5 sentidos para comunicar mejor en tus eventos

La clave es tener en mente al asistente a la hora de diseñar el evento, y sobre todo considerar que cada persona tiene un sentido que predomina en el proceso de aprendizaje. Así, hay personas más «de oído» que asocian la información con el sonido y que agradecen música, canciones, que les repitan la información, etc.

Otros son «visuales» y lo que necesitan es que ocurra algo delante de ellos, visualizar la información a través de imágenes, fotografías, un espectáculo, etc. Y están los kinestésicos, que necesitan el movimiento y tocar para asimilar la información, escribir, pintar, manipular…

Así que… ¿qué hacer? No puedes diagnosticar el estilo de comunicación de cada asistente, con lo cual piensa que tus mensajes tendrán que llegar a todos de diferentes vías sensoriales. Todos los detalles cuentan y cada elemento de un evento estimula distintos sentidos:

– Vista: Quizás el rey de los sentidos en eventos. Obviamente el video es una gran herramienta de comunicación si está bien trabajado y si es corto (DraftFCB recomienda una duración de 1-2 minutos, no más). Pero piensa también en materiales impresos (papeles / lonas), y en PowerPoint o Prezis muy visuales (prohibido los bullet points!) en el cual pasarás tiempo analizando bien lo que comunica cada imagen o cómo representar tus conceptos o datos de forma escueta y visual- ¿cuántos powerpoints tienen slides con 20 cifras escritas a la vez? Divide en más slides, más sencillos y visuales).

Pero más allá, la iluminación comunica (colores cálidos o fríos, juegos dinámicos…), la escenografía, la ubicación del ponente comparado con el público, la decoración, el espacio expositivo, etc.

– Oído: Cuida mucho la calidad de la megafonía – el sonido es el componente técnico más arriesgado y problemas en este campo te arruinan la comunicación auditiva. Cambia la música de ambiente a algo que comunica. Trabaja bien la voz y el discurso del presentador (¡ensayando, por supuesto!). Y un detalle: piensa que tu mensaje, más que ser algo intelectual, tiene que ser musical «Yes we can» es algo que impacta, que se recuerda, más que cualquier discurso sobre las oportunidades en EEUU. Y se puede reutilizar a lo largo del evento, creando un recordatorio (ya sabes la importancia de la repetición en comunicación…)

– Olfato: ¡Sí, comunica! Piensa en el olor de la comida y la bebida, el ambientador de la sala, los materiales utilizados para la decoración y ambientar el espacio. Un olor ácido fomenta la creatividad y transmite dinamismo, un olor a violeta ayuda a concentrarse. ¿Por qué no un olor a café para la llegada a la sala? El olor no será una gran herramienta de comunicación de mensajes pero creará el ambiente necesario para comunicar bien.

– Gusto: Como el olor, es más un elemento de creación de entorno. Un catering transmite modernidad, tradición, tecnología, comunidad… según lo que se sirva y cómo. Tu marca se tiene que encontrar en el catering, sea en los colores de los platos, sus nombres, juegos de decoración (¿has leído el número 49 de eventos magazine sobre este tema?).

No olvides pequeños detalles, como el agua de las salas, los caramelos o golosinas en las mesas de reunión o distintos puntos de bebidas o coffee permanente dentro del salón.

– Tacto: cuidado en el detalle de las texturas de los materiales de prueba, merchandising y regalos promocionales, folletos, etc. En el Meeting & Incentive Summit decidimos que la sala «high tech» tendría mobiliario de plástico, duro (más moderno) cuando la sala «high touch» tendría mobiliario con temas, más cálidos y humanos. Es un ejemplo de cómo las texturas comunican.

Otro aspecto a destacar: el tacto humano. Si quieres transmitir que todos son importantes, si quieres acercar a tus asistentes entre ellos, nada vale una actividad o un juego en el cual se tengan que tocar. Igualmente la temperatura de la sala, el mobiliario, los asientos.

Así que atentos, ¡cualquier detalle estimula nuestros sentidos y todo comunica!