5 ideas de formatos para garantizar la seguridad en eventos

Eventos con grupos reducidos. Muchas empresas siguen apostando por los eventos presenciales, añadiendo la seguridad sanitaria y adaptando el número de asistentes. Las pequeñas reuniones son el formato estrella. GINEP, por ejemplo, celebraba su congreso anual en Alicante con 200 asistentes (agencia: Meet & Forum). Una buena cifra, aunque alejada del medio millar de asistentes que habitualmente acuden y que, por tanto, decidieron ampliar con su retransmisión en streaming. El Auditorio de Alicante les permitió mantener la sede, al ser un venue amplio con techos altos. También se mantuvo el área expositora, con 18 stands, aunque el diseño que estaba previsto inicialmente de 25.

AECOC, la Asociación de Empresas de Fabricantes y Distribuidores, eligió el Palacio de Congresos de Valencia para su congreso sectorial de Frutas y Hortalizas, y simultáneamente para su 35º reunión anual. Un dos por uno, con el que no se renunció a ningún evento, aunque sí se limitó su duración: de un día y medio, pasó a ser un acto de cuatro horas por la mañana, pero con un programa intenso.

Formatos con separación. Para el lanzamiento del nuevo Audi Sportback se organizó un evento en un depósito de contenedores del Port Nou de Barcelona con concierto de Bob Sinclair, que pudieron disfrutar prensa especializada e influencers (agencia: Grup Flaix). Los invitados y los coches estuvieron separados en pequeñas islas de dos personas y, como los seguidores desde sus casas, pudieron bailar durante el concierto mientras iban apareciendo, en un espectáculo de luz, varios de los nuevos modelos que tomaban posición en unas pequeñas áreas circulares separadas entre sí. Otro guiño al modelo de separación.

Back-to-back. La sucesión del mismo evento en un tiempo determinado es una eficaz forma de reducir las aglomeraciones, al tiempo que se focaliza la información y se personaliza la experiencia. El back to back es un tipo de evento frecuente en el sector del automóvil. Las Jornadas Track Days de BMW fueron un ejemplo de evento dirigido a pocos clientes para probar la gama M en el circuito del Jarama. Las jornadas, que consiguieron llegar a 180 asistentes durante 5 días, se organizaron en torno a 18 por turno, con nueve coches a su disposición en el circuito. Además de manejar grupos pequeños, los coches utilizados en los pilotajes estaban por duplicado: cuando los nueve coches estaban rodando en pista, los nueve del turno anterior estaban desinfectándose. En definitiva, se trata de repensar todo el evento y los posibles momentos de contacto para reforzar la seguridad.

Multisede y roadshows. Otra manera de asegurar asistencia y seguridad es dividir el evento en varias sedes. Para la 8ª edición de BIME PRO el Palacio Euskalduna fue sede del programa presencial completándose con la Sala BBK, La Ribera, Bilborock y Azkuna Zentroa. La marca Volvo Track, para dar a conocer sus nuevos vehículos, optó por un evento híbrido en streaming completando con un roadshow por su red de concesionarios (agencia: O2 Comunicación).

Eventos burbuja. Literalmente, tras un examen médico y pruebas de test rápidos los participantes de un evento se “aíslan” del resto del mundo y el evento se convierte en una burbuja donde el control de flujos es esencial. En el Gran Premio de España de Motocross (agencia: Lastlap) o la Titan Desert Almería 2020 (agencia: RPM-MKTG) se implantó esta idea de formato totalmente hermético, basado en la realización de tests rápidos.