshabitados, etc. Además su componente emocional es un importante recurso para estrechar lazos entre los participantes, un objetivo habitual en los incentivos.
Relax, no los atosigues a actividades
Los invitados necesitan un buen equilibrio entre aventura, experiencia, y relax, nos advierte David Tort, que aconseja que las actividades programadas se lleven a cabo con tranquilidad: “no recomendamos proponer actividades en un tiempo limitado, especialmente si son actividades que los asistentes pueden hacer a su aire; necesitan relajarse y disfrutar del entorno y la experiencia”… Pero ojo con el aburrimiento si son muchas horas de viaje.
